hoe werkt een gemeente - Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Ongetwijfeld maak je gebruik van een tekstverwerker, spreadsheet en presentatie-pakket. Waarschijnlijk
moet je je gewerkte uren verantwoorden met behulp van weer andere software. Ook een digitale agenda en
een mailbox behoren ongetwijfeld tot je standaarduitrusting. Verschillende hulpmiddelen met
verschillende doelen. Maar ook met een overeenkomst. Ze vragen allemaal om enige structuur. Mailboxen
met 200 (of nog meer) berichten zijn onhandelbaar. Zo ook een Word-map met tientallen documenten
over de meest uiteenlopende zaken. Breng er orde in. Het op eenzelfde manier opbouwen van je
verschillende digitale werk-archieven bespaart je ongelooflijk veel onnodig en tijdrovend zoekwerk!
Bijkomend voordeel van het op gelijke wijze ordenen van je digitale werk-archieven: anderen vinden er,
als dat nodig is, in wat ze zoeken.
Trap niet in de verleiding om elk inkomend mailberichtje waarvan je pc melding maakt onmiddellijk te
lezen. Alleen de omschrijving van het onderwerp vertelt je vaak al of er aanleiding is dat wel te doen.
Neem andere mails op dagelijks vaste momenten door. Ter geruststelling daarbij, weet dat de meeste
verzenders van mail, anders dan menigeen doet voorkomen, er echt niet vanuit gaan dat elk verzonden
bericht onmiddellijk wordt geopend.
Standaardiseer
Degenen die al wat langer meedraaien zullen het je bevestigen. Nogal wat onderwerpen komen met enige
regelmaat terug. Hoe vaak moet je niet een selectieprocedure begeleiden, een adviesje maken over het
toekennen van ouderschapsverlof, een LOGA-circulaire ter vaststelling aan het college aanbieden, een
verzoekje om toepassing van het fietsplan afwerken, een werkplekonderzoek organiseren, of iets
dergelijks. Het leeuwendeel van die vaak terugkerende werkzaamheden is hetzelfde. Vaak zijn het maar
enkele variabelen die wisselen. Maak van die wetenschap gebruik. Ontwerp standaardformulieren,
formats, en dergelijke. Het biedt bovendien een gestructureerde mogelijkheid om de kwaliteit van
berichten, brieven, formulieren en dergelijke te verbeteren.
Een andere vorm van standaardisatie is het beschrijven van je P&O-werkprocessen. Leg vast wie, wat,
wanneer en hoe moet doen om bepaalde zaken voor elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld het verloop van een
wervings- en selectieprocedure. Je voorkomt op die manier dat in de drukte van alle dag noodzakelijke
stappen worden vergeten.
Nog gemakkelijker wordt het als je de beschrijving van werkprocessen combineert met de hiervoor
bedoelde standaardformulieren. Dat is mogelijk wat abstract, maar de werkelijkheid is simpel. Een
voorbeeld ter verduidelijking. Aan een actie als ’brief schrijven aan verzoeker’ is eenvoudig de link te
verbinden ’zie model 7’.
Echt effectief en efficiënt wordt deze gestandaardiseerde manier van werken als je met je collega’s af kunt
spreken dat iedereen in jouw P&O-omgeving met dezelfde werkprocessen en formats werkt. Het
bevordert een uniform gezicht van P&O naar je interne klanten, komt de kwaliteit ten goede, getuigt van
professionaliteit en biedt betere mogelijkheden elkaars werk even over te nemen als dat nodig is.
De koninklijke weg
Handel zaken af via de wat ik zou willen noemen ’koninklijke weg’. Doe de zaken in de goede volgorde.
Neem de intern vastgestelde en/of door externen voorgeschreven procedurele voorschriften in acht.
Hoe goed vaak ook de bedoelingen zijn, afwijken van de koninklijke weg leidt een keer tot brokken. Als,
bijvoorbeeld, de afspraak is eerst advies van het managementteam in te winnen en daarna naar het college,
doe dat dan ook in die volgorde.
30