Veranstalter-Leitfaden - Landratsamt Unterallgäu

Checklisten
Ein bewährtes Mittel, um Termine und
Abläufe in den Griff zu bekommen und
an alle wichtigen Dinge zu denken, sind
Checklisten. Gerade Kleinigkeiten geraten
in der Hektik, die meistens kurz vor
einer Veranstaltung entsteht, schnell
aus dem Blick.
Erreichbarkeiten
Die verantwortlichen Personen sollten
ständig erreichbar sein – zum Beispiel
per Handy oder über Sprechfunkgeräte.
Alle verantwortlichen Personen – auch
am Einlass und am Getränkeausschank
– sollten über eine Telefonliste mit den
Nummern aller wichtigen Ansprechpartner
verfügen.
Um in Notfällen schnell reagieren zu
können, ist es wichtig, dass auch die
Nummern von Polizei, Feuerwehr und
Notarzt bekannt sind. Hilfreich sind ferner
auch Telefonnummern für den Fall,
dass
• die Musikanlage den Geist aufgibt,
• der Strom oder die Heizung ausfällt,
• die Getränke ausgehen.
Finanzamt
Wird eine Veranstaltung genehmigt,
geht automatisch eine Kopie der Genehmigung
ans Finanzamt. Die Veranstaltung
ist dort also auf alle Fälle bekannt.
Wer ein größeres Fest plant, bei dem
Gewinn erzielt werden soll, sollte sich
frühzeitig beim zuständigen Finanzamt
nach den steuerrechtlichen Details erkundigen.
Finanzplanung
Was die Finanzen betrifft, gibt es eine
einfache Faustregel: Je größer die Veranstaltung,
desto wichtiger ist eine solide
Planung. Die Ausgaben lassen sich
relativ genau kalkulieren. Um Überraschungen
zu vermeiden, empfiehlt sich
eine Aufstellung aller Ausgaben.
Bei den Einnahmen gibt es den Unsicherheitsfaktor
der Besucherzahl. Deshalb
lieber mit weniger Besuchern also
mit weniger Einnahmen kalkulieren.
Empfehlenswert ist es auch, sich bei der
Gemeinde- oder Stadtverwaltung zu informieren,
ob es für die geplante Veranstaltung
Zuschüsse gibt.
Flucht- und Rettungswege
Im Hinblick auf Flucht- und Rettungswege
muss Folgendes beachtet werden:
• Der Ausgang muss breit genug sein
und darf nicht zugestellt werden.
• Es müssen mindestens zwei voneinander
unabhängige Rettungswege
zur Verfügung stehen, möglichst an
den gegenüberliegenden Enden des
Veranstaltungsraumes. Zwingend
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