Professioneel aanbesteden leerlingenvervoer - KpVV

7.5 Contract handhaving en financiën
De voorgaande stappen (subjectieve en objectieve gegevens) bieden inzicht in de
feitelijke kwaliteit van het vervoer en biedt u handvatten om in overleg te treden met
de vervoerder en eventueel de gevolgen van de prestaties te bespreken (zoals een
bonus-malusregeling).
Controleer de rechtmatigheid van de ingediende facturen door de vervoerder. Hiervoor
zijn de volgende instrumenten beschikbaar:
- Een controle op de facturen, waarbij een opdrachtgever controleert of de door de
vervoerder ingediende facturen conform afspraak zijn opgesteld en of de bedragen
die in rekening worden gebracht overeen komen met de geleverde diensten.
- Een controle van de opdrachtgever op de planning van de vervoerder, waarbij gecontroleerd
wordt of de huidige planning de meest efficiënte planning is.
- Een accountantscontrole op de ritadministratie, waarbij de deugdelijkheid en
betrouwbaarheid wordt gecontroleerd. Dit moet jaarlijks plaatsvinden door een
gecertificeerd accountant.
- Door middel van een aanvullende data-analyse op de ritgegevens kan de betrouwbaarheid
van de ritadministratie nader worden onderzocht.
In het reguliere beheeroverleg bespreekt u de prestaties met de vervoerder. Indien
u heeft gekozen om de vergoeding direct te laten afhangen van de geleverde prestaties
(bonus-malusregeling), merkt de vervoerder direct het gevolg van de geleverde
prestaties. Een slechte prestatie kan ook buiten het bereik liggen van prestatiestimuli,
bijvoorbeeld als u niet direct de prestaties koppelt aan de vergoeding of wanneer
de vervoerder slecht presteert op een ander aspect dan waarop de prestatiestimuli
betrekking hebben. In dat geval moet u in het contract de mogelijkheid hebben om
de vervoerder te dwingen en stimuleren om de prestatie te verbeteren. Dit kan door
het opnemen van een algemene boeteregeling, die mogelijk voorafgaat aan een op te
stellen verbeterplan. Ook moet in het contract de mogelijkheid zijn opgenomen om
het contract te ontbinden bij blijvend slechte prestaties.
7.6 Verwachtingenmanagement
Het is belangrijk dat alle betrokken partijen dezelfde verwachtingen hebben over het
vervoer en dat de spelregels bij iedereen bekend zijn. Communicatie is een belangrijk
onderdeel van het contractmanagement. Soms blijkt dat de leerling en ouder meer
verwacht van leerlingenvervoer dan dat de vervoerder conform contract verplicht is te
leveren. Ook kunnen de docenten op een school verwachten dat leerlingen tot in het
klaslokaal worden gebracht, terwijl de chauffeur de leerling bij de poort moet afleveren.
Goede onderlinge communicatie gedurende de looptijd van het contract is van
groot belang. U kunt een rol spelen in het managen van de verwachtingen door:
- nieuwe ouders en leerlingen te informeren over de belangrijkste spelregels in een
vervoerfolder, waarbij van belang is dat deze communicatie wordt afgestemd met
partijen die ervaring hebben in communicatie naar specifieke (zwakkere) doelgroepen;
55 Professioneel aanbesteden leerlingenvervoer