Kanzleimanagement Die eigene Kanzlei - Deutscher Anwaltverein

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Reemers Publishing Services GmbH H:/Soldan/DAV-Ratgeber/3d/38_Leis.3d from 13.11.2008 10:04:18 3B2 Version: 9.1.431; Page size: 147.00mm x 210.00mm & der Auskunfts- und Rechenschaftspflicht (§§ 675, 666 BGB) & der Herausgabe und Verzinsungspflicht (§§ 675, 667, 668 BGB) beinhalten parallel zum Berufsrecht Regeln zur Ausgestaltung der organisatorischen Verfahrensvoraussetzungen. Die Büroorganisation muss hinsichtlich der unverzüglichen Ablehnungspflicht gewährleisten, dass die eingehenden Nachrichten täglich, bei elektronischer Übertragung mehrfach am Tag überprüft werden. Nur dann kann das Mandat unverzüglich abgelehnt werden. Ferner ist die Auftragsdefinition von erheblicher Bedeutung für die Frage der Abweichung von der Weisung des Mandanten. Üblicherweise wird auf eine Vollmacht z. B. „wg. Mietrecht“ oder „wg. Verkehrsunfall“ geschrieben. Damit ist die Weisung des Mandanten nicht genau genug erfasst und im Zweifel der Ärger vorprogrammiert. Die Auftragsdefinition spielt auch in der weiteren Kanzleiorganisation noch eine weitere wichtige Rolle. 11) Die Herausgabe und Verzinsungspflicht des Zivilrechts verpflichtet genau wie § 43 a Absatz 5 BRAO zu einer entsprechenden Buch- und Kontoführung über Andergelder. 2. Sachliche Organisationsmittel Unter sachlichen Organisationsmitteln versteht man neben den später abgehandelten technischen Komponenten allgemeine Büroeinrichtung, Registraturmittel (Hefter, Ordner sowie die dazugehörigen abschließbaren Schränke), Termin- und Fristenkalender, Akten- und Prozessregister, Geldein- und -ausgangsbuch, Postausgangsbuch, Formulare, Verfügungsstempel, Stammdatenverwaltung und diverse Kleingeräte wie Locher, Hefter, Enthefter etc. Selbstverständlich können die Register- und Fristenbücher sowie die Stammdaten durch entsprechende Software abgebildet werden. Die Termin- und Fristenverwaltung wird weiter unten bei struktureller Organisation sowie im Themenkomplex Technik behandelt. a) Büroeinrichtung Die allgemeine Büroeinrichtung umfasst neben dem Mobiliar auch die sonstige Ausstattung wie Licht, Türen, Tapeten, Küche und sanitäre Einrichtungen. - 432 - Die eigene Kanzlei -> Kanzleimanagement Bei der Wahl der Büroräume sollte neben der Lage (Parkmöglichkeiten, Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln) und den Kosten auch die Ausstattung – orientiert am angestrebten Klientel – eine Rolle spielen. 11) S. u. Ziffer VI 4. und IX 3 a.
Reemers Publishing Services GmbH H:/Soldan/DAV-Ratgeber/3d/38_Leis.3d from 13.11.2008 10:04:18 3B2 Version: 9.1.431; Page size: 147.00mm x 210.00mm Nichts ist peinlicher, als wenn dem Mandanten die Toilette nicht zugemutet werden kann. Ferner hat die Ausstattung schon eine Anmutung dafür, in welcher Region sich die Stundensätze bewegen werden. Unabhängig davon sollte bei der Ausstattung berücksichtigt werden, dass die Aktenarbeit – auch des Personals – möglichst wenig am Empfang erfolgen sollte. Die Aktenbearbeitung am Empfang verleitet den wartenden Mandanten bei Telefonaten mitzuhören oder sogar offene Akten zu lesen. Dies ist weder wünschenswert noch mit dem Mandantengeheimnis und Datenschutzrecht vereinbar. Daher sollte der Empfang eine entsprechende Theke aufweisen, die es erschwert Bildschirminhalte oder Akten einzusehen. Auf das Anwaltszimmer kommt es nur an, wenn kein Besprechungszimmer vorhanden ist. Die Einrichtung eines Besprechungszimmers ist empfehlenswert, da dort durch die gleichartige Bestuhlung auf gleicher Sicht- und Sitzebene und zudem ohne anderweitige Aktenberge Besprechungen stattfinden können. Soweit dies nicht möglich ist, sollte darauf geachtet werden, dass die Einrichtung dem Mandanten keine Rangordnung signalisiert. Die Einrichtung und Sitzordnung ist Teil der nonverbalen Kommunikation und wird unterbewusst wahrgenommen. Sie erhöht oder verringert die Kommunikationsbereitschaft. Neben diesen nonverbalen Kommunikationsaspekten ist die Büroeinrichtung auch für die eigene Produktivität sowie die der Mitarbeiter wichtig. 12) Die sich aus den Räumen, Möbeln und Licht ergebenden Einschränkungen der Arbeit werden meist vernachlässigt. Dabei wird der größte Teil des Erwerbslebens nicht zu Hause, sondern im Büro zugebracht. b) Registraturmittel Wie oben schon dargelegt, ist jede Registraturform möglich. Jedoch bestehen bei der Loseblattsammlung und der digitalen Akte Besonderheiten. Bevor darauf eingegangen wird, sei darauf hingewiesen, dass die Akten aufgrund der Verschwiegenheitspflicht aus § 43a Absatz 2 BRAO unter Verschluss zu halten sind. Die entsprechenden Aufbewahrungsorte sind daher so anzulegen bzw. anzuschaffen, dass diese abschließbar sind. Dies ist u. a. wichtig gegenüber Dritten z. B. Reinigungskräften, welche in den Kanzleiräumen Dienstleistungen verrichten. Die Loseblattsammlung ist problematisch, da eine Ablage nur liegend erfolgen kann und das Herunterfallen der Akte erheblichen Arbeitseinsatz zur Wiederherstellung erfordern dürfte. Die digitale Akte ist eine erhebliche Erleichterung, kann jedoch zurzeit die analoge Akte nicht gänzlich abschaffen. Eingescannte Originale haben keinen erheblichen Beweiswert. Daher ist es für den Anwalt notwendig, Originale in einer Akte aufzubewahren. Die digitale Akte schafft jedoch erheblichen Platz sowohl im Bereich der laufenden als auch der abzulegenden Akten. 12) S. u. Ziffer VII, Abbildung 8. Kanzleimanagement
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