Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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Die eigene Kanzlei -> Kanzleimanagement
Bei der Organisation der telefonischen Kommunikation ist eine Person für die zentrale
Annahme der Telefonate zu bestimmen und darauf zu achten, dass dort genaue Daten
erfasst werden. Dazu gehört wer, wann, mit welchem Anliegen anruft und wie und wann
er zurückgerufen oder anderweitig benachrichtigt werden kann. Da zumeist der Erst-, Zwischen-
und Endkontakt telefonisch und damit über die Mitarbeiter erfolgt, ist darauf zu
achten, dass die Mitarbeiter für die telefonische Kontaktaufnahme entsprechend geschult
sind.
Die elektronischen und postalischen Benachrichtigungen müssen regelmäßig, elektronische
Nachrichten wie Fax und E-Mail mehrmals am Tag auf Nachrichteneingang überprüft
und soweit nicht offensichtlich unbedeutend dem Berufsträger zur Entscheidung vorgelegt
werden. Auch hierfür sind klare personelle Zuständigkeiten zu bestimmen. Auch ist
zu bestimmen, wer für die Ausgangspost und für den späten Einwurf am Briefkasten
zuständig ist. Die Ausgangspost sollte entweder in einem Postausgangsbuch oder als
Kopie in einem gesonderten Ordner „Postausgang“ nur nach Datum sortiert vermerkt
bzw. abgelegt werden.
Daneben sollte aus Gründen des Datenschutzes sowie des Mandantengeheimnisses
dafür Sorge getragen werden, dass die Kommunikation Dritten nicht zugänglich ist.
Dies gilt sowohl für wartende Mandanten, die ein Telefongespräch mithören könnten,
als auch für die Reinigungskräfte, welche Schriftsatzentwürfe im Papierkorb oder Akten
frei zugänglich finden. Hier ist u. a. der Einsatz eines Aktenvernichters empfehlenswert.
d) Umlauforganisation
Akten werden allein durch die oben dargestellten Abläufe – ohne dass es für den Fortgang
der eigentlichen Sache notwendig wäre – in Bewegung gehalten. Zur Minimierung
gilt der Grundsatz „soviel Aktenbewegung wie nötig, so wenig wie möglich“. Die o. g.
Kommunikationsorganisation ist Schnittstelle nach außen und damit der Hauptgrund,
warum eine Akte in den Umlauf gelangt.
Der Berufsträger hat für gewöhnlich seine Akten zumindest grob im Kopf. Daher benötigt
er in der Regel keine Vorlage der Eingänge mit Akte. Ein entsprechender Verfügungsstempel
wie in Abbildung 4 anstatt eines gewöhnlichen Eingangsstempels ermöglicht
eine genauere Steuerung nur der Akten, die tatsächlich benötigt werden. Normalerweise
reicht ein Ankreuzen „Durchschrift Mandant“ etc. aus. Soweit notwendig kann immer
noch auf dem Stempel verfügt werden „Wiedervorlage mit Akte“. Die Verwendung eines
Verfügungsstempels führt dazu, dass die Akten nicht zur Vorlage mit der Post herausgenommen,
umständlich sortiert und dann anschließend wieder einsortiert werden. Vielmehr
wird die Akte meist nur zur Einheftung des jeweiligen Schriftstückes nebst
Übersendungszettel gezogen und gleich wieder abgelegt.
e) Aktenorganisation
Innerhalb der Akte sollte eine gewisse Grundordnung herrschen. Ob das aktuellste
Schreiben nach oben oder unten geheftet wird ist Geschmackssache. Jedoch sollte dieses
Prinzip einheitlich geregelt werden.
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