Professioneel aanbesteden leerlingenvervoer - KpVV

De (aanvullende) afspraken die tussen u en de vervoerder zijn gemaakt kort na de
aanbesteding worden opgenomen in het contract. Om te zorgen dat afspraken voor
alle partijen duidelijk zijn, wordt het aanbevolen om afspraken die gemaakt worden
tijdens de implementatie-periode en tijdens de looptijd van het contract op te nemen
in een verslag. Dit verslag kan later worden uitgewerkt tot een besluitenlijst.
De aanbestedingsdocumenten en de winnende offerte zijn onderdeel van de overeenkomst.
6.6 Implementatie
Enkele tips
De implementatieperiode is de periode tussen de opdrachtverlening en de werkelijke
start van het vervoer door de (nieuwe) vervoerder. Enkele tips die kunnen zorgen voor
een soepele start van een nieuw contract:
- Trek voldoende implementatietijd uit (minimaal drie maanden na definitieve gunning
en bij een groot contract nog langer), zodat een vervoeder voldoende tijd
heeft om personeel te werven, te instrueren en materieel aan te schaffen. Houd
hierbij ook rekening met vakantie(spreiding) en eventuele juridische procedures.
- Zorg dat er altijd een vast aanspreekpunt aanwezig is die gedurende de gehele
implementatieperiode bereikbaar is voor de vervoerder.
- Zorg dat alle relevante basisinformatie voor de nieuwe vervoerder tijdig bij de
opdrachtgever aanwezig is, zoals het bestand met alle actuele gegevens over leerlingen
en scholen. Zorg dat alle specifieke indicaties hierin goed zijn opgenomen!
Goed contractmanagement maakt de volgende aanbesteding eenvoudiger. Leg in
een overeenkomst ook de overdracht vast van relevante gegevens aan de opdrachtgever
aan het einde van de looptijd van de overeenkomst.
- Neem sancties op in het contract als de implementatietermijn niet wordt gehaald.
- Goed contractmanagement maakt de volgende aanbesteding eenvoudiger.
Als de aanbesteding is afgerond en het contract is ondertekend bent u er nog niet.
Er is voor u een rol weggelegd in het actieve beheer van de overeenkomst. Al tijdens
het voortraject moet u bepalen hoe het beheer zal worden ingestoken (zie hoofdstuk
4). Het bestek moet uitstralen, zonder in te veel details te treden, hoe u na gunning
uw rol als contractmanager gaat inrichten. De wijze waarop het contractmanagement
wordt ingevuld bepaalt in belangrijke mate de kwaliteit van het vervoer.
52 Professioneel aanbesteden leerlingenvervoer