Leitfaden für konsolidierungsbedürftige Kommunen vom Land ...
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Produkt/e<br />
0115<br />
0114<br />
Konsolidierungshandbuch<br />
(14) Aufbauorganisation<br />
o. Die Kosten eines Abrechnungsfalles bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung<br />
sinken i.d.R. mit zunehmender Anzahl. Dementsprechend ist eine<br />
interkommunale Zusammenarbeit anzudenken; Alternativ ist ein Outsourcing<br />
möglich. Es gibt diverse, auch öffentlich rechtliche Anbieter am Markt, die<br />
Abrechnungsleistungen erbringen; Bei Personalabrechnungen und allen vorund<br />
nachbearbeitenden Arbeiten in Verbindung mit Personaleinstellungen und<br />
-entlassungen mit anderen <strong>Kommunen</strong> zusammenarbeiten<br />
p. Sofern verschiedene Abteilungen mit Kommunalförderprogrammen betraut sind,<br />
etwa bei Programmen zum Ausbau des Radwegenetzes oder zur Anschaffung<br />
von Feuerwehrautos, entsteht zuweilen ein hoher Koordinationsaufwand. Hier<br />
gilt es Abläufe zu optimieren<br />
(15) Informations- und Kommunikationstechnologien<br />
a. Moderne Kommunikationsmittel (E-Mail, Internet) bei Erstellung, Versand und<br />
Verwaltung von Einladungen, Vorlagen, Protokollen etc. konsequent nutzen<br />
b. Bei vorhandenen Telefonzentralen / Call-Center Sprachcomputer einsetzen; bei<br />
notwendigem Ersatz kalkulieren, ob Kauf oder Miete der Telefonanlage<br />
wirtschaftlicher ist<br />
c. Regelmäßig das monatliche Downloadvolumen der Kommune überprüfen.<br />
Sofern festgestellt wird, dass das Downloadvolumen überproportional<br />
zugenommen hat und der Großteil der besuchten Internetseiten keinen<br />
dienstlichen Bezug hat, ist das zu begrenzen, z. B. kann der Gemeindevorstand<br />
die Führungskräfte zur regelmäßigen Kontrolle der dienstlich zur Verfügung<br />
gestellten Arbeitsplatz-Technik auffordern und das intensive Internetsurfen<br />
durch Zugriffsbeschränkungen eindämmen. Durch eine konsequente Kontrolle<br />
und Implementierung von Zugriffsbeschränkungen werden Arbeitskapazitäten<br />
freigesetzt<br />
d. Automatisierung des Dokumentenmanagements, z. B. elektronische<br />
Speicherung und Archivierung bis zu komplett medienbruchfreien Lösungen<br />
(papierloses Büro); die EDV-basierten Systeme zur Administration kommunaler<br />
Daten sollen zu einer standardisierten Bearbeitung von allgemeinen Büro- und<br />
Verwaltungsaufgaben führen. Hierdurch wird die Einführung des elektronischen<br />
Büros in der Kommunalverwaltung voran getrieben und z. B. Kosten <strong>für</strong> Drucke,<br />
Kopien reduziert sowie die zentrale Verwaltung und der Zugriff auf Akten und<br />
Vorgänge vereinfacht (Zeitersparnis, welche die Verwaltung nach Einarbeitung<br />
in das System entlastet)<br />
e. Bei den Verbrauchskosten anlässlich Drucken und Kopien kann durch<br />
allgemeingültige (verbindliche) Handlungsanweisungen hinsichtlich Formatverkleinerungen,<br />
beidseitigen Drucken und Vermeidung von Mehrfachdrucken<br />
eine Kostenreduzierung im Bereich des Verbrauchsmaterials erreicht werden<br />
f. Bestandsaufnahme zur Überprüfung aller Software-Pflegeverträge auf Umfang<br />
und Notwendigkeit<br />
2013<br />
T€<br />
Einsparungen<br />
2014<br />
T€<br />
2015<br />
T€<br />
- - - wird geprüft<br />
- - - wird geprüft<br />
- - - erfolgt bereits<br />
Anmerkungen der Verwaltung<br />
Anmerkungen<br />
- - - Callcenter besteht nicht, kostengünstige Telefonanlage ist bereits installiert<br />
- - - erfolgt bereits<br />
- - - wird geprüft<br />
- - - wird geprüft<br />
- - - erfolgt bereits<br />
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