Rückstandsverwaltung Abläufe

Rückstandsverwaltung Abläufe 

Anwender-Dokumentation 

Rückstandsverwaltung 

In 

Version 2.5.0-37 

Rückstandsverwaltung Januar 2006 Seite 1 von 42


Inhalt (für Druckversion) 

Leistungsübersicht........................................................................................................3 

verknüpfte Rückstände .............................................................................................3 

nicht verknüpfte Rückstände.....................................................................................4 

Steuerung / Aktivierung.................................................................................................5 

9.11.18 Parameter Hersteller (Option)......................................................................5 

1.1 Teilestamm (Option)......................................................................................5 

9.14.2 Bedienercodes ändern...............................................................................6 

Zum allgemeinen Verständnis ......................................................................................7 

Grob-Ablauf ..................................................................................................................7 

Rückstandsbildung....................................................................................................7 

Bestellung .................................................................................................................7 

Rückstandsauflösung................................................................................................7 

Verknüpfung Auftrag Bestellung ............................................................................8 

Rückstandsbildung........................................................................................................9 

3.1-Auftragsbearbeitung...............................................................................................9 

Automatischer Rückstandsvorschlag........................................................................9 

Manuelle Rückstandsbildung bei vorhandenem Bestand .......................................12 

Nachträgliche Mengenänderung im Auftrag ...............................................................15 

Erhöhung der "Menge" :..........................................................................................15 

Reduzierung der "Menge" / Löschung der Position:................................................16 

Druck Rechnung/ Lieferschein (Auftragsbestätigung) .............................................18 

Verarbeitung im Tagesabschluss...............................................................................19 

Offene Rückstände listen/ prüfen...............................................................................20 

Bestellung rückständiger Positionen.........................................................................21 

Bestellung MIT Verknüpfung ......................................................................................21 

Mengen-Änderung / Löschungen in der der Bestellung..............................................24 

Darstellung gelieferter / gelöschter Rückstände .....................................................24 

5.2.6 Sammelbestellung erstellen ..............................................................................24 

Manuelle Verknüpfung Auftrag/Bestellung .................................................................25 

Bestellung OHNE Verknüpfung ..................................................................................26 

Rückstände in Bestellvorschlag berücksichtigen........................................................26 

Rückstandsauflösung..................................................................................................28 

Schematische Darstellung..........................................................................................29 

Auflösung durch Zubuchung 5.2.11 Wareneingang erfassen.....................................30 

Auflösung durch Bestandskorrekturen........................................................................32 

Manuelle Auflösung im Auftrag...................................................................................33 

Darstellung aufgelöster Rückstände...........................................................................34 

Rückstände listen ........................................................................................................35 

Auslieferung der Rückstände .....................................................................................36 

Besondere Hinweise....................................................................................................37 

Beispiel EK-Preis .........................................................................................................38 

Allgemein....................................................................................................................38 

Anhang RENAULT........................................................................................................39 

9.13.7 Schnittstelle Renault.parts ...........................................................................39 

9.13.1 Schnittstelle DIALOGYS ..............................................................................40 

zusätzliche Möglichkeit bei RENAULT .......................................................................41 

Deaktivierung ...............................................................................................................42 



Leistungsübersicht 

Rückstandsbildung 

♦ Nicht vorrätige Ersatzteile können in der Auftragsbearbeitung 

- fakturiert (ergibt Minusbestand), oder 

- in Rückstand genommen werden komplett oder teilweise). 

♦ Es erfolgt ein automatischer Vorschlag zur Übernahme als Rückstandsposition, 

dieser Vorschlagswert kann parametrisiert und im Einzelfall abgeändert werden. 

♦ Rückstände können auch bei vorhandenem Bestand gebildet werden. 

Bestellung der Rückstandsteile 

♦ Auftrags-Rückstände können mit folgenden Möglichkeiten in eine Bestellungen 

übernommen werden: 

1.) direkt aus der Auftragsposition, 

2.) gesammelt bei Verlassen des Auftrages, 

3.) in der Bestellungsbearbeitung mit einer Hilfsfunktion 

4.) über einen Bestellvorschlag. 

♦ In den Fällen 1 – 2 wird jede Rückstands-Position mit der dazugehörigen Bestellung 

"verknüpft", d.h. bei Mengen-Änderung oder -Löschung einer Rückstandsposition im 

Auftrag erfolgt auch eine Anpassung in der Bestellung (sofern diese noch nicht 

abgeschlossen ist). 

Behandlung von Rückständen 

♦ Ausweis der Rückstände auf Lieferschein und Rechnung (keine Berechnung) 

kein Andruck auf Greiferschein. 

♦ Es kann jederzeit eine Liste aller offenen Rückstände erstellt werden (verschiedene 

Sortierungen möglich) 

♦ Aufträge mit Rückstandspositionen bleiben nach Rechnungsdruck und Tagesabschluss 

bestehen und beinhalten dann nur noch die Rückstandspositionen. 

Nachlieferungen erhalten dann eine neue Rechnungsnummer (gleiche Auftrags-Nr.). 

Rückstandsauflösung 

♦ Bei Rückstandsauflösungen wird automatisch der durchschnittliche EK-Preis im 

Auftrag aktualisiert 

♦ Möglichkeit zur manuellen Rückstandsauflösung (auch Teilauflösung) 

♦ Der Rückstandsausgleich erfolgt durch automatische Änderung der Mengen im 

Auftrag von "Rückstand" auf "lieferbar", mit gleichzeitiger Bestands-Abbuchung im 

Teile-Dispo-Stamm (mit Protokolldruck) 

♦ Bei erneutem Rechnungsdruck wird eine neue Rechnungsnummer vergeben, die 

Rechnung enthält dann nur die inzwischen lieferbaren Rückstandspositionen – die 

Auftragsnummer bleibt gleich. 

verknüpfte Rückstände 

♦ Verknüpfte Rückstände sind mit ihrer Bestellung verbunden – ihre Auflösung erfolgt 

bei Zubuchung der entsprechenden Bestellung 



nicht verknüpfte Rückstände 

♦ Nicht verknüpfte Rückstände werden nach Alter aufgelöst – reicht eine Lieferung nicht 

zur Auflösung der gesamten Rückstandmenge, kann die Liefermenge "per Hand" 

verteilt werden. 

