Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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Nichts ist peinlicher, als wenn dem Mandanten die Toilette nicht zugemutet werden
kann. Ferner hat die Ausstattung schon eine Anmutung dafür, in welcher Region sich
die Stundensätze bewegen werden.
Unabhängig davon sollte bei der Ausstattung berücksichtigt werden, dass die Aktenarbeit
– auch des Personals – möglichst wenig am Empfang erfolgen sollte. Die Aktenbearbeitung
am Empfang verleitet den wartenden Mandanten bei Telefonaten mitzuhören oder
sogar offene Akten zu lesen. Dies ist weder wünschenswert noch mit dem Mandantengeheimnis
und Datenschutzrecht vereinbar. Daher sollte der Empfang eine entsprechende
Theke aufweisen, die es erschwert Bildschirminhalte oder Akten einzusehen.
Auf das Anwaltszimmer kommt es nur an, wenn kein Besprechungszimmer vorhanden ist.
Die Einrichtung eines Besprechungszimmers ist empfehlenswert, da dort durch die gleichartige
Bestuhlung auf gleicher Sicht- und Sitzebene und zudem ohne anderweitige Aktenberge
Besprechungen stattfinden können. Soweit dies nicht möglich ist, sollte darauf
geachtet werden, dass die Einrichtung dem Mandanten keine Rangordnung signalisiert. Die
Einrichtung und Sitzordnung ist Teil der nonverbalen Kommunikation und wird unterbewusst
wahrgenommen. Sie erhöht oder verringert die Kommunikationsbereitschaft.
Neben diesen nonverbalen Kommunikationsaspekten ist die Büroeinrichtung auch für die
eigene Produktivität sowie die der Mitarbeiter wichtig. 12) Die sich aus den Räumen, Möbeln
und Licht ergebenden Einschränkungen der Arbeit werden meist vernachlässigt. Dabei wird
der größte Teil des Erwerbslebens nicht zu Hause, sondern im Büro zugebracht.
b) Registraturmittel
Wie oben schon dargelegt, ist jede Registraturform möglich. Jedoch bestehen bei der
Loseblattsammlung und der digitalen Akte Besonderheiten. Bevor darauf eingegangen
wird, sei darauf hingewiesen, dass die Akten aufgrund der Verschwiegenheitspflicht aus
§ 43a Absatz 2 BRAO unter Verschluss zu halten sind. Die entsprechenden Aufbewahrungsorte
sind daher so anzulegen bzw. anzuschaffen, dass diese abschließbar sind.
Dies ist u. a. wichtig gegenüber Dritten z. B. Reinigungskräften, welche in den Kanzleiräumen
Dienstleistungen verrichten.
Die Loseblattsammlung ist problematisch, da eine Ablage nur liegend erfolgen kann
und das Herunterfallen der Akte erheblichen Arbeitseinsatz zur Wiederherstellung erfordern
dürfte.
Die digitale Akte ist eine erhebliche Erleichterung, kann jedoch zurzeit die analoge Akte
nicht gänzlich abschaffen. Eingescannte Originale haben keinen erheblichen Beweiswert.
Daher ist es für den Anwalt notwendig, Originale in einer Akte aufzubewahren.
Die digitale Akte schafft jedoch erheblichen Platz sowohl im Bereich der laufenden als
auch der abzulegenden Akten.
12) S. u. Ziffer VII, Abbildung 8.
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