hoe werkt een gemeente - Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Stem met jouw portefeuillehouder goed af waar zijn/haar behoeftes liggen om betrokken te zijn en te
blijven bij hetgeen waarmee je als P&O-er bezig bent. Vergeet dat niet standaard te doen als sprake is van
een ’wisseling van de wacht’!
Zeg wat je doet
Maak in je directe P&O-werkomgeving voortdurend duidelijk wat je aan het doen bent. Houd je P&Ocollega’s
op de hoogte van waar je mee bezig bent of gaat. Organiseer met een vaste, en bij voorkeur
hoge, frequentie werkbesprekingen met elkaar. De ’keek van de week’. Koot-en-Bie-kenners weten wat ik
bedoel. Neem de stand van zaken door met betrekking tot dossiers waaraan je gezamenlijk werkt en meld
bijzonderheden in je individuele werkpakket. Je voorkomt dat je elkaar verrast, kunt andere collega’s
adequaat informeren of doorverwijzen, bevordert het zijn van een eenheid en voorkomt onnodig ’shoppen’
door anderen. Solistisch opereren biedt louter schijnzekerheid!
Informeer en communiceer ook met je opdrachtgevers. Probeer die informatie en communicatie zo veel
mogelijk te verbinden aan concrete opdrachten en afspraken. Doe dat met regelmaat. Spreek met de
leidinggevenden waarvoor je consulent bent niet af dat je elkaar (weer) treft als daar behoefte aan is.
Vraag in plaats daarvan met welke frequentie men je aan tafel wil hebben. Leg die afspraken in beide
agenda’s vast. Beter een keer elkaar aankijken en vaststellen dat geen overleg nodig is dan door een
ongestructureerde manier van werken geen tijd hebben voor een overleg dat echt nodig is.
Doe wat je zegt
Loze beloften, onterecht gewekte verwachtingen. Dodelijk! Voor iedereen in het algemeen en voor
adviseurs in het bijzonder. Afspraak is afspraak. Zowel naar inhoud als tijd. Houd je er aan. Op die manier
’bouw’ je een stevige relatie met je opdrachtgevers. Die is nodig. Al was het maar omdat je ze niet altijd
goed nieuws zult brengen.
En lukt het een keertje niet te doen wat je hebt gezegd? Geen ramp. Maar zie hiervoor: communiceer en
informeer er over met degene die om je werkresultaat verlegen zit.
Ken je beperkingen
Ik gaf het hiervoor al aan: ga niet op de stoel van een ander zitten. Daarin ligt een beperking besloten. Een
andere beperking waarop ik wijzen wil is die van je kennis en kunde. Niemand weet en kan alles. Zelfs
P&O-adviseurs niet.
Schroom niet je beperkingen te melden aan je opdrachtgever. Verbind er wel een oplossing aan om in de
lacune te voorzien.
Structureer
Breng structuur aan in je werk. Probeer te plannen en te ordenen wat kan. Wen jezelf aan om verslagen,
notities, memo’s, brieven en dergelijke die je moet maken naar aanleiding van besprekingen direct na
afloop ervan te maken. De zaken zitten dan nog vers in het geheugen en laten zich gemakkelijker
reproduceren dan een aantal dagen later. Het helpt om voor een gesprek waarvan je een verslag moet
maken net een kwartiertje meer in te plannen. Gebruik dat kwartiertje voor dat verslagje.
Voorzie je adviezen die gaan leiden tot correspondentie direct van conceptbrieven. Degene die over je
adviezen besluit ziet dan ’aan de voorkant’ waar het naar toe gaat en op uitdraait. Bovendien hoef je jezelf
niet op twee afzonderlijke momenten in hetzelfde onderwerp te verdiepen.
29