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Innovations technologiquesTechnical innovationPostes Canada: un vote de confiancepour IPSCanada Post:a vote of confidence for IPSBy Rhéal LeBlancLe module IPSpermet à PostesCanada de réglerefficacement sescomptes de fraisterminaux avec leService postal desEtats-Unis d’unemanière plus préciseet sur une basemensuelle.The IPS moduleeffectively enablesCanada Post tosettle its terminaldues with the USPSmore accuratelyand on a monthlybasis.Pour intéresser un client comme Postes Canada,il est essentiel de faire preuve de flexibilité et defournir une assistance technique. Le Centre detechnologies postales (CTP) de l’UPU a prouvé qu’il enest capable, et Postes Canada est récemment devenu latroisième poste d’un pays industrialisé, après les postesaustralienne et grecque, à adopter le système postalinternational (IPS).Les postes utilisent souvent IPS pour l’échange dedonnées informatisé ainsi que pour le suivi et la localisationdes envois EMS, des lettres et des colis. Cependant,Postes Canada souhaitait aller plus loin et suivreune voie quelque peu différente. Postes Canada, quitravaille déjà avec plusieurs bases de données, cherchaità développer un nouveau modèle de règlement financieravec le Service postal des Etats-Unis, son principalpartenaire commercial dans le domaine postal, pourassurer une connexion directe avec son système SAP.Finalement, Postes Canada et le CTP ont collaborépendant deux ans pour mettre au point un module decomptabilité personnalisé répondant aux besoins decette poste et pouvant être utilisé par d’autres pays souhaitantsuivre le même parcours.Jean-Marc Coeffic, Chef du projet auprès du CTP,a indiqué que, lors de l’élaboration d’un logiciel, iln’était pas toujours facile de connaître exactement lesexigences des postes et que la coopération avec PostesCanada avait permis au CTP de concevoir et de peaufinerle module de comptabilité de manière efficace.«Postes Canada a été très exigeant, mais nous a considérablementaidés. Si une autre poste souhaite adopterIPS à des fins comptables spécifiques, nous avons lesmoyens de répondre à sa demande», ajoute-t-il.Précision et rapidité des règlementsLe module de comptabilité IPS de Postes Canada a étémis en service en avril et donne entière satisfaction.Terry Dunn, Directeur général des relations internationales,précise que ce système constitue un changementmajeur par rapport à ce qui existait auparavant. Enoutre, Postes Canada a été agréablement surpris par lesfonctions d’IPS.Le module permet à l’opérateur postal de réglerefficacement ses comptes de frais terminaux avec leWhen you are courting a client like CanadaPost, flexibility and technical support hadbetter be among the service features youoffer. The UPU’s Postal Technology Centre (PTC)proved it was capable of delivering both, and CanadaPost recently became the third Post of an industrializedcountry, after Australia Post and Hellenic Post, to adoptthe International Postal System (IPS).Posts commonly use IPS to exchange electronic datainterchange messages and track and trace EMS items,letters and parcels, but Canada Post wanted more andsomething slightly different. Working with a number ofexisting databases, Canada Post was looking to developan entirely new financial settlement model with itsbiggest international mail trading partner, the UnitedStates Postal Service, which would connect directly withits SAP system. In the end, the Canadian postal companyand the PTC worked together over two years to developa customized accounting module that not onlymeets the needs of Canada Post, but could also be usedby other countries wishing to go the same route.“When you’re developing software, it’s not alwayseasy to know exactly what a Post may want, so theopportunity to work closely with Canada Post enabledus to develop and fine-tune the accounting moduleproperly,” says Jean-Marc Coeffic, the PTC’s projectmanager. “Canada Post was very demanding, buthelped us enormously. If tomorrow another Post wantsto adopt IPS for specific accounting purposes, we havethe nuts and bolts to make that possible.”Accurate and faster settlementsCanada Post’s IPS accounting module went into productionin April, and so far it could not be more26 UNION POSTALE
Innovations technologiquesTechnical innovationService postal des Etats-Unis, d’une manière plus préciseet sur une base mensuelle. Les deux partenairescommerciaux échangent des messages électroniquesau sujet du courrier international arrivant, et ces messagessont validés dès réception et saisis directementdans le système de comptabilité, en vue d’un traitementrapide et d’un règlement exact des factures.Peu de pays industrialisés utilisent IPS, ajoute TerryDunn. Les cadres supérieurs de Postes Canada ontdonc questionné la décision de la société d’envisagerIPS comme une réponse à ses besoins. Et de préciser:«Nous savions qu’il existait des risques, mais, grâce ànotre coopération étroite avec le CTP, nous avons comprisqu’IPS pouvait être adapté à nos exigences. Laflexibilité était essentielle pour nous. Dans un mondepostal en évolution rapide, nous souhaitions un systèmepermettant d’intégrer les changements, et IPSoffre cette possibilité. C’est là que réside sa vraievaleur.»En outre, le module de comptabilité IPS offre àPostes Canada une plus grande transparence financière,ce qui est essentiel à la satisfaction des vérificateurs externes.«En matière de gouvernance, nous nous intéressonsprincipalement à la certification de nos opérationsfinancières, et le fait de pouvoir suivre le processusjusqu’à la facturation était important pour nous.»Un appui essentielDu fait de son approche très stricte de la gestion deprojets, Postes Canada soumet IPS à ce qu’elle appelleune phase de stabilisation. La période suivant la miseen œuvre sert à remédier à toute faiblesse éventuelle.Par conséquent, les utilisateurs d’IPS à Postes Canada,y compris les employés des secteurs des opérations,de la comptabilité internationale, des réclamations etdu service à la clientèle, de la gestion des produits et desfinances, entre autres, ont pu signaler toute questionpouvant faire l’objet d’une amélioration.Terry Dunn s’estime satisfait d’IPS et de l’appuioffert par le CTP. Selon lui, le monde actuel se caractérisepar des changements constants, et l’UPU doit êtrecapable de s’adapter rapidement. Le fait de collaboreravec le CTP pour trouver une solution pouvant profiterà d’autres pays constitue un bon moyen, pour leCanada, de contribuer aux travaux de l’Union, ajoutet-il.Pour lui, le Service postal des Etats-Unis doit aussiêtre félicité pour ses efforts et sa volonté de prendrepart à ce partenariat.«Nous avons besoin d’un plus grand nombre deprojets de ce type, déclare Harald Weyerich, Directeurdu CTP. Le CTP souhaite faciliter les échanges entre lespostes et contribuer au développement d’élémentscomplémentaires pour certaines applications pouvantprofiter à d’autres. Le projet de Postes Canada constitueun exemple, et nous discutons actuellement avecd’autres postes de pays industrialisés intéressées parl’usage qu’elles pourraient faire de ce module de comptabilité.»JTraduit par Nathalie Tomlinsondelighted with the results. “It is a significant changefrom what we had and we are pleasantly surprised byIPS’s functionality,” says Terry Dunn, General Managerof International Relations.The module enables the postal operator to settle itsterminal dues with the USPS efficiently and withgreater accuracy on a monthly basis. The two commercialpartners exchange electronic messages aboutincoming international mail, which are immediatelyvalidated upon receipt and entered directly into theaccounting system for fast processing and the accuratesettlement of bills.“Not many industrialized countries use IPS, so ourtop management questioned our decision to exploreIPS as a solution for our needs,” explains Dunn. “Weknew there were risks, but at the end of the day,we worked closely with the PTC and were satisfiedthat IPS could be customized. Flexibility was veryimportant to us. As the postal world changes quickly,we were concerned with the extent to which changescould be incorporated, and IPS can do that. This is realvalue.”What is more, the IPS accounting module enablesCanada Post to be more transparent financially, whichis very important to external auditors, adds Dunn.“From a governance perspective, we are very focusedon the certification of our financial operations, so tobe able to see the process right through to billing wasimportant.”Support is keyBecause of a highly regimented approach to the way itmanages projects, Canada Post is putting IPS throughwhat it calls a stabilization phase. This period after implementationis used to correct any glitches that mayoccur. As a result, IPS users at Canada Post, includingemployees in Operations, International Accounting,Claims and Customer Service, Product Management,Finance and others, have been able to report any aspectthey feel might be improved.“We are very satisfied with IPS and the support weare getting from the PTC,” says Dunn.“We live in a verydynamic world, and the UPU must be able to adaptquickly.”Dunn adds that the opportunity to work closelywith the PTC to find a solution that could benefit othercountries is a good way for Canada to contribute to theUnion’s work. He says that the USPS must also be commendedfor its efforts and its willingness to enter intothis partnership.“We need more of these projects,” says PTC DirectorHarald Weyerich. “The PTC wants to facilitateexchanges between Posts and to help make any add-onfeatures developed for particular applications availablefor the benefit of others. The Canada Post project isa case in point, and we are now in discussions with afew other Posts from industrialized countries thatare interested in exploring how they could use thisaccounting module.” JUNION POSTALE27
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