hoe werkt een gemeente - Vereniging van Nederlandse Gemeenten

8. De hulptroepen
Je hoeft niet lang in P&O-gemeenteland rond te lopen om te weten dat je tal van vragen, problemen en
verzoeken te behandelen krijgt. Vaak van zeer uiteenlopende aard. Het berekeningsresultaat van een
individuele loonstrook, het ontwerp van een nieuwe werktijdenregeling, de opzet van een mobiliteitsplan,
de doorrekening van begrotingscijfers, de aan de overwerkvergoedingsregeling te geven uitleg, de
ontwikkeling van een bewust-belonen-beleid, de organisatie van introductiebijeenkomsten voor nieuwe
medewerkers, de opzet van een centraal opleidingsplan, het maken van een onkostenvergoedingsregeling,
de concretisering van de integriteitsbepalingen, het maken van vacaturemeldingen. Het is slechts een
beperkt aantal voorbeelden. Veel, heel veel, andere zijn te noemen.
En van jou wordt verwacht dat je op dat alles adequaat reageert en anticipeert.
Soms bekruipt je het gevoel dat één dwaas méér kan vragen dan tien wijzen kunnen beantwoorden. En laat
jij nou één van die wijzen zijn. Waar zijn die andere negen? Zijn ze er eigenlijk wel? Wees gerust, er zijn
hulptroepen beschikbaar!
Je (ex-) P&O-collega’s
Om te beginnen vind je hulptroepen in je onmiddellijke, directe werkomgeving. Juist ja, die collega-P&Oer
die bij je op je kamer werkt. Speciaal voor nieuwkomers: weet dat hij/zij ook eens als nieuwkomer is
binnengestapt met meer vragen dan antwoorden. Hij/zij zal zich dat zeker herinneren! En dat niet alleen:
hij/zij zal vanuit die eigen ervaringen zeker bereid zijn je te helpen. Sommige van die hij’s en zij’s doen
dat als vanzelf. Anderen moeten even een handje geholpen worden. Die soms noodzakelijke hulp kun jij
ze bieden: vraag, vraag en vraag!
Zonder dat ze het waarschijnlijk weten zijn ook je P&O-voorgangers goede hulptroepen. Zij lieten
ongetwijfeld sporen na. Eén van de kenmerken van gemeentelijke organisaties is dat ze redelijk goed
gedocumenteerd zijn. Er is niet één gemeente zonder archief. Raadpleeg het! Maar al te vaak wordt
vergeten dat uit de in gemeentelijke archieven opgenomen stukken vaak wijze lessen voor de dag van
vandaag en die van morgen zijn te halen. Veel van de beheerders van die archieven beschikken over een
uitstekend geheugen in combinatie met een prima ontwikkelde vaardigheid om niet parate kennis te
achterhalen. Neem de proef gerust op de som. Vraag een archiefcollega om iets in de trant van ’Is hier ooit
iets te doen geweest over ….’? Je zult verbaasd staan over de schat aan informatie die je ten deel valt.
Andere collega’s binnen de gemeentelijke organisatie
Ook op andere plaatsen binnen de gemeentelijke organisatie is vaak voor jou relevante informatie te halen.
Soms op onverwachte. Denk eens aan de financieel adviseurs die betrokken waren bij de beleidsadvisering
over vraagstukken waar euro’s mee gemoeid waren. Of aan de juristen die P&O-bezwaarschriften
behandelen en ondersteuning kunnen bieden bij het opzetten van formele regelgeving. Ook de al wat
langer meelopende leidinggevenden in je omgeving zijn een prima informatiebron.
P&O-ers buitenshuis
Kun of wil je intern niet te koop lopen met je gemis aan kennis, hetgeen overigens te betreuren zou zijn,
ga dan naar buiten. Ook daar mogelijkheden te over om te achterhalen wat je weten wilt. Collega’s van
omliggende gemeenten en/of gemeenten van een soortgelijke omvang zijn als regel zeer hulpvaardig. Je
zult ontdekken dat ze elkaar vaak niet alleen kennen, maar ook het een en ander weten over jouw
gemeente. En ze weten ook dat alle begin moeilijk is.
23