Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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Reemers Publishing Services GmbH H:/Soldan/DAV-Ratgeber/3d/38_Leis.3d from 13.11.2008 10:04:18 3B2 Version: 9.1.431; Page size: 147.00mm x 210.00mm c) Bücher & Register Es sind die o. g. Register und Bücher zu führen. Empfohlen wird die Führung über ein entsprechendes Kanzleimanagementprogramm. Einzutragen sind alle wesentlichen Daten, die sich durch Wiedervorlage, Fristen und Geldverkehr ergeben. Ferner bei Behörden oder Gerichten die entsprechende Stelle nebst Aktenzeichen. d) Formulare & Verfügungsstempel Formulare und Verfügungsstempel (Abbildung 4) bieten ein erhebliches Potenzial zur Automatisierung immer wiederkehrender externer (z. B. Mahnverfahren) und interner (Mandantenerfassungsbogen etc.) Prozesse. Im Abschnitt zum Qualitätsmanagement wird näher darauf eingegangen. Abbildung 4 3. Ablauforganisation Die Ablauforganisation definiert die grundsätzlichen Prozesse innerhalb der Kanzlei. a) Personelle Zuordnung Der erste Schritt zur Ablauforganisation ist das Bewusstsein dafür, dass es Bereiche gibt, welche ausschließlich der Berufsträger erledigen darf, und die daher nicht delegationsfähig sind. Auch wenn die Grenzen bei einer guten Fachkraft fließend sind, obliegt dem Rechtsanwalt ausschließlich die Rechtsberatung, Fristenkontrolle, Entscheidung über die Mandatsannahme, die Rechnungsunterzeichnung und die inhaltliche Endkontrolle der Kommunikation nach außen. - 434 - Die eigene Kanzlei -> Kanzleimanagement Neben dieser groben Aufteilung erfolgt je nach Größe der Kanzlei eine Aufteilung in Dezernate. Ferner wird zwischen der unmittelbaren Zuordnung jeweils einer oder mehrerer Fachkräfte zu einem Anwalt bzw. einem Fachkraftpool unterschieden. Neben dieser groben Einteilung ist es wichtig, eine klare Zuweisung der Aufgaben vorzunehmen. Anhand der nachfolgenden Abläufe sollten in der Kanzlei klare Zuständigkeiten bei fortlaufendem Know-how-Transfer definiert werden. Die klare Zuständigkeit z. B. für die Erstellung der Kostennoten führt bei dem jeweiligen Mitarbeiter zum Auf-
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