Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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Vorlage der Akte einen Gesprächstermin hat. Ferner empfiehlt es sich, für den Ablauf von
Rechtsmitteln eine interne Wiedervorlage ca. 14 Tage vor Ablauf der eigentlichen Frist zu
bestimmen. Dadurch kommt die Akte rechtzeitig zur Sachbearbeitung auf den Tisch.
Die Nutzung interner Fristen hat ganz entscheidenden Einfluss auf die Eigenorganisation.
Werden keine Wiedervorlagen bestimmt, „vergammeln“ die Akten oft jahrelang im
Aktenschrank oder überfüllen das Arbeitszimmer des Rechtsanwaltes. Letzteres hat ferner
zur Folge, dass Akten mangels sortierter Ablage im Aktenschrank schlichtweg nicht
gefunden werde. Zu den internen Fristen gehört ferner die Vernichtungsfrist, d. h. das
Jahr, ab dem die Akte frühestens vernichtet werden kann.
Externe Fristen sind solche die vom Gegner, Behörden oder Gerichten bestimmt oder
durch z. B. Zustellung bestimmbar sind (Berufungsfrist etc.).
Zur Fristenverwaltung gehört neben der Eintragung der Frist zumindest bei Rechtsmitteln
auch die Eintragung, wer die Frist ermittelt hat, sowie dass und durch wen die sich
aus der Frist ergebende Tätigkeit erledigt worden ist.
g) Stammdatenverwaltung
Der Begriff Stammdatenverwaltung bezeichnet die „Kronjuwelen“ der Kanzlei. Die
Daten der Mandanten bergen neben den zur Rechnungsstellung, Kollisionskontrolle
bzw. zur Vollstreckung notwendigen Angaben auch ein erhebliches Marketingpotenzial.
Üblicherweise werden bei Mandatannahme nur die für den Fall notwendigen Daten
erhoben. Weitergehende Informationen – die nach dem Datenschutzrecht nur unter Hinweis
auf die Freiwilligkeit der Angabe erhoben werden dürfen 16) – werden meist nicht
erfasst. Dies erschwert zum einen die berufsrechtliche und wirtschaftliche Kollisionskontrolle,
zum anderen besteht kaum Potenzial dafür, dem Mandanten auch andere
Rechtsfelder der Kanzlei gezielt näher zu bringen.
Zu den eigentlichen Daten der Mandanten gehören neben den Stammdaten auch die
Daten der Behörden, Gerichte, Korrespondenzanwälte und der gegnerischen Bevollmächtigten.
Es ist unbedingt darauf zu achten, dass insbesondere die Faxnummern auf
dem neuesten Stand sind. Es ist schon häufig vorgekommen, dass Fristen nur aufgrund
einer veralteten Faxnummer des zuständigen Gerichts versäumt wurden. Die Gerichte
haben zwischenzeitlich vielfach auf digitale Faxeingänge umgestellt. Dies ermöglicht es,
dass die Geschäftsstelle eine eigene Faxnummer hat.
h) Einkauf
Die zentrale Steuerung des Einkaufs beinhaltet nicht nur den Einkauf der „Tagesware“
Papier, Toner etc. sondern befasst sich auch mit der Optimierung der Einkaufskontingente
und dem Einkauf von Dienstleistungen. Dies bedeutet neben dem Einkauf von größeren
Mengen zu günstigeren Konditionen auch die turnusmäßige Wiedervorlage zur
Überprüfung von Wartungs-, Versicherungs-, Reinigungs- und Mietverträgen. Dies ist
jedoch nur dann möglich, wenn die Anforderungen innerhalb der Kanzlei feststehen und
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16) Es gilt gemäß § 3 a BDSG der Grundsatz der Datenvermeidung.