Jaarverslag 2010 - De Oever

Ondersteunend niveau6.1. ADMINISTRATIEEvaluatie 2010 en Planning 20112010 kondigde zich aan als een jaar waar reeds opvoorhand rekening gehouden moest worden metde langdurige afwezigheid van één van de sterkhoudersvan het team en tevens met het feit dat er afscheidgenomen moest worden van de directeur, die zowel alsbaas, als collega en als persoon erg geliefd was in hetteam.Toch werd er met positieve inzet en moed aan een planninggewerkt waarbij rekening gehouden werd met heelwat thema’s’ die extra aandacht vroegen zoals deopvolging van de investeringsdossiers, gevraagde rapportenvan de gegevens die snel beschikbaar moetenzijn omwille van beleidsbeslissingen, het verder uitwerkenvan het documentbeheer, de uitbouw vande ict-infrastructuur,…Begin 2010 wordt besloten om afscheid te nemen vande medewerkster cliëntenadministratie. Deze openstaandebetrekking werd ingenomen door de verantwoordelijkevan het onthaal en algemene administratie.Haar opdrachten werden terug verdeeld onder alde medewerkers van het team. De openliggende urenwerden gedeeltelijk gereserveerd om extra ondersteuningte zoeken voor de personeelsdienst omde langdurige afwezigheid van één van de collega’spersoneel op te vangen. Dit was zeker geen evidenteperiode omdat er 2 personen moesten ingewerkt wordenterwijl er een onderbezetting was op het totaal vande administratieve ploeg. Toch werd er gezorgd dat alledeadlines gehaald werden: de boekhouding werd tijdigafgesloten en kon alle cijfers presenteren op de raadvan bestuur van maart en juni, de personeelsdienstheeft steeds de lonen tijdig berekend en uitbetaald,de dagprijs werd ingediend in mei, het ict-netwerk werdzeer stabiel gehouden, het jaarverslag van de cliëntenadministratiewerd voor de deadline ingeleverd, kortomiedereen heeft een tandje bijgezet en de noodzakelijkeopdrachten uitgevoerd.Voor de vooropgestelde verbeterprojecten was erechter geen tijd over en deze werden voorlopig inde koelkast geplaatst.In juli werd afscheid genomen van de directeur. In septemberwerd de terugkomst gevierd van de collega vande personeelsdienstEr werd opnieuw met hernieuwde moed gewerkt aaneen nieuwe planning voor 2011. In tijden van nood enhoge druk zoals de eerste helft van 2010 zich presenteerde,kan men zijn systemen het best evalueren.Er was dus voldoende input om nieuwe kwaliteitsdoelstellingenvoor 2011 te formuleren.Ondanks veel inzet, bijsturing en feedback van heelhet team werd in het najaar besloten om afscheid tenemen van één van de collega’s. Bijna gelijktijdig beslissen2 andere teamleden, de boekhoudster en de coördinatorom hun carrière een andere wending te geven.De administratie davert dan even op zijn grondvestenmaar omwille van de positieve ingesteldheid en eenwarm hart voor elkaar, slaagt het team er nog steeds inom te zorgen voor hun basisopdrachten.Om de eindejaarsdrukte op te vangen mag de administratierekenen op tijdelijke hulp voor de permanentieenonthaalopdrachten.Er worden eveneens de eerste bakstenen gelegd vooreen ‘nieuwe’ administratie met nieuwe en oude gezichtenmaar met nog steeds dezelfde onverbeterlijke inzeten positieve ingesteldheid.2011 wordt gereserveerd om de nieuwe collega’s inte werken, om andere collega’s tijd te geven om nieuwetaken op zich te nemen maar vooral ook om opnieuwte bouwen aan een gemeenschappelijke toekomst.VORMING 2010Naam Thema UrenAn/Inge Budget en begroting 7,5Maria Tijdskredieten 4Hilde Payrollprofessional 12Enza Sprint 7,5An Rapporteren: meten is weten 7,5Vervolmaking Exell91JAARVERSLAG 2010 - DE OEVER VZW