♦ In folgenden Programmen/ Funktionen kann automatisch ein Rückstandsausgleich 

erfolgen: 

5.2.11 Wareneingang erfassen 

5.6 Lagerbewegungen (Bestandskorrekturen) 

5.2.13 Filialumbuchung 

3.1 Auftragsbearbeitung (Auftragslöschung / Löschung ET-Pos. / Mengen- 

Reduzierung in ET-Pos / Gutschrift) 

5.15 Inventurübernahme 

♦ Bestehen für gelieferte Teile sowohl Rückstände als auch Minusbestand, erfolgt bei 

Lieferung eine Abfrage, was vorrangig aufgelöst werden soll 

Übersichten / Hilfen 

♦ Jede Rückstandsbildung und jeder Rückstandsausgleich werden protokolliert. 

♦ Hinweis bei Auftragseröffnung auf offene / lieferbare Rückstände des Auftrags- 

Kunden; direkter Sprung in diese Aufträge aus dem Anzeigefenster möglich 

♦ Bei Rückstandsausgleich außerhalb von 5.2.11 Wareneingang erfassen kann für einen 

oder mehrere Mitarbeiter eine entsprechende Nachricht generiert werden, die diesem 

angezeigt wird, sobald er die 3.1-Auftragsbearbeitung aufruft oder einen Auftrag 

beendet. 



Steuerung / Aktivierung 

Allgemeiner Hinweis 

Auch bei aktivierter Rückstandsverwaltung ist es möglich, nicht vorrätige Positionen zu 

fakturieren (wodurch Minusbestand entsteht). 

Minusbestände wirken sich jedoch in der gesamten FORMEL 1-Bestandsführung negativ 

aus und sollten deshalb grundsätzlich die Ausnahme sein ! 

Generelle Aktivierung 

9.11.17 Parameter Auftragsbearbeitung 

Aktivierung über Feld 14 Rückstand automatisch auf "J" 

� Sind zum Zeitpunkt dieser Umstellung Anwender in FORMEL 1 angemeldet, 

müssen diese nach der Parameteränderung FORMEL 1 verlassen und sich neu 

anmelden. 

"Feineinstellung" 

Diese Feineinstellung ermöglicht, den Vorschlagswert bei der Rückstandsabfrage (J/N) zu 

steuern. Damit ist es z.B. möglich, bei Kleinteilen, deren Lagerbestand "nicht 100%-ig" 

geführt wird, die Rückstandsabfrage mit "N" vorzubelegen und die "versehentliche" 

Rückstandsbildung zu vermeiden. 

9.11.18 Parameter Hersteller (Option) 

über P=Para/Konten (bei Filialen über "F") 

Feld 7 Rückstand ab (EK) : Möglichkeit zum Eintrag eines EK-Wertes. 

Positionen, deren durchschn. EK (p. Stück) unter diesem Wert liegen und die nicht 

über ausreichend Bestand verfügen, werden in der 3.1-Auftragsbearbeitung zur 

Fakturierung in Minusbestand vorgeschlagen 

(Rückstandsbildung durch manuelle Änderung des Vorschlages möglich). 

NEU (ab Version 2.5.0-37): 

Der Eintrag eines negativen Wertes (z.B. "-10") bewirkt, dass die Frage, ob ein Teil in 

Rückstand genommen werden soll, unterdrückt wird. 

Die Rückstandsbildung ist dann dennoch (durch manuelle Eingabe einer 

Rückstandsmenge) möglich. 

Damit ist es möglich, z.B. für einzelne Filialen die Rückstands-Automatik 

auszuschalten. 

1.1 Teilestamm (Option) 

Feld 37 Bev.Rückstand : 

"J" oder leer = Rückstandsbildung gemäß Parameter in 9.11.18 (Wert). 

"N" = für dieses Teil Vorschlag bei Fakturierung einer ET-Pos. immer "N" = 

Fakturierung in Minusbestand (Rückstandsbildung durch manuelle 

Änderung des Vorschlages möglich). 



Benachrichtigung 

9.14.2 Bedienercodes ändern 

Möglichkeit zur Hinterlegung von Bedienern, die bei Rückstandsauflösung außerhalb 

von 5.2.11-Warenzugängen benachrichtigt werden sollen. 

Unterpunkt Bedienercodes ändern/anlegen 

Unterpunkt Sonderfunktionen KFZ-Programm 

Parameter Meldung Auflösung Rückst. auf "1" setzen (Benachrichtigung bei 

Rückstandsauflösung JA) 

Der Parameter kann für mehrere Mitarbeiter aktiviert werden (werden dann alle 

benachrichtigt). 

� für Hersteller RENAULT siehe Anhang am Ende 



Zum allgemeinen Verständnis 

Grob-Ablauf 


Rückstände werden generell nur in 3.1-Aufträgen gebildet 

Mit seiner Bildung hat der Rückstand zunächst den Status "noch nicht bestellt". 

Bestellung 

Die Bestellung dieser Rückstände kann mit verschiedenen Möglichkeiten erfolgen: 

mit "Verknüpfung" 

- Die Rückstandsmenge kann direkt aus der Auftragposition in eine Bestellung 

übernommen wird, 

- Die gesammelten Rückstände eines Auftrages können bei Verlassen des 

Auftrages in einem Zug in eine Bestellung übernommen werden, 

- In einer Bestellung kann mit einer Sonderfunktion (Eingabe "R") die Anzeige aller 

noch nicht bestellten Rückstände erfolgen – diese können dann nach Auswahl in 

diese Bestellung übernommen werden. 

In diesen 3 Fällen erfolgt eine "Verknüpfung" Auftrag Bestellung (s. nächste Seite) und 

eine Kennzeichnung der Rückstände als "bestellt". 

ohne "Verknüpfung" 

"Noch nicht bestellte" Rückstände können aber auch mit Berechnung eines 

Bestellvorschlages (> 5.2.1


Verknüpfung Auftrag Bestellung 

Verknüpfungen erfolgen wie oben beschrieben. 

Die Möglichkeiten und Auswirkungen sind im weiteren Verlauf detailliert erklärt. 

Beispiel: 

Pos. im Auftrag mit Verweis auf Bestellnummer (000075) 

Pos. Pos. in Bestellung mit Verweis auf Auftragsnummer (115895) 

Im Auftrag wird im Anhang an die Bestellnummer zusätzlich die Bestell-Art angezeigt 

(1,2,3 für Monats- Zwischen- oder Eilbestellung). 




3.1-Auftragsbearbeitung 

Automatischer Rückstandsvorschlag 

� Nur, wenn Wert in >9.11.18< NICHT negativ / s. oben. 

