Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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Reemers Publishing Services GmbH H:/Soldan/DAV-Ratgeber/3d/38_Leis.3d from 13.11.2008 10:05:01 3B2 Version: 9.1.431; Page size: 147.00mm x 210.00mm Vorlage der Akte einen Gesprächstermin hat. Ferner empfiehlt es sich, für den Ablauf von Rechtsmitteln eine interne Wiedervorlage ca. 14 Tage vor Ablauf der eigentlichen Frist zu bestimmen. Dadurch kommt die Akte rechtzeitig zur Sachbearbeitung auf den Tisch. Die Nutzung interner Fristen hat ganz entscheidenden Einfluss auf die Eigenorganisation. Werden keine Wiedervorlagen bestimmt, „vergammeln“ die Akten oft jahrelang im Aktenschrank oder überfüllen das Arbeitszimmer des Rechtsanwaltes. Letzteres hat ferner zur Folge, dass Akten mangels sortierter Ablage im Aktenschrank schlichtweg nicht gefunden werde. Zu den internen Fristen gehört ferner die Vernichtungsfrist, d. h. das Jahr, ab dem die Akte frühestens vernichtet werden kann. Externe Fristen sind solche die vom Gegner, Behörden oder Gerichten bestimmt oder durch z. B. Zustellung bestimmbar sind (Berufungsfrist etc.). Zur Fristenverwaltung gehört neben der Eintragung der Frist zumindest bei Rechtsmitteln auch die Eintragung, wer die Frist ermittelt hat, sowie dass und durch wen die sich aus der Frist ergebende Tätigkeit erledigt worden ist. g) Stammdatenverwaltung Der Begriff Stammdatenverwaltung bezeichnet die „Kronjuwelen“ der Kanzlei. Die Daten der Mandanten bergen neben den zur Rechnungsstellung, Kollisionskontrolle bzw. zur Vollstreckung notwendigen Angaben auch ein erhebliches Marketingpotenzial. Üblicherweise werden bei Mandatannahme nur die für den Fall notwendigen Daten erhoben. Weitergehende Informationen – die nach dem Datenschutzrecht nur unter Hinweis auf die Freiwilligkeit der Angabe erhoben werden dürfen 16) – werden meist nicht erfasst. Dies erschwert zum einen die berufsrechtliche und wirtschaftliche Kollisionskontrolle, zum anderen besteht kaum Potenzial dafür, dem Mandanten auch andere Rechtsfelder der Kanzlei gezielt näher zu bringen. Zu den eigentlichen Daten der Mandanten gehören neben den Stammdaten auch die Daten der Behörden, Gerichte, Korrespondenzanwälte und der gegnerischen Bevollmächtigten. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass insbesondere die Faxnummern auf dem neuesten Stand sind. Es ist schon häufig vorgekommen, dass Fristen nur aufgrund einer veralteten Faxnummer des zuständigen Gerichts versäumt wurden. Die Gerichte haben zwischenzeitlich vielfach auf digitale Faxeingänge umgestellt. Dies ermöglicht es, dass die Geschäftsstelle eine eigene Faxnummer hat. h) Einkauf Die zentrale Steuerung des Einkaufs beinhaltet nicht nur den Einkauf der „Tagesware“ Papier, Toner etc. sondern befasst sich auch mit der Optimierung der Einkaufskontingente und dem Einkauf von Dienstleistungen. Dies bedeutet neben dem Einkauf von größeren Mengen zu günstigeren Konditionen auch die turnusmäßige Wiedervorlage zur Überprüfung von Wartungs-, Versicherungs-, Reinigungs- und Mietverträgen. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die Anforderungen innerhalb der Kanzlei feststehen und - 442 - Die eigene Kanzlei -> Kanzleimanagement 16) Es gilt gemäß § 3 a BDSG der Grundsatz der Datenvermeidung.
Reemers Publishing Services GmbH H:/Soldan/DAV-Ratgeber/3d/38_Leis.3d from 13.11.2008 10:05:01 3B2 Version: 9.1.431; Page size: 147.00mm x 210.00mm möglichst einheitlich sind. Neben einer Preisreduzierung kann auch der Umfang der Dienstleistung verhandelt werden. So kann beim Lieferanten die Lieferung ins Regal anstatt Bordsteinkante, beim Mietvertrag die Beschaffung eines Parkplatzes oder eines Anwohnerparkausweises etc. verhandelt werden. Bei Versicherungen, insbesondere Fahrzeugversicherungen sollte rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfristen ein Leistungsvergleich – soweit man selbst die Mühe scheut über einen freien Makler – erfolgen. V. Technik Die technische Büroausstattung ist zu unterteilen in notwendige und nützliche Komponenten. Notwendige Komponenten sind heute & Telefon, Fax und Handy & Computer mit Datensicherungsmöglichkeit (Streamer, DVD) & Internetanschluss, Firewall sowie Virenscanner am Arbeitsplatz, Kanzleiverwaltungsprogramm & Kopierer mit Einzelblatteinzug Nützliche Komponenten sind & PDA & Router/Netzwerk & Aktenvernichter & Sonderfunktionskopierer: Scan to E-Mail, Aktennummernerfassung & Spracherkennung & Digitale Akte & Telefon mit Sperre zur Hinterlegung der Aktennummern & Frankiermaschine oder digitale Frankierung. 17) Im Nachfolgenden werden, soweit es sich um ein Mehr von notwendigen Komponenten handelt, die nützlichen Komponenten mit abgehandelt. 1. Telefon und Aktennummernhinterlegung, Fax, Handy/PDA Die tatsächliche Bestimmung, welche technischen Systeme in Frage kommen, kann an dieser Stelle nicht erfolgen. Dies ist abhängig von den Kanzleiräumen, der Anzahl an Arbeitsplätzen etc. Daher werden an dieser Stelle nur die zu beachtenden Eckpunkte näher dargelegt. 17) Z. B. Stampit von der Deutschen Post, www.stampit.de. Kanzleimanagement
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