Exzerpt-final

Auf Basis dieser kurzfristigen methodischen Verankerung ist das Risikomanagement mittelfristig in
Verbindung mit dem Berichtswesen (insbes. PSB) so zu systematisieren, das es auf einer gemeinsamen
konsolidierten Datenbasis aufbaut, IT‐gestützt ist und kennzahlenbasiert als Grundlage für ein
Frühwarnsystem genutzt werden kann.
Zumindest für Projekte der Kategorien A und B wird in Orientierung an der VWT 135 ein klar definierter
und praktisch umsetzbarer Risikomanagementplan erstellt, in der Projektplanung mit Ressourcen
hinterlegt und in der Projektdurchführung gelebt. Dieser Plan soll auch für internationale Projekte
angepasst umgesetzt werden. Dieser Risikomanagementplan bildet eine Grundlage des Berichtswesens.
Der Auftragnehmer ist dabei, auch IT‐technisch, in das Risikomanagement einbezogen.
13. Berichtswesen
Istzustand
Aktuell werden für die verschiedenen Adressatenkreise (z. B. Leitung BAAINBw, AIN C, AL AIN, Leitung
BMVg) mehr als zehn verschiedene Berichtstypen gefertigt. Es handelt sich hierbei sowohl um
standardisierte Berichte, wie z. B. das Projektcontrolling (SASPF oder PR²) oder das Fachberichtswesen
(IVF‐VOCON/1), als auch um anlassbezogene Einzelberichte, wie den PSB in seiner bisherigen
Form, Projektsteckbriefe oder Berichte, die z. B. im Wege des Haushaltsaufstellungsverfahrens auf
Anfrage hin erstellt werden.
Neben diesen Berichtslinien sind für die parlamentarische Befassung des Weiteren auskunftsgemäß
durchschnittlich 15 sogenannte 25‐Millionen‐Euro‐Vorlagen jährlich zu fertigen. Dieses Instrument
folgt einer jahrzehntelangen parlamentarischen Praxis, ist jedoch nicht kodifiziert. Der Schwellenwert
ist seit Jahrzehnten unverändert. Für internationale Projekte werden zusätzliche Berichte entgegengenommen,
deren Inhalte teilweise manuell in (Controlling‐)Berichte übertragen werden müssen,
weil eine entsprechende Schnittstelle nicht vorhanden oder darstellbar ist. Die Berichte zur Information
oder Entscheidung werden gemäß GO auf dem Dienstweg an die zuständige vorgesetzte Stelle
übersandt. Ergänzungen oder Modifikationen an dem Bericht seitens der vorgesetzten Stelle werden
dem Projektleiter nicht in allen Fällen transparent gemacht.
Die Datengrundlagen der Berichte sind abhängig vom jeweiligen Rüstungsprojekt. Projekte mit einer
Laufzeit von über 15 Jahren nutzen z. B. Lotus Notes, Projekte mit einer kürzeren Laufzeit z. B. MS
Excel als Datenbank. Die Berichte werden in MS Word geschrieben oder aus SASPF generiert und
teilweise im pdf‐Format weitergeleitet. Neben den vorhandenen Insellösungen für die einzelnen
Rüstungsprojekte führen einige Projektleiter weitere eigene Datenbanken für Ad‐hoc‐Auswertungen.
Sollzustand
Das Berichtswesen wird im Sollzustand pro Rüstungsprojekt aus einem einzigen zentralen Datenpool
gespeist. Insellösungen sind nicht vorgesehen und nicht zulässig. Die Adressaten haben kontinuierlich
die Möglichkeit, bei Bedarf auf Primärdaten zurückzugreifen. Vordringlich wird der Projektleiter eine
ebenengerechte und standardisierte Aufbereitung der Inhalte veranlassen, um Anforderungen (z. B.
neue Schwerpunktsetzungen) der vorgesetzten Stelle transparent nachvollziehen zu können.
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