Jaarverslag 20063MB - Essent

Essent Jaarverslag 2006noodzakelijk waren. Ieder kwartaal opnieuw is de correctewerking van de complete set van beheersmaatregelengeëvalueerd op basis van steekhoudend bewijs.Deze cyclus heeft telkens geresulteerd in een verklaringvan proceseigenaren, directeuren en van leden van deRaad van Bestuur over het al of niet ‘in control’ zijn vanprocessen, afdelingen en business units.Het identificeren van risico’s, het treffen van adequatebeheersmaatregelen en het toezien op de correctewerking ervan is de verantwoordelijkheid van hetbetrokken management. Evenals in voorgaande jaren isook in 2006 het management daarin ondersteund doorcontrollers en Internal Control medewerkers. De InternalControl medewerkers begeleiden en coördineren deperiodieke evaluaties van het control framework en zientoe op de plausibiliteit van de afgegeven ‘in control’verklaringen.De resultaten van de periodieke evaluatie van het controlframework worden ieder kwartaal gerapporteerd aan deRaad van Commissarissen.Corporate Audit heeft een eigen en onafhankelijkeverantwoordelijkheid in het beoordelen van detoereikendheid van het internal control framework vanEssent en de periodieke evaluaties van het frameworkdoor het management.Letters of RepresentationDe evaluatie van het internal control framework wordttweemaal per jaar afgerond met het ondertekenen van de‘Letter of Representation’ door alle directeuren encontrollers van de bedrijfsonderdelen, de Chief FinancialOfficer en de voorzitter van de Raad van Bestuur.Resultaten en toekomstIn 2006 zijn belangrijke stappen gezet in de verhoging vanhet controlebewustzijn binnen Essent. Risicobeheersingis nu volledig ingebed in de organisatie en vormt eenintegraal en logisch onderdeel van het takenpakket vanhet management. De in 2006 geconstateerde tekortkomingenzijn al, of zullen in 2007, worden vertaald inconcrete verbetervoorstellen en vervolgens in deprocessen worden geïmplementeerd.Planning & Control CyclusEssent hanteert een strategische plancyclus van vijf jaar,waarbij elk jaar strategie en plannen aan de veranderendeomgeving worden getoetst. De planning wordt vervolgensdoor alle bedrijfsonderdelen van Essent in budgettenomgezet. De leiding van de verschillende bedrijfsonderdelendient maandelijks een toelichting te geven opde ontwikkeling van de resultaten in vergelijking met hetbudget en aan te geven in hoeverre de resultaten opjaarbasis zich in relatie tot het budget ontwikkelen.Hierin worden nadrukkelijk ook hoeveelheids- enprijsanalyses betrokken. Voor de diverse waardeketensbinnen Essent worden periodieke balansen opgesteld tercontrole van de volledigheid van de opbrengsten vanzowel de goederen (handelsbalans elektriciteit,handelsbalans gas en massabalansen voor de diverseafvalstromen) als de diensten (fysieke balans elektriciteitper netbeheerder, fysieke balans gas per netbeheerderen warmtebalans per net). Hierbij dienen de diversecontractregisters (aansluitingen, meters en afnemers) alsuitgangspunt. Een vergelijkbare volledigheidscontrolevindt ook plaats voor de dienstverlening binnen de kabelentelecomactiviteiten.BevoegdheidsniveauLeidinggevenden zijn gebonden aan duidelijke beperkingenten aanzien van de interne beslissingsbevoegdheid.Projecten en contracten met een waarde of risico bovenbepaalde bedragen dienen te worden geaccordeerd doorde directeur van het betreffende bedrijfsonderdeel, danwel de Raad van Bestuur respectievelijk de Raad vanCommissarissen en, bij projecten boven EUR 500 miljoen,de aandeelhouderscommissie en, bij zeer grote projectendie een waarde van meer dan een derde van de ondernemingsactivavertegenwoordigen, na toetsing door deaandeelhouderscommissie door de Algemene Vergaderingvan Aandeelhouders. De externe vertegenwoordigingsbevoegdhedenzijn vastgelegd in door de Raad vanCommissarissen goedgekeurde autorisatieschema’s,welke zijn neergelegd bij de diverse Handelsregisters.Toezicht en AuditAuditcommissieDe auditcommissie van de Raad van Commissarissenzorgt voor een onafhankelijke begeleiding van het procesvan risicobeheersing vanuit haar toezichthoudende taak.De commissie richt zich op de kwaliteit van de interne enexterne rapportages, op de effectiviteit van de internebeheersingsmaatregelen en op het functioneren van deexterne en interne accountants.67