Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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IV. Kanzleiorganisation
Die allgemein in Kanzleien vorzufindende Organisationsstruktur basiert ausschließlich
auf Übung und ist für gewöhnlich nur im Kopf des ausführenden Mitarbeiters oder
Berufsträgers abgebildet. Dies erschwert die Einarbeitung neuer Berufsträger und Mitarbeiter
und bietet keinerlei Basis für Optimierungsprozesse, da damit keine überprüfbare
schriftliche Isterfassung z. B. in Form einer Arbeitsplatzbeschreibung vorliegt.
Die Basis der Kanzleiorganisation sind die Berufspflichten (Ziffer 1), welche den Mindestrahmen
der Eigen- und Kanzleiorganisation vorgeben. Die sich daraus ergebenden
organisatorischen Mittel und Maßnahmen ergeben die sachlichen Organisationsmittel
(Ziffer 2) und die Ablauforganisation (Ziffer 3), welche sich insgesamt mit den speziellen
Themengebieten (Qualitätsmanagement etc., vgl. Abbildung 10) überschneiden.
1. Berufspflichten
Die Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) postuliert in den § 5 6) BORA und § 50 7) BRAO
ausdrücklich das erforderliche Mindestmaß an organisatorischen (a) und mandatsspezifischen
(b) Verfahrensvoraussetzungen. Das ferner vorgegebene Verbot der Vertretung
widerstreitender Interessen (§ 43 a Absatz 4 BRAO) und Vorgaben zum Umgang mit Mandantengeldern
(§ 43 a Absatz 5 BRAO, § 4 Absatz 1 BORA) sowie die steuerrechtlichen und
zivilrechtlichen Pflichten (c) bilden neben der Haftungsrechtsprechung des BGH den konkreten
Rahmen, mit welchem Mindestgrad sich der Berufsträger zu organisieren hat.
a) Allgemeine Organisatorische Verfahrensvoraussetzungen
Eine Definition des in § 5 BRAO genannten Begriffes „erforderlich“ erfolgt mit der Norm
zwar nicht, jedoch muss unter Berücksichtigung auch einer eingeschränkten steuerlichen
Verpflichtung zur Buchführung 8) und der o. g. Pflicht zur Führung von Anderkonten
schon eine gewisse kaufmännische Grundordnung vorausgesetzt werden. Die mittlerweile
hinzugetretenen steuerrechtlich bestehenden Verpflichtungen zur
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Die eigene Kanzlei -> Kanzleimanagement
& Angabe von Rechnungs- und Steuernummer
& digitalen Voranmeldung der Umsatzsteuer
& digitalen Übermittlung der Lohnsteuerdaten für Angestellte
bedeuten einen erheblichen Mehraufwand soweit man ohne digitale Aktenverwaltung
nebst Buchhaltung auszukommen versucht. Die digitale Umsatzsteuervoranmeldung
sowie die digitale Übermittlung der Lohnsteuerdaten können zwar von einem beauftragten
Steuerberater vorgenommen werden, jedoch ist auch hier eine entsprechende
technische Voraussetzung zu schaffen, diese Daten zeitnah und buchungstechnisch
zuordnungsfähig an den Steuerberater liefern zu können.
6) § 5 BORA: Der Rechtsanwalt ist verpflichtet, die für seine Berufsausübung erforderlichen sachlichen, personellen
und organisatorischen Voraussetzungen vorzuhalten.
7) § 50 Absatz 1 BRAO: Der Rechtsanwalt muss durch Anlegung von Handakten ein geordnetes Bild über die von ihm
entfaltete Tätigkeit geben können.
8) Der Rechtsanwalt ist außerhalb handelsrechtlicher Gesellschaftsformen steuerrechtlich nur zur Führung einer Einnahmen-Überschussrechnung
verpflichtet.