negeri perlis - Jabatan Audit Negara

8.6.1.5 Setiausaha SyarikatSeksyen 139 (1), 139A dan 139B Akta Syarikat 1965 dan Artikel 95 Memorandum DanArtikel Penubuhan Syarikat menghendaki Syarikat melantik sekurang-kurangnya seorangSetiausaha Syarikat. Beliau hendaklah terdiri daripada ahli badan profesional yang berlesendan perlu dinamakan dalam Memorandum Dan Artikel Penubuhan Syarikat. Peranan yangditetapkan adalah seperti berikut:a) Mengendalikan dan menyelaras Mesyuarat Agung;b) Menyediakan notis, agenda mesyuarat, mencatat minit dan resolusi pekeliling;c) Mematuhi garis panduan Suruhanjaya Syarikat Malaysia dan Agensi berkaitan;d) Menasihati Lembaga Pengarah berhubung Akta/Undang-undang Syarikat serta halperundangan yang berkaitan; dane) Menyimpan serta menyelenggara Daftar Syarikat, fail, minit Mesyuarat Agung, laporandan dokumen perundangan dan dokumen lain yang berkaitan secara teratur sertamenjaga kerahsiaannya.Semakan Audit mendapati Syarikat telah melantik Pn. Siti Azha Binti Ahmad dan Pn. Ooi LayHong dari Syarikat Win Management Sdn. Bhd. sebagai Setiausaha Syarikat. Merekaadalah ahli badan profesional yang berlesen. Adalah didapati, tugas, tanggungjawab danrekod Syarikat telah dilaksanakan dan disimpan dengan baik.Pada pendapat Audit, Setiausaha Syarikat yang dilantik telah menjalankan tugas dantanggungjawabnya dengan baik.8.6.1.6 Pengurusan Kewangana) Garis Panduan Dan Prosedur Kerja (Standard Operating Procedures)Garis Panduan Dan Prosedur Kerja (SOP) merupakan dokumen utama menerangkansecara lengkap setiap operasi yang dijalankan oleh Syarikat. Ia bertujuanmenyeragamkan urusan dan operasi harian sesebuah Syarikat serta dijadikan asasrujukan pegawai. SOP yang lengkap akan menjelaskan proses kerja, peraturan,pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja antara pegawai. Sehubungandengan itu, adalah menjadi kewajipan Syarikat mengeluarkan garis panduan sertaprosedur untuk mengurus dan mengawal urusan kewangan dengan cekap dan teraturantaranya berhubung aspek pendapatan, perbelanjaan, pengurusan aset, perolehan,pelaburan dan penyelenggaraan rekod kewangan.SOP juga bertujuan menyokong pencapaian matlamat penubuhan Syarikat kerana iamemberi penjelasan terhadap prosedur dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan.Garis panduan yang telah dikeluarkan itu hendaklah dibentang dan diluluskan dalamMesyuarat Lembaga Pengarah Syarikat. Polisi serta prosedur syarikat yang telahdiwujudkan hendaklah sentiasa disemak dan dikaji semula dari semasa ke semasauntuk memastikan ianya masih relevan diguna pakai. Setiap pekerja Syarikat hendaklahdimaklumkan akan kewujudan SOP dan diberi sesalinan yang bertujuan untuk108