Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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a) Telefon
Soweit zumindest auch der Betrieb einer oder mehrerer Funktelefone an der Telefonanlage
beabsichtigt ist, sollte auf die Möglichkeit zur Verschlüsselung des Funkverkehrs
geachtet werden.
Des Weiteren ist zumindest ein ISDN-, besser ein DSL-Anschluss zu wählen. Nur diese bieten
ohne großen Aufwand die Möglichkeit, auf das Handy umzustellen. Damit kann gerade
beim Gründer eine hohe Erreichbarkeit ohne große Personalaufwendungen erreicht werden.
Viele Anbieter von DSL-Anschlüssen bieten eine Telefon- 18) und Internetflatrate. Dies
bietet eine verlässliche Kalkulationsbasis. Aber Achtung: Bei vielen Anbietern werden
Anrufe auf Handynetze fremder Anbieter nicht von der Telefonflatrate umfasst.
Als Sonderfunktion kann eine Telefonanlage so ausgewählt werden, dass dort die Aktennummern
hinterlegt oder die Telefonanlage direkt mit dem Kanzleiverwaltungsprogramm
verbunden werden kann. Diese Aktennummernhinterlegung bietet die Möglichkeit, den
Anruf über die Aktennummer zu tätigen. Dadurch können die aufgewendeten Zeiten
sowie die Telefonkosten direkt zur Akte gebucht werden. Noch besser ist die unmittelbare
Verknüpfung mit dem Kanzleiverwaltungsprogramm. Dies eröffnet zusätzlich über
die so genannte CTI-Funktion 19) das Wählen direkt aus dem Verwaltungsprogramm und
bietet – soweit der Anrufer die Rufnummernanzeige aktiviert hat – die Funktion, dass die
Akte – soweit vorhanden – direkt mit dem Anruf erscheint. Eine umständliche Vorlage der
Akte entfällt damit.
b) Faxgerät
Beim Fax ist kein Thermopapierfax zu verwenden. Das Thermopapier trägt die Farbe in
sich. Dies bewirkt, dass durch Wärme oder lange Lagerzeit der Inhalt des Faxes unleserlich
wird. Hinsichtlich eines Faxgerätes auf Basis eines Tintenstrahldruckers sollte anhand
der Tintenpreise überprüft werden, ob nicht die Anschaffung eines Faxes auf Laserdruckerbasis
langfristig die kostengünstigere Variante ist. Für den Aufbau einer digitalen
Akte empfiehlt es sich ferner, den Faxempfang von Beginn an auf einen Computer umzuleiten.
Dies kann der eigene Rechner/Server sein oder z. B. ohne großen Aufwand erfolgen,
indem die Faxnummer auf eine Telefonnummer des Internet- oder Telefonprovider
umgeleitet und die Faxe dort als E-Mail abgerufen werden. 20) Die Faxe werden als TIF-Datei
abgelegt und können so in das Kanzleimanagementprogramm oder zumindest in einer
entsprechenden Ordnerstruktur auf dem Rechner/Server zum Mandanten gespeichert
werden. Ferner besteht die Möglichkeit, mit einer entsprechenden Texterkennungssoftware
den Text zu erfassen und damit eine Volltextsuche aufzubauen.
c) Handy/PDA
Bei der Anschaffung eines Handys ist zu beachten, dass es für das Handy für die gängigsten
Fahrzeughersteller – ggf. als Nachrüstsatz – eine Freisprecheinrichtung geben
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18) Z. B. http://www.arcor.de/business/tel_int.jsp.
19) Computer Telephony Integration (CTI, Rechner-Telefonie-Integration), näheres unter: http://de.wikipedia.org/wiki/
Computer_Telephony_Integration.
20) Z. B. http://service.t-online.de/c/12/71/38/52/12713852.html.