Bei nicht vorhandenem oder nicht ausreichendem (verfügbarem) Bestand wird ein Fenster 

geöffnet, in dem die Abfrage erfolgt, ob die fehlende Menge in Rückstand genommen 

werden soll. 

Nur für RENAULTp@rts: 

Für RENAULTp@rts-Aufträge werden die Rückstände automatisch gebildet und verknüpft. 

Bei aktiviertem Parameter Sperrbest. bei Rückstand berücksichtigen (�9.13.7�- s.oben) 

können auch Rückstände gebildet werden, wenn noch ein verfügbarer Bestand vorhanden ist. 

Diese Rückstandsmengen können entweder direkt aus dem Auftrag, oder zu einem 

späteren Zeitpunkt aus �5.2.5� in eine Bestellung übernommen werden – bei diesen 

Übernahmen wird die Verknüpfung zwischen Auftrags- und Bestellposition 

hergestellt. 

J = Menge wird nicht geliefert und nicht berechnet, Rückstandsmenge wird gebildet 

N = Menge wird geliefert und berechnet, Bestand geht in Minus (keine Rückstandsbildung) 

B * = wie "J" + direkte Übernahme in eine Bestellung 

O * = wie "N" + direkte Übernahme in eine Bestellung (für Lagerbedarf) 

Die vorgeschlagene Antwort (J/N) wird gemäß der hinterlegten Steuerung (s. oben 

"Feineinstellung") vorbelegt: 

Liegt der durchschn EK unter dem in 9.11.18 hinterlegten Betrag, oder ist das Teil im 

1.1-Teilestamm als Bev.Rückstand = "N" hinterlegt, wird als Antwort "N" vorbelegt 

(=Verkauf mit Minusbestandserzeugung), ansonsten "J" (= Rückstandserzeugung). 

Die vorgeschlagene Antwort kann in jedem Fall geändert werden. 

* = "B" und "O" kann nur von Mitarbeitern genutzt werden, die Zugriffsrechte auf den 

Menüpunkt >5.2.5< Bestellungen manuell bearbeiten haben. 



Detailbeschreibung 

J = Rückstandsbildung 

Die Rückstandmenge wird zur späteren Übernahme in eine Bestellung gespeichert. 

- der Rückstand gilt als "noch nicht bestellt" (= Anzeige nach "R" in Bestellung). 

- Bei Löschung der Position im Auftrag erfolgt auch die Löschung aus der Liste der 

noch nicht bestellten Positionen. 

- Bei einer Mengenänderung im Auftrag wird auch die noch nicht bestellte Menge mit 

geändert. 

- In diesem Stadium ist noch keine Verknüpfung Auftrag Bestellung vorhanden. 

N = Keine Rückstandsbildung 

Die eingegebene Menge wird als geliefert in den Auftrag übernommen. 

- Es wird kein Rückstand gebildet. 

- Der verfügbare Bestand geht ins Negative. 

B* = Bestellen mit Rückstandsbildung 

Die Rückstandsmenge kann direkt in eine Bestellung übernommen werden. Sie gilt 

dann als "bestellt" (d.h. sie wird nach Aufruf von "R" in einer Bestellung nicht mehr zur 

Übernahme angeboten). 

- Die Position kann in eine bestehende oder neue Bestellung übernommen werden 

- Die Verbindung Auftrag Bestellung wird direkt hergestellt 

- in der Bestellung wird ein Kundenverweis in das Feld Kunde übernommen 

- der Rückstand gilt als bestellt (keine Anzeige mehr nach "R" in >5.2.55.2.5< Bestellungen manuell bearbeiten haben. 



Hinweis zu B = Bestellen mit Rückstandsbildung 

� Nur für Mitarbeiter, die Berechtigung für >5.2.5< haben. 

Im sich öffnenden Auswahlfenster ist zur Erweiterung einer Bestellung nur zu 

drücken - der Lieferant des zu bestellenden Teils wird automatisch vorgeschlagen. 

Alternativ kann eine bestehende Bestellung eines abweichenden Lieferanten 

ausgewählt werden, oder eine neue Bestellung (mit Lieferantenauswahl) erzeugt 

werden. 

Bei Erweiterung einer bestehenden Bestellung wird die neueste Bestellung zuerst 

angezeigt (Sortierung nach Bestellnummern) 

Dadurch sind auch bei mehrseitiger Anzeige der offenen Bestellungen die aktuellen 

Bestellungen immer auf der ersten Bildschirmseite zu finden. 

Nach Auswahl einer Bestellung wird die Detail-Anzeigemaske komplett vorbelegt. Soll 

das Lieferdatum nicht explizit mit einem bestimmten Termin versehen werden, wird 

durch Auslösen mit auf dem leeren Feld das Tagesdatum eingesetzt. 



Ablauf bei "J" und "B" 

Bei "J" und "B" werden Rückstandsmengen gebildet und direkt angezeigt: 

Die in Rückstand genommenen Mengen werden in der Auftragswert-Anzeige 

(Gesamtwert) nicht mitgerechnet. 

Diese Frage nach der Rückstandsbildung erfolgt auch bei 

- Umwandlung eines Kostenvoranschlages in einen Auftrag mit Bestandsabbuchung 

- Einlesen eines Auftrags aus der History in einen neuen Auftrag mit 

Bestandsabbuchung. 

Manuelle Rückstandsbildung bei vorhandenem Bestand 

� Auch möglich, wenn Wert in >9.11.18< negativ / s. oben. 

Es besteht auch die Möglichkeit, trotz vorhandenem Bestand einen Rückstand zu bilden, 

oder den Rückstandsvorschlag auf eine Teilmenge zu reduzieren, bzw. auf die 

Gesamtmenge zu erhöhen. 

� Die Rückstandsmenge kann generell nicht größer eingegeben werden, als die 

Gesamtmenge im Feld Menge. 

Beispiel 1: 

Ein angeschlossener Händler bestellt 10 Filter als Stockbestellung. 

Obwohl noch 6 Stck. im eigenen Bestand verfügbar sind, soll die komplette Menge in 

Rückstand genommen werden. 

Dabei gibt es mehrere Wege, die letztlich zum gleichen Ergebnis führen: 

Spätere Übernahme in eine Bestellung (Funktion "R"): 

� Die zunächst gestellte Frage, ob die restlichen 4 Stck. in Rückstand genommen 

werden sollen, wird mit "N" beantwortet, anschließend wird die Gesamtmenge (10) im 

Feld Rückst. manuell eingetragen. 


werden sollen, wird mit "J" beantwortet, anschließend wird die vorgeschlagene 

Rückstandsmenge direkt manuell auf "10" gesetzt. 


werden sollen, wird mit "J" beantwortet und die Position so fertig gestellt. 

Anschließend wird die Position in den Bearbeitungsmodus zurückgeholt und die 

Rückstandsmenge manuell auf "10" gesetzt. Die dann bereits abgebuchte Teilmenge 

wird dadurch zurückgebucht. 

Der Rückstand wird in diesen Fällen später mit "R" in eine Bestellung übernommen. 



Direkte Positions-Übernahme in eine Bestellung (Funktion "B" 

� Die gestellte Frage, ob die restlichen 4 Stck. in Rückstand genommen werden sollen, 

wird mit "B" beantwortet - die Position wird direkt in eine Bestellung übernommen 

(dabei können zunächst nur die restlichen 4 in Rückstand genommen werden). 

Nach dem Rücksprung in den Auftrag wird der Rückstand auf die gewünschte Menge 

(im Beispiel 10) geändert. Die Menge in der gebildeten Bestellung wird dadurch 

automatisch angepasst. 

Screenshots zum Beispiel: 

Bild: Nach Übernahme des Rückstandes in eine Bestellung. 

Beispiel 2 

Gleiches Beispiel bei Menge 1 - dieses eine Teil soll – obwohl vorrätig - nicht sofort 

geliefert, sondern in Rückstand genommen werden. 

Es erfolgt keine Abfrage nach Rückstandsbildung (da ausreichend Bestand vorhanden). 

Rückstandsbildung durch manuellen Eintrag im Feld Rückst. 

Bild: manuelle Eingabe der Rückstandsmenge "1" 

Bild: Position nach Übernahme in eine Bestellung (mittels �5.2.5�). 

Beispiel 3: 

Obwohl ein Teil keinen verfügbaren Bestand hat, soll 1 Stück geliefert und 1 Stück in 

Rückstand genommen werden. 

Nach Eingabe der Gesamtmenge "2" wird diese als Rückstandsmenge vorgeschlagen. 

Bei den Möglichkeiten "J" und "B" kann im Anschluss jeweils die Rückstandsmenge auf 

"1" reduziert werden - im Beispiel wird ein Minusbestand von 1 Stck. erzeugt. 



Direkte Übernahme aller Rückstände eines Auftrages in eine Bestellung 

Bei Verlassen eines Auftrages, in dem neue Rückstände gebildet wurden (mit Rückstand = 

"J") besteht die Möglichkeit, diese gesammelt in eine >5.2.5


< 

Nachträgliche Mengenänderung im Auftrag 

Erhöhung der "Menge" : 

Hier ist zu unterscheiden, ob die Rückstandsmenge bereits in eine Bestellung 

übernommen (= verknüpft) wurde oder nicht. 

Rückstandsmenge wurde noch nicht in eine Bestellung übernommen: 

Das Abfragefenster wird erneut geöffnet und für die erhöhte Menge ist erneut zwischen 

J / N / B und O zu entscheiden. 

- wird in beiden Fällen "J" bestätigt, wird eine gemeinsame Rückstandsposition gebildet, die in 

�5.2.5� mit "R" komplett übernommen werden kann 

- wird beim ersten Rückstand "J", bei der Erhöhung jedoch "B" gewählt, wird als Bestellmenge 

direkt die gesamte Rückstandsmenge übernommen (und die Position verknüpft) 

- wird bei einer der beiden Abfragen "N" oder "O" gewählt, kann die (neue) Teilmenge als 

"geliefert" in den Auftrag übernommen werden (dann Rückstandsbildung nur für die 

vorherige Menge und Minusbestand für die Erhöhungsmenge). 

Rückstandsmenge wurde bereits in eine Bestellung übernommen (= verknüpft): 

(= ersichtlich durch Anzeige der Bestellungsnummer unter der Menge) 

- Diese Bestellung ist noch "offen": 

Durch eine Erhöhung der Menge wird - ohne vorherige Abfrage - automatisch auch die 

Rückstandsmenge und dadurch wiederum die Bestellmenge der angezeigten 

Bestellung erhöht. 

Rückstandsmenge wurde bereits in eine Bestellung übernommen 


- Diese Bestellung ist bereits gedruckt oder versandt 

Nach Erhöhung der Menge erfolgt ein Hinweis darauf, dass die Bestellung bereits 

erledigt ist: 

Da eine Auftragsposition jeweils nur mit einer Bestellung verknüpft sein kann, wird 

dennoch diese Bestellung um die neue Menge erhöht (die Rückstandsmenge im 

Auftrag ebenso). 

Lösungsweg um die Differenzmenge in eine neue Bestellung zu übernehmen: 

� Separate Auftragsposition bilden. 

Wurde die Menge in einer ausgedruckten Bestellung erhöht, kann dies wie folgt korrigiert 

werden: 

- erneute Änderung der Auftragsposition = Reduzierung auf die Ursprungsmenge (dabei 

erfolgt ein erneuter Hinweis darauf, dass die Bestellung bereits gedruckt wurde, die Abfrage 

"Dennoch ändern" ist mit "J" zu beantworten 

- anschließend kann die Teilenummer als neue, zusätzliche Position in den Auftrag 

genommen werden, so dass am Ende jede der beiden Auftragsposition mit einer separaten 

Bestellnummer verknüpft ist. 



Reduzierung der "Menge" / Löschung der Position: 

Rückstandsmenge wurde noch nicht in eine Bestellung übernommen: 

- Die Position hat keinen Minusbestand 

Die noch zu bestellende Rückstandsmenge wird automatisch reduziert. 

- Die Position hat Minusbestand 

Sind Minusbestände (ggf. auch aus anderen Aufträgen) vorhanden, ist zu entscheiden, 

ob durch die Verringerung der Rückstand oder die Minusmenge ausgeglichen werden 

soll. 

Der Vorschlag (R oder M) wird auf gleiche Art gesteuert, wie bei Erzeugung der Position 

(Parameter in 9.11.18 / 1.1 s. oben). 

Rückstandsauflösung möglich (bei Positionslöschung) 

Wird eine Auftragsposition mit einer lieferbaren Menge gelöscht, für die gleichzeitig 

auch nicht verknüpfte Rückstände vorhanden sind erfolgt ein Rückstandsausgleich: 

- nur 1 Rückstand vorhanden 

- Der Ausgleich erfolgt automatisch im Hintergrund 

- er wird im Rückstandsprotokoll festgehalten 

- es wird ein FORMEL 1-Mail an einen Mitarbeiter geschickt (wenn aktiviert) 

- mehrere Rückstände vorhanden 

Es öffnet sich ein Auswahlfenster in dem alle Rückstände angezeigt werden 

Aus diesem Fenster ist zu wählen, welche Rückstände ausgeglichen werden sollen 

Hierfür ein Beispiel: 

Für ein Teil bestehen 3 Aufträge: 

Auftrag Lieferbare Menge Rückstands-Menge 

115892 1 0 

115893 0 1 

115894 0 1 

Wird nun im Auftrag 115892 die Position mit komplett gelöscht, wird die lieferbare 

Menge "1" verfügbar und kann dadurch einen Rückstand ausgleichen. 

Da mehrere Rückstände bestehen, ist zu entscheiden, welcher der anderen Aufträge das 

nun lieferbare Teil erhalten soll: 



Verfügbare Menge 

Nach Auswahl erfolgt automatisch der Rückstandsausgleich im gewählten Auftrag (s. auch 

unten "Rückstandsausgleich"). 

Hierbei kann ein FORMEL 1-Mail an einen (oder auch mehrere) Mitarbeiter generiert 

werden (s. oben "Voraussetzung/Einrichtung"). 

ACHTUNG: 

Solche Rückstandsauflösungen werden im Protokoll ebenfalls als "Auft.änd" festgehalten. 

Rückstandsmenge wurde bereits in eine Bestellung übernommen (= verknüpft) 


- Diese Bestellung ist noch "offen": 

Die Bestellmenge wird in der dazugehörigen Bestellung ebenfalls automatisch reduziert. 

- Diese Bestellung ist bereits gedruckt oder versandt 

Es erfolgt eine Abfrage: 

Dennoch ändern = J 

Die Bestellmenge wird in der Bestellung reduziert (ACHTUNG: Beim späteren 

Zubuchen in �5.2.11� ist dann ggf. die tatsächliche Liefermenge anzupassen !) 

Dennoch ändern = N 

Die Bestellmenge bleibt in der Bestellung unverändert (Änderung nur im Auftrag – die 

Restmenge wird bei Lieferung dem Lagerbestand zugebucht) 



Druck Rechnung/ Lieferschein (Auftragsbestätigung) 

Auf den Rechnungen/ Lieferscheinen (nicht auf "Differenzlieferscheinen") werden die in 

Rückstand genommenen Positionen mit der (Teil-) Liefermenge (ggf. "0") und der 

Rückstandsmenge ausgewiesen. Rückstandspositionen werden nicht berechnet. 

Soll kundenseitig eine Anzahlung geleistet werden, kann dies mit Hilfe einer separaten 

Position "Anzahlung" erfolgen (bei späterer Abholung und Berechnung des Ersatzteiles ist 

diese Position dann gutzuschreiben). 

Bild: Rechnungsdruck über "BI" 

Erklärung zu obigem Rechnungsdruck: 

Position Bestellt geliefert Rückstand 

BREMSSCHLAUCH 4 2 2 

DROSSELKL.GEH 1 0 1 

Beim Rechnungsdruck mit bestehenden Rückständen erfolgt eine Sicherheitsabfrage: 

J = Die Rechnung wird (mit Rückstandshinweis) gedruckt 

N = Das Programm springt in die vorherige Auswahl zurück 

Beim Druck einer Fahrzeugrechnung (Neu –Vorführ- oder Gebrauchtfahrzeug) mit ET- 

Rückstand wird der Rechnungsdruck gesperrt (da nach einer Verbuchung der Rechnung 

im TAB nur noch der offene Rückstand in Auftrag enthalten wäre, dieser jedoch nicht mehr 

abgeschlossen werden kann, da das Fahrzeug inzwischen in den Kundenfahrzeugstamm 

umgezogen ist). 



Rückstand in Auftragsbestätigung 

In einer Auftragsbestätigung werden Rückstandspositionen im Preis mitgerechnet, da 

sie in den Einzel- und Endsummen enthalten sein müssen. 

Die Rückstandssituation wird jedoch als Hinweis angezeigt. 

Rückstand in Greiferscheinen 

Auf Greiferscheinen werden nicht lieferbare (und ggf. rückständige) Mengen generell 

nicht gedruckt, da das Anlaufen leerer Lagerorte keinen Sinn ergibt. 

Sollte dennoch ein Bestand im Fach liegen, muss dieser bereits für andere (noch nicht 

gegriffene) Aufträge sein (korrekte Bestandsführung vorausgesetzt). 

Verarbeitung im Tagesabschluss 

Wird eine Rechnung gedruckt und auf erledigt gesetzt, werden im folgenden 

Tagesabschlusslauf nur die gelieferten Mengen verbucht. 

Der Auftrag wird dabei jedoch nicht gelöscht, sondern bleibt als offener Auftrag bestehen 

und enthält dann nur noch die rückständigen Positionen (neue Positionsnummerierung, 

beginnend mit Positionsnummer 001) 



Offene Rückstände listen/ prüfen 

1.1 Teilestamm 

Die Gesamt-Rückstandsmengen sind im Dispo-Stamm pro Teil ersichtlich 

(2. Bildschirm-Seite) 

4.5 Rückstände nach Kunde/Artikel 

Mit diesem Programm lassen sich die offenen Rückstände nach Kunden oder 

Teilenummer sortiert ausdrucken (beliebig oft möglich). 

Der Andruck ist unabhängig davon, ob diese Teile bereits in Bestellungen 

übernommen wurden. 

Zusätzlich wird jede Rückstandsbildung (und –Auflösung) in ein Rückstandsprotokoll 

geschrieben (siehe unten �4.6�). 

Geplante Erweiterung: 

Anzeige der Bestellungs-Nummer und Bestellmenge 



Bestellung rückständiger Positionen 

Im Abschnitt Rückstandsbildung (oben) wurden bereits die Möglichkeiten beschrieben, mit 

denen eine sofortige Übernahme in eine Bestellung (mit Verknüpfung) aus dem Auftrag 

erfolgen kann (nur für Mitarbeiter, die Berechtigung für >5.2.5< haben). 

Hier nun die weiteren Möglichkeiten, nachdem der Auftrag (mit Rückstandspositionen) 

verlassen wurde: 

Bestellung MIT Verknüpfung 

5.2.5 Bestellungen manuell bearbeiten 

Mit "R" auf dem Feld Teilenummer können alle aufgelaufenen Rückstände des Lieferanten 

angezeigt werden. 

Ist ein Teil aus mehreren Aufträgen in Rückstand, wird es hier pro Auftrag angezeigt, so 

dass eine gezielte Übernahme in ggf. verschiedene Bestellungen (Eil- Monatsorder) 

erfolgen kann. 

ACHTUNG: Die Anzeige kann über mehrere Seiten gehen, A=Alles markiert auch die 

Positionen der nicht angezeigten folgenden Seiten ! 



Per Einzel-Auswahl (oder "A=Alle") können die angezeigten Positionen in die geöffnete 

Bestellung übernommen werden. 

Mit dieser Übernahme wird die Verknüpfung Auftrag/Bestellung hergestellt (s. oben). 

Einmal übernommene Positionen werden intern als "bestellt" gekennzeichnet, d.h. bei 

erneuter Eingabe von "R" in der gleichen oder einer anderen Bestellung werden sie nicht 

mehr zur Übernahme angeboten. 

Die in der Auswahl nicht markierten Positionen bleiben als "nicht bestellt" erhalten und 

stehen anschließend zur Übernahme (in andere Bestellungen) bereit. 

Bei Übernahme der Position werden jeweils automatisch der Rückstandskunde (und die 

Auftragsnummer) eingetragen: 

Dadurch wird nach Lieferung im 5.2.12-Wareneingangsprotokoll die bekannte zusätzliche 

Auflistung dieser Positionen gedruckt (Liste "Kunden-Bestellungen"). 

Ferner wird diese Information von verschiedenen Herstellern / Importeuren bei der 

späteren Lieferung als Referenz angegeben. 

Ein Teil mit mehreren Rückständen aus verschiedenen Aufträgen wird in der Bestellung 

nicht zusammengefasst, sondern pro Rückstand separat bestellt (sonst keine Verknüpfung 

Auftrag/Bestellung möglich). 



Zusätzlich für Hersteller RENAULT: 

Bei der Übernahme angesammelter Rückstände in eine 5.2.5-Bestellung (Funktion "R") 

werden zunächst nur die "passenden" Positionen angezeigt (in einer Stockbestellung nur 

Stock-Rückstände / in einer Eilbestellung nur Eil-Rückstände). 

Durch diese Vorsortierung ist die Markierung mit A=Alle möglich. 

Mit besteht jeweils die Möglichkeit ALLE angesammelten 

Rückstände (des Lieferanten) anzuzeigen / zu übernehmen. 

Mit erneutem kann auf die jeweils andere Bestellart umgeschaltet werden usw. 



Mengen-Änderung / Löschungen in der der Bestellung 

Mengenerhöhung 

Bei der späteren Lieferung wird im Auftrag nur die tatsächliche Rückstandsmenge 

ausgeglichen - die zusätzliche Menge wird zur Lagerbevorratung verwendet. 

Achtung: Im Protokoll "Kunden-Bestellungen" wird die komplette Menge mit 

Kundennamen angedruckt. 

Mengenreduzierung 

Keine Mengen-Reduzierung im dazugehörigen Auftrag. 

Positionslöschung 

Im dazugehörigen Auftrag wird die Bestellnummer aus der Auftragsposition entfernt. 

Stattdessen wird der Hinweis (gelöscht) angezeigt. 

WICHTIG: Bei Reduzierung oder Löschung wird die Differenz-Menge nicht mehr erneut 

zur Bestellung vorgeschlagen (keine Entfernung des internen Kennzeichens "bestellt"), 

d.h. eine neue Bestellung muss ggf. manuell erfolgen. 

Durch die Erzeugung einer manuellen Bestellung wird jedoch keine automatische 

Verknüpfung zum Auftrag hergestellt, so dass auch bei späterer Zubuchung dieser 

Bestellung kein automatischer Rückstandsausgleich erfolgen würde. Deshalb besteht die 

Möglichkeit der manuellen Verknüpfung: 

Alternativ kann die Pos. aus dem Auftrag gelöscht und neu aufgenommen werden (dann 

Frage nach Rückstand). 

Darstellung gelieferter / gelöschter Rückstände 

Aufgelöste Rückstände 

� (durch Lieferung oder 

� Löschung der Position aus Bestellung) 

werden im Auftrag mit dargestellt (geliefert / gelöscht). 

Bild: ehemaliger Rückstand wird als "geliefert" dargestellt. 

5.2.6 Sammelbestellung erstellen 

Mit diesem Menüpunkt besteht bekanntlich die Möglichkeit, mehrere Bestellungen des 

gleichen Typs zu einer "Sammelbestellung" zusammenzufassen – diese erhält dann eine 

neue Bestellnummer – die Einzelbestellungen werden gelöscht. 

Mit diesem Schritt werden 

� die in den Einzelbestellungen evtl. enthaltenen Verknüpfungshinweise zu den 

Aufträgen in die neue Bestellung übernommen 

� in den betroffenen Aufträgen die Verknüpfungen zur Bestellnummer auf die neue 

Bestellnummer angepasst. 



Manuelle Verknüpfung Auftrag/Bestellung 

Wurde eine bereits bestehende Verknüpfung z.B. dadurch aufgehoben, dass die Bestellposition 

in der Bestellung gelöscht wurde (s. oben) kann eine erneute Verbindung manuell 

erfolgen: 

- die Teileposition ist manuell einer Bestellung hinzuzufügen (dabei ist jedoch wichtig, 

die gleiche Menge zu bestellen, die dem Rückstand entspricht) 

- danach kann im Auftrag die Position in den Änderungsmodus werden - mit 

erscheint dann die Möglichkeit R = Rückstandsverwaltung. 

- Anschließend kann mit 'Z' die Zuordnung der Auftragsposition zu einer Bestellposition 

erfolgen 

- Ist nur eine Bestellung für dieses Teil vorhanden (Mengengleichheit mit 

Rückstandsmenge), erfolgt direkt automatisch die Verknüpfung 

- Sind mehrere Bestellungen für das Auftragsteil vorhanden (Mengengleichheit mit 

Rückstandsmenge), öffnet sich ein Auswahlfenster: 

Mit dieser Möglichkeit lassen sich auch Positionen verbinden, für die zum Zeitpunkt der 

Übernahme in den Auftrag bereits ausstehende Bestellungen vorhanden sind (jedoch nur 

bei Mengengleichheit Auftrag / Bestellung). 

Alternativ kann eine nachträgliche Verknüpfung hergestellt werden, indem die Pos. im 

Auftrag gelöscht und neu aufgenommen werden (dann Frage nach Rückstand). 



Bestellung OHNE Verknüpfung 

Rückstandspositionen, die noch keiner Bestellung zugerordnet sind (nicht verknüpft) 

können bei Errechnung eines Bestellvorschlages mit berücksichtigt und so bestellt 

werden. 

Eilbestellung – nur Rückstände ? 

Nur bei Formelanpassung oder generell 

Mo-Bestellungen nur nach Anpassung 

Rückstände in Bestellvorschlag berücksichtigen 

In der Bestellformel kann der Wert RUCKSTAND berücksichtigt werden 

Damit ist es möglich, bestellte, aber für Kunden im Rückstand befindliche Mengen NICHT 

von der Bestellvorschlagsmenge abzuziehen. 

D.h. aus dem Wert BESTELLT werden nur die Mengen berücksichtigt (abgezogen), die für 

das eigene Lager bestellt sind. 

Wichtig: 

Der Berücksichtigung des Wertes RUECKSTAND unterscheidet sich in 2 Fällen: 

Bereits verknüpfter Rückstand (=bereits in Bestellung übernommen) 

Diese Mengen werden im Wert BESTELLT nicht berücksichtigt. 

D.h. aus dem Wert BESTELLT werden nur die Mengen berücksichtigt (abgezogen), die 

für das eigene Lager bestellt sind. 

Noch nicht verknüpfter Rückstand (=noch nicht in Bestellung übernommen) 

Diese Mengen werden im Bestellvorschlag zu den errechneten Bestellmengen addiert 

(nur wenn Teileposition für Lager Bestellbedarf hat !). 

Ferner werden sie als "bestellt" gekennzeichnet - d.h. sie werden bei einer Rückstandsübernahme 

(in �5.2.5� - Funktion "R") NICHT mehr angeboten und es erfolgt KEINE 



Verknüpfung AuftragBestellung. Im Bestellvorschlag sind diese Mengen NICHT 

separat gekennzeichnet. 

Die Rückstandsauflösung erfolgt dann nach einem Zugang auf Grund des Alters des 

Rückstandes. 

Sollen (noch) nicht verknüpfte Rückstände NICHT in einen Bestellvorschlag 

übernommen werden, sind vor dem Start von �5.2.1� alle Rückstände in 

Bestellungen zu übernehmen! 

2 Beispiele jeweils in Formen ohne und mit Berücksichtigung der Rückstände: 

Ohne Berücksichtigung der Rückstandsmenge: 

Formel: MIN_BESTAND-BESTAND-BESTELLT 

Mit Berücksichtigung der Rückstandsmenge: 

Formel: MIN_BESTAND-BESTAND-BESTELLT+RUECKSTAND 

Beispiel 1 Beispiel 2 

ohne mit ohne mit 

MIN_BESTAND 10 10 10 10 

BESTAND - 2 - 2 - 5 - 5 

BESTELLT - 5 - 5 - 5 - 5 

RUECKSTAND (3) + 3 (5) + 5 

Vorschlag 3 6 0 5 

Da nach Lieferung der Menge BESTELLT (jeweils 5) die Rückstandsmenge sofort 

verkauft ist, kann der zur Verfügung stehende Bestand knapp werden. 

Dies besonders dann, wenn die gesamte Bestellmenge aus Rückständen besteht (siehe 

Beispiel 2) 



Rückstandsauflösung 

Bestehende Rückstände können durch verschiedene Aktionen aufgelöst werden: 

Verknüpfte Rü Nicht verknüpfte Rü 

5.2.11 Wareneingang erfassen Ja Ja 

5.6 Bestandkorrekturen 

(Zugänge) 

Nein Ja 

5.2.13 Lager-Umbuchungen Nein Ja 

3.1 Auftragsbearbeitung 

(Gutschriften (auch durch 

Einlesen aus History) / 

Auftrags-Stornos / 

Positions-Stornos / 

Positions-Mengen- 

Reduzierung) 

Nein Ja 

5.15 Inventurübernahme Nein Ja 

Generell: 

Die Auflösung erfolgt automatisch im Hintergrund, dabei wird 

- im Auftrag die Rückstandsmenge auf "lieferbar" gesetzt, 

- im 1.1-Teile-Dispo-Stamm der verfügbare Bestand abgebucht, 

- die Position aus der Liste der offenen Rückstände gelöscht, 

- ein Eintrag für das Rückstandsprotokoll erzeugt. 

Zusätzlich wird dies in einem Protokoll festgehalten, an Hand dessen die entsprechenden 

Teile reserviert, bzw. an die Werkstatt übergeben werden können (s. unten). 

(nur für Hersteller RENAULT): 

Bei aktiver RENAULTp@rts-Abwicklung können für aufgelöste Rückstände automatisch 

Greiferscheine und/oder Lieferscheine gedruckt werden – s. separate Doku. 

Auflösung mit / ohne Verknüpfung 

Bei der Rückstandsauflösung wird unterschieden, ob eine Verknüpfung Bestellung/ 

Auftrag besteht oder nicht. 

Wird eine Bestellung zugebucht, die auf verknüpfte Auftragsrückstände verweist, 

werden diese direkt aufgelöst, 

Erfolgen Zugänge (oder Bestandkorrekturen) für die die keine Verknüpfungen 

vorhanden sind, wird geprüft ob Minusbestände vorhanden sind. Es können 

anschließend nur Rückstände ausgeglichen werden, die keine Verknüpfung zu einer 

Bestellung haben ! 

Siehe hierzu Ablaufschema auf der folgenden Seite. 



Schematische Darstellung 

Warenzugang Sonstiger 

�5.2.11� Ausgleich 

verknüpfter Nein Minusbestand Nein 

Auftrag ? vorhanden ? 

JA JA 

Zugangsmenge 

ausreichend, JA 

um alles 

aufzulösen ? 

Nein 

"Rückstand" Frage "Minusbestand" 

Minusbestand 

od. . Rückst. 

Rückstands- Auflösung 

Auflösung Minusbestand 

im verknüpften 

Auftrag 

Rückstands- Auflösung 

nicht verknüpfter Positionen 

ggf. nach Alter (Abfrage) 



Auflösung durch Zubuchung 5.2.11 Wareneingang erfassen 

Zubuchung einer vorhandenen Bestellung mit Verknüpfungen zu Auftragsrückständen 

Die Auflösung erfolgt generell in den jeweils mit der Bestellung verknüpften 

Aufträgen – d.h. das Alter der Rückstände ist für die Auflösung nicht relevant, sondern 

der Eingang der Bestellung, mit der die Rückstände bestellt wurden. 

Dadurch können z.B. per Eilorder bestellte Rückstände vor älteren, per Monatsorder 

bestellten Rückständen aufgelöst werden. 

Liefer-Menge niedriger als Rückstand 

- Es erfolgt ein Teilausgleich 

Liefer-Menge größer als Rückstand 

- Differenz wird dem Bestand zugebucht 

ACHTUNG: Ist ein Auftrag, in dem Rückstände aufgelöst werden sollen zum Zeitpunkt der 

Zubuchung gesperrt (d.h. von einem Anwender geöffnet), wird dies in einer 3-Sekunden- 

Meldung am Bildschirm angezeigt. Diese Rückstände können nicht aufgelöst werden! 

Im Protokoll wird ebenfalls darauf hingewiesen. 

Zubuchung "ohne Bestellung" oder einer vorhandenen Bestellung OHNE 

Verknüpfungen zu Auftragsrückständen 

Hier werden nur nicht verknüpfte Auftragsrückstände aufgelöst. 

Dabei wird geprüft, ob Minusbestände vorhanden sind. Es können anschließend nur 

Rückstände ausgeglichen werden, die keine Verknüpfung zu einer Bestellung haben ! 

Siehe hierzu Ablaufschema auf der vorherigen Seite. 



Generell / Protokoll 

Wurden im Rahmen einer Zubuchung Rückstände aufgelöst, erfolg bei Verlassen des 

Programms die Abfrage nach einem Drucker für das Auflöseprotokoll. 

Dieses Protokoll ist wichtig für die Einlagerung der Teile – Rückstandsteile werden 

in der Regel NICHT eingelagert, sondern direkt in Abholfächern bereitgestellt. 

Wird dieser Ausdruck mit übergangen, erfolgt so lange bei jedem Verlassen von 

�5.2.11� ein erneuter Hinweis, bis das Protokoll gedruckt wurde, oder ein Druck unter 

dem Menüpunkt �4.6� Rückstandsprotokoll erfolgte. 

Erfolgt ein Ausdruck unter �5.2.11�, erhalten die gedruckten Zeilen den Aktionsstatus 

War.ein (P). – sie können dann nur noch unter �4.6� ein weiteres Mal gedruckt werden. 

Erfolgt ein Ausdruck unter �4.6� mit Bestätigung der Abfrage "Ist der Ausdruck in 

Ordnung = J", werden die Druckzeilen gelöscht (kein weiterer Druck mehr möglich). 

ACHTUNG: Konnten auf Grund von Auftragssperrungen Rückstände in einzelnen 

Aufträgen nicht aufgelöst werden, wird das im Protokoll unter Aktionen mit dem Hinweis 

Auft.gesp. angezeigt - diese Rückstände sind dann manuell aufzulösen ! 



Auflösung durch Bestandskorrekturen 

Rückstandsauflösungen auf Grund von 

3.1 Auftragsbearbeitung (Gutschriften / Auftrags-Stornos / Positions-Stornos / 

Positions-Mengen-Reduzierung) 

5.6 Zugängen 

5.2.13 Umbuchungen 

5.15 Inventurübernahme 

erfolgen nach dem gleichen Schema automatisch im Hintergrund. 

Hier erfolgen nur Rückstandsauflösungen für nicht mit Bestellungen verknüpfte 

Auftragspositionen. 

Beispiel: 

- Ersatzteil hat Bestand "1", dieser wird in einen Werkstattauftrag (A) übernommen 

(verfügb. Bestand dann "0") 

- ein 2. Kunde benötigt das Teil, es wird in einem neuen Auftrag in Rückstand 

genommen (Auftrag B). 

- Die Werkstatt bringt das Teil aus Auftrag A zurück, da es nun doch nicht benötigt wird. 

- Durch die Positionsstornierung im Auftrag A entsteht nun wieder eine verfügbare 

Menge, die direkt zum Ausgleich des Rückstandes aus Auftrag B verwendet wird. 

Die in 9.14.2 (Bedienercodes) zugewiesenen Mitarbeiter (s.oben "Aktivierung") erhalten 

daraufhin in der 3.1-Auftragsbearbeitung einen entsprechenden Hinweis. 

Der Hinweis erfolgt bei Aufruf der 3.1-Auftragseröffnungsmaske und erscheint bei allen 

zugewiesenen Mitarbeitern so lange, bis einer der Mitarbeiter die Liste mit "J" andruckt 

oder das 4.6-Rückstandsprotokoll angedruckt wird. 

Anzahl = Menge der Auflösung (ggf. nur Teilauflösung) 

Nach der Abfrage "Druck in Ordnung" mit "J" können diese Positionen ebenfalls (wie bei 

5.2.11) erneut über das 4.6-Rückstandsprotokoll gedruckt werden (s. unten). 



Manuelle Auflösung im Auftrag 

Wurde ein Teil lieferbar, ohne dass ein Rückstandsausgleich erfolgte (z.B. durch manuelle 

Zubuchung in �5.2.11� ohne Bestellung), kann der Ausgleich in einem der Aufträge 

manuell erfolgen. 

Hierfür gibt es 2 Möglichkeiten: 

• Manuelle Abänderung der Rückstandsmenge ii der Auftragsposition 

(oben bereits beschrieben) 

• in der Auftragsposition: 

in der Auftragsposition 

Voraussetzung hierfür ist, dass die komplette Rückstandsmenge auflösbar ist (keine 

Teilauflösung möglich). 

Zur Feststellung solch lieferbarer Rückstände kann die Liste aus �4.6� Rückstände nach 

Kunde/Artikel ausgedruckt werden - in dieser Liste wird der verfügbare Bestand 

angedruckt. 

Zum manuellen Ausgleich ist in dem gewünschten Auftrag die Position in den 

Bearbeitungsmodus zu holen. 

Mit besteht die Möglichkeit Rückstandsverwaltung: 

Bild: ausgleichbarer Rückstand 

Mit Rückstand auflösen erfolgt der automatische Rückstandsausgleich: 

Besteht für den aufgelösten Rückstand eine Verknüpfung Auftrag/Bestellung (Position 

bereits in eine Bestellung übernommen), erfolgt eine Abfrage, ob die Position aus der 

dazugehörigen Bestellung gelöscht werden soll: 



J = Die Position wird aus der dazugehörigen Bestellung gelöscht. 

N = Die Position wird aus der dazugehörigen Bestellung nicht gelöscht – es erfolgt 

eