Professioneel aanbesteden leerlingenvervoer - KpVV

6 Van publicatie tot implementatie
6.1 Publicatie en inlichtingen
Als de aanbestedingsdocumenten zijn opgesteld, start u met de daadwerkelijke aanbestedingsprocedure
door publicatie van de opdracht via in ieder geval Tenderned of
Aanbestedingskalender. In de aankondiging is informatie over de aanbestede opdracht
en over de procedure opgenomen. Nadat de aankondiging officieel is gepubliceerd,
is deze zichtbaar voor potentiële inschrijvers. Vanaf het moment van publicatie
kunnen potentiële inschrijvers de documenten bij u aanvragen.
Potentiële inschrijvers moeten altijd vragen kunnen stellen over het aanbestedingsdocument.
Indien gewenst kan een inlichtingenbijeenkomst, ofwel prebid-meeting,
worden georganiseerd waarbij vragen en antwoorden aan de aanwezigen worden
verstrekt en daarna worden besproken. Hou bij de planning van de uiterste datum rekening
met nog voldoende resterende tijd voor inschrijvers, bijvoorbeeld om aanvullende
vragen te stellen en/of tijd om op basis van nieuwe informatie de inschrijving
aan te passen.
De (gebundelde) vragen met antwoorden worden digitaal dan wel schriftelijk aan de
potentiële inschrijvers verstrekt in één of meerder Nota van Inlichtingen via Tenderned
of de Aanbestedingskalender, zodat alle geïnteresseerde partijen worden
voorzien van dezelfde aanvullende informatie.
6.2 Sluitingstermijn en opening
Een (openbare) Europese aanbesteding is in beginsel gebonden aan een vaste
inschrijvingstermijn van minimaal veertig dagen. Hiervan kan echter in bepaalde situaties
worden afgeweken (zie www.pianoo.nl). Na afloop van de inschrijvingstermijn
moeten de offertes op een vooraf vastgestelde locatie en tijd worden ingediend, die in
het bestek wordt gecommuniceerd.
De opening van de offertes kan, als u dit toestaat, worden bijgewoond door de inschrijvers.
In dat geval spreken we van een openbare opening. Wanneer inschrijvers
niet aanwezig mogen zijn bij de opening betreft het een niet-openbare opening. Het
houden van een openbare opening is niet verplicht, maar verdient wel aanbeveling.
Het is voor inschrijvers een formeel moment waarbij zij ook meteen kunnen zien wie
de concurrenten zijn, met als gevolg een zekere openbaarheid in de procedure.
Tijdens de openingsbijeenkomst wordt aan de aanwezigen, waaronder ook aan de
inschrijvers zelf, officieel bekend gemaakt welke partijen een offerte hebben ingediend
voor welk deel van de opdracht. U doet er goed aan om van de bijeenkomst een verslag
op te stellen, het zogenaamde Proces Verbaal van Opening, en dit na afloop van
de bijeenkomst aan alle inschrijvers te verstrekken danwel te publiceren via Tendernet
en/of Aanbestedingskalender.
49 Professioneel aanbesteden leerlingenvervoer