Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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Beginnen kann die Implementierung eines Knowledgemanagements damit, dass so einfache
Dinge wie Vorlagen für Briefe, Mitteilungen, Berufungsschriften etc. an einer zentralen
Stelle auf dem Rechner/Server abgelegt werden und dieses System auch innerhalb
der Kanzlei als verbindlich kommuniziert wird. Im weiteren Verlauf können dann dort in
entsprechend benannten Unterordnern auch eingescannte oder digital vorliegende Urteile
zu bestimmten Rechtsgebieten abgelegt werden. Hinzu kommen dann Musterschreiben
in standardisierbaren Rechtsangelegenheiten.
c) Formulare
Die mit Formularen bzw. Formularfunktionen zu erzielenden Zeitersparnisse sind kaum
erkannt. Allein die Verwendung eines Verfügungsstempels erleichtert nicht nur dem
Anwalt die Verfügung, vielmehr ist auch dem Mitarbeiter sofort ersichtlich, wo sich die
Verfügung befindet und was Sie bedeutet. Manche Probleme mit der Schrift des Berufsträgers
fallen beim Ankreuzen weg. Auch bei weiteren Abläufen wie z. B. der telefonischen
Mandatsannahme sind Formulare sinnvoll. Das Formular steuert den
Gesprächsverlauf und verhindert so, dass wesentliche Fragen nicht gestellt werden.
5. Controlling
Die veränderten oder neuen Ziele und Prozesse bedürfen der kontinuierlichen Überprüfung
auf Richtigkeit. Ansonsten würden negative Tendenzen zu spät erkannt. In welchen
Abständen kontrolliert werden sollte, ist abhängig von der Wesentlichkeit des
Ziels bzw. des Prozesses. So sind z. B. Veränderungen am Fristenmanagement am
Anfang täglich, Veränderungen am Aktenumlauf wöchentlich oder monatlich zu überprüfen.
a) Instrumentarien
Die Überprüfungsinstrumentarien sind abhängig von dem zu überprüfenden Prozess
und sollten den Mitteln der Istbestimmung entsprechen. Wurde bei der Ermittlung der
Mandantenzufriedenheit eine repräsentative Zufallsauswahl getroffen, so sollte wenn
möglich genau diese Zufallsauswahl erneut befragt werden. Auch für interne Maßnahmen
sollte der gleiche Maßstab angelegt werden. Die zeitliche Erfassung der Aktenumlauf-
oder Suchzeit sollte genau wie vorher bestimmt werden.
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X. Schlussbemerkung
Die vorgehenden Ausführungen können und sollen nur einen Überblick über wesentliche
Aspekte des Kanzleimanagements geben. Jeder wird für sich an der einen oder
anderen Stelle eine andere Gewichtung vornehmen. Dies ist auch gut so, alle Menschen
und damit ihre Arbeitsweise differieren.
Trotzdem muss dem heutigen Kanzleibetreiber klar sein, dass er es ohne grundsätzliche
Berücksichtigung der Grundzüge des modernen Kanzleimanagements am Markt schwer
haben wird. Die Konkurrenz der Rechtsanwälte, die sich konsequent und vollumfänglich
mit dem Thema Kanzleimanagement beschäftigen wird immer größer.