Rapport Kongsberg ved kontrollutvalget - Kongsberg Kommune

More documents

Recommendations

Info

Kongsberg kommune v/ kontrollutvalget Rapport 2. Mandat og avgrensning Oppdraget er beskrevet i tilbudsinnbydelse og oppdragsavtale signert av oppdragsgiver den 31. juli 2012. Mandatet fremgår av referat fra Kontrollutvalgets møte den 27. juni 2012, og bygger på formannskapets vedtak i sak 62/12 den 20. juni 2012: 1) Formannskapet ber kontrollutvalget å gjennomføre en undersøkelse og kartlegging av omstendighetene rundt a) kommunens engasjement av Bolten Eiendom AS og Erik Løfsnes som partnere for etableringen av KKP AS, på hvilket tidspunkt Løfsnes kom i kontakt med KKP-prosessen, og om det er eller har vært bindinger mellom ulike aktører i KKP-prosjektet og Erik Løfsnes og årsakene til at Løfsnes skiftet samarbeidspartnere underveis, b) de ulike opplysningene som er gitt med hensyn til eierskapet og styret i Bolten Eiendom AS, c) de reelle eierforholdene i Prinsberg AS og ev. når eierskifter ble foretatt. 2) Formannskapet ber kontrollutvalget dessuten bringe på det rene hvordan utvelgelsesprosessen av samarbeidspartner har vært organisert, herunder møter og forhandlingsopplegg og om prosessen kan anses å ha vært en reell utvelgelsesprosess hvor alle parter har hatt mulighet til å konkurrere på like vilkår. Kontrollutvalget bes i denne sammenheng også vurdere om prosessen kan oppfattes som en omgåelse av Lov om offentlig anskaffelse, med tilhørende konsekvenser. Kontrollutvalgets vedtak om denne saken lyder: Kontrollutvalget iverksetter en vurdering av grunnlaget for kommunestyrets vedtak i sak 53/12. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til, i samarbeid med Buskerud Kommunerevisjon og kontrollutvalgets sekretariat, å engasjere nødvendig ekspertise med sikt på å motta rapport snarest mulig. BDO er dermed bedt om å kartlegge fakta og beskrive den prosessen som førte til vedtak i Kongsberg kommunestyre den 13. juni 2012 om valg av samarbeidspartner for KKP (godkjenning av samarbeidsavtalen med Bolten Eiendom AS). Oppdraget er avgrenset slik at BDO ikke skal ettergå eller etterprøve de aktuelle samarbeidspartnernes faglige kompetanse, kvaliteter eller leveringsdyktighet i prosjektet. Denne rapporten er i hovedsak basert på intervjuer med personer som BDO antok hadde relevant informasjon, samt på dokumentasjon og åpne kilder som presentert i innledningen. BDO har ikke gjennomført sikring av, eller søk i, elektronisk lagret informasjon som ledd i utredningen. Personvernlovgivningens begrensninger i adgangen til å gjennomføre slike undersøkelser er en medvirkende årsak til at BDO ikke har gjort noe forsøk på å sikre elektronisk lagret informasjon i saken. De e-postene som det refereres til i rapporten er overlevert fysisk til BDO fra avsender og/eller mottaker. Det innebærer at BDO ikke har foretatt noen form for verifisering av disse. Side 4 av 64
Kongsberg kommune v/ kontrollutvalget Rapport 3. Sammendrag BDO har gjennomført slike undersøkelser av kommunens valg av samarbeidspartner for etablering av KKP som følger av mandatet fra kommunens kontrollutvalg. BDO deler oppfatningen til KS Advokatene om at kommunen står fritt til å velge samarbeidspartner for etablering av KKP AS. Anskaffelsesregelverket er således ikke til hinder for kommunens valg av samarbeidspartner, eller medeiere i, det fremtidige aksjeselskapet som skal benyttes til formålet. Med bakgrunn i innstilling fra rådmannen vedtok kommunestyret at dette aksjeselskapet skal ha en eierandel som fordeles slik at kommunen skal ha 40 prosent. De øvrige 60 prosent av selskapet skal eies av kommunens utvalgte samarbeidspartner. Et annet sentralt spørsmål i henhold til mandatet er om det har vært en reell utvelgelsesprosess av kommunens samarbeidspartner hvor alle parter har hatt mulighet til å konkurrere på like vilkår (se punkt 2 i mandatet). BDO har derfor gjennomgått spørsmål om utlysning og åpenhet omkring kommunens ønske om å knytte til seg samarbeidspartner og medeier. Videre har vi undersøkt prosessen for identifisering og utvelgelse av mulige samarbeidspartnere. I denne sammenheng har vi sett på om relevante samarbeidspartnere har mottatt lik informasjon og ellers hatt mulighet til å konkurrere på noenlunde like vilkår. Grunnlaget for beskrivelsen av konkurransen, er den informasjon BDO har mottatt fra kommunens representanter og de aktørene som konkurrerte om å bli kommunens samarbeidspartner ved etableringen av KKP. I denne sammenhengen har BDO også innhentet informasjon som ble gitt til formannskap og kommunestyre som grunnlag for det vedtak som ble fattet den 13. juni 2012 om valg av samarbeidspartner. Kommunens aktive søk etter samarbeidspartner startet høsten 2011. Forut for dette hadde enkelte aktører og potensielle samarbeidspartnere vært i kontakt med kommunens administrasjon, folkevalgte og/eller representanter for HiBU. Etter hva BDO forstår var deres formål å presentere mulige løsninger for kunnskaps- og kulturpark. BDO har ikke funnet noen indikasjoner på at denne aktiviteten som skjedde forut for høsten 2011, fikk noe betydning i forhold til kommunens valg av samarbeidspartner. Kommunen gjorde det offentlig kjent at den ønsket en samarbeidspartner for gjennomføring av KKP-prosjektet. Dette fremgår blant annet av den publiseringen om prosjektet som ble lagt ut på kommunens websider. Dessuten annonserte kommunen i media etter samarbeidspartner for etablering av KKP. Prosjektet fikk relativt bred redaksjonell omtale i media. Kommunen kontaktet også mulige interessenter på eget initiativ. Disse ble invitert til en konferanse hvor prosjektet ble presentert. Vurderingen av samarbeidspartnere og innstilling til valg av denne, ble utført av Eirik Rudi, Lars Wang og rådmann Astrid Sommerstad. Rådmannen, som selv har vært aktiv i prosessen med utvelgelse, herunder møter med utvalgte aktører, har tatt den endelige beslutningen om innholdet i innstilling til valg av samarbeidspartner. BDOs undersøkelser viser at alle interesserte aktører ble gitt anledning til å melde sin interesse, og fremme sine forslag overfor kommunen før beslutning om valg av samarbeidspartner ble tatt. Det er ingen indikasjoner på at enkelte potensielle samarbeidspartnere ble gitt informasjon som var ukjent for andre på en slik måte at de kan sies å ha hatt et vesentlig konkurransefortrinn. Potensielle samarbeidspartnere hadde derfor adgang til å konkurrere på like vilkår om å bli kommunens samarbeidspartner for etablering av KKP. Når det gjelder spørsmålet om etterprøvbarheten av utvelgelsesprosessen, foreligger det ingen fullstendig skriftlig dokumentasjon på hvilke mulige samarbeidspartnere man identifiserte i møter i KKP-prosjektet, hvem som ble kontaktet, når kontakt ble gjort og hvilke tilbakemeldinger som ble gitt. Det foreligger et internt notat fra kommunen av 31. august 2011 som blant annet angir kriterier for vurdering av samarbeidspartnere, og et internt notat i kommunen av 2. mars 2012 hvor tre aktuelle kandidater ble vurdert. BDO har registrert at det ikke ble gjort noen ny skriftlig Side 5 av 64
Page 1 and 2: Rapport til kontrollutvalget i Kong
Page 3: Kongsberg kommune v/ kontrollutvalg
Page 7 and 8: Kongsberg kommune v/ kontrollutvalg
Page 55 and 56:
Kongsberg kommune v/ kontrollutvalg
Page 57 and 58:
Page 59 and 60:
Page 61 and 62:
Page 63 and 64:
show all

Rapport Kongsberg ved kontrollutvalget - Kongsberg Kommune

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?