Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein
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Reemers Publishing Services GmbH<br />
H:/Soldan/DAV-Ratgeber/3d/38_Leis.3d from 13.11.2008 10:04:18<br />
3B2 Version: 9.1.431; Page size: 147.00mm x 210.00mm<br />
c) Bücher & Register<br />
Es sind die o. g. Register und Bücher zu führen. Empfohlen wird die Führung über ein<br />
entsprechendes <strong><strong>Kanzlei</strong>management</strong>programm. Einzutragen sind alle wesentlichen<br />
Daten, die sich durch Wiedervorlage, Fristen und Geldverkehr ergeben. Ferner bei<br />
Behörden oder Gerichten die entsprechende Stelle nebst Aktenzeichen.<br />
d) Formulare & Verfügungsstempel<br />
Formulare und Verfügungsstempel (Abbildung 4) bieten ein erhebliches Potenzial zur<br />
Automatisierung immer wiederkehrender externer (z. B. Mahnverfahren) und interner<br />
(Mandantenerfassungsbogen etc.) Prozesse. Im Abschnitt zum Qualitätsmanagement<br />
wird näher darauf eingegangen.<br />
Abbildung 4<br />
3. Ablauforganisation<br />
<strong>Die</strong> Ablauforganisation definiert die grundsätzlichen Prozesse innerhalb der <strong>Kanzlei</strong>.<br />
a) Personelle Zuordnung<br />
Der erste Schritt zur Ablauforganisation ist das Bewusstsein dafür, dass es Bereiche<br />
gibt, welche ausschließlich der Berufsträger erledigen darf, und die daher nicht delegationsfähig<br />
sind. Auch wenn die Grenzen bei einer guten Fachkraft fließend sind, obliegt<br />
dem Rechtsanwalt ausschließlich die Rechtsberatung, Fristenkontrolle, Entscheidung<br />
über die Mandatsannahme, die Rechnungsunterzeichnung und die inhaltliche Endkontrolle<br />
der Kommunikation nach außen.<br />
- 434 -<br />
<strong>Die</strong> <strong>eigene</strong> <strong>Kanzlei</strong> -> <strong><strong>Kanzlei</strong>management</strong><br />
Neben dieser groben Aufteilung erfolgt je nach Größe der <strong>Kanzlei</strong> eine Aufteilung in<br />
Dezernate. Ferner wird zwischen der unmittelbaren Zuordnung jeweils einer oder mehrerer<br />
Fachkräfte zu einem Anwalt bzw. einem Fachkraftpool unterschieden.<br />
Neben dieser groben Einteilung ist es wichtig, eine klare Zuweisung der Aufgaben vorzunehmen.<br />
Anhand der nachfolgenden Abläufe sollten in der <strong>Kanzlei</strong> klare Zuständigkeiten<br />
bei fortlaufendem Know-how-Transfer definiert werden. <strong>Die</strong> klare Zuständigkeit<br />
z. B. für die Erstellung der Kostennoten führt bei dem jeweiligen Mitarbeiter zum Auf-
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