Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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Reemers Publishing Services GmbH H:/Soldan/DAV-Ratgeber/3d/38_Leis.3d from 13.11.2008 10:05:51 3B2 Version: 9.1.431; Page size: 147.00mm x 210.00mm Beginnen kann die Implementierung eines Knowledgemanagements damit, dass so einfache Dinge wie Vorlagen für Briefe, Mitteilungen, Berufungsschriften etc. an einer zentralen Stelle auf dem Rechner/Server abgelegt werden und dieses System auch innerhalb der Kanzlei als verbindlich kommuniziert wird. Im weiteren Verlauf können dann dort in entsprechend benannten Unterordnern auch eingescannte oder digital vorliegende Urteile zu bestimmten Rechtsgebieten abgelegt werden. Hinzu kommen dann Musterschreiben in standardisierbaren Rechtsangelegenheiten. c) Formulare Die mit Formularen bzw. Formularfunktionen zu erzielenden Zeitersparnisse sind kaum erkannt. Allein die Verwendung eines Verfügungsstempels erleichtert nicht nur dem Anwalt die Verfügung, vielmehr ist auch dem Mitarbeiter sofort ersichtlich, wo sich die Verfügung befindet und was Sie bedeutet. Manche Probleme mit der Schrift des Berufsträgers fallen beim Ankreuzen weg. Auch bei weiteren Abläufen wie z. B. der telefonischen Mandatsannahme sind Formulare sinnvoll. Das Formular steuert den Gesprächsverlauf und verhindert so, dass wesentliche Fragen nicht gestellt werden. 5. Controlling Die veränderten oder neuen Ziele und Prozesse bedürfen der kontinuierlichen Überprüfung auf Richtigkeit. Ansonsten würden negative Tendenzen zu spät erkannt. In welchen Abständen kontrolliert werden sollte, ist abhängig von der Wesentlichkeit des Ziels bzw. des Prozesses. So sind z. B. Veränderungen am Fristenmanagement am Anfang täglich, Veränderungen am Aktenumlauf wöchentlich oder monatlich zu überprüfen. a) Instrumentarien Die Überprüfungsinstrumentarien sind abhängig von dem zu überprüfenden Prozess und sollten den Mitteln der Istbestimmung entsprechen. Wurde bei der Ermittlung der Mandantenzufriedenheit eine repräsentative Zufallsauswahl getroffen, so sollte wenn möglich genau diese Zufallsauswahl erneut befragt werden. Auch für interne Maßnahmen sollte der gleiche Maßstab angelegt werden. Die zeitliche Erfassung der Aktenumlauf- oder Suchzeit sollte genau wie vorher bestimmt werden. - 456 - Die eigene Kanzlei -> Kanzleimanagement X. Schlussbemerkung Die vorgehenden Ausführungen können und sollen nur einen Überblick über wesentliche Aspekte des Kanzleimanagements geben. Jeder wird für sich an der einen oder anderen Stelle eine andere Gewichtung vornehmen. Dies ist auch gut so, alle Menschen und damit ihre Arbeitsweise differieren. Trotzdem muss dem heutigen Kanzleibetreiber klar sein, dass er es ohne grundsätzliche Berücksichtigung der Grundzüge des modernen Kanzleimanagements am Markt schwer haben wird. Die Konkurrenz der Rechtsanwälte, die sich konsequent und vollumfänglich mit dem Thema Kanzleimanagement beschäftigen wird immer größer.
Reemers Publishing Services GmbH H:/Soldan/DAV-Ratgeber/3d/38_Leis.3d from 13.11.2008 10:05:51 3B2 Version: 9.1.431; Page size: 147.00mm x 210.00mm Abbildung 11 Kanzleimanagement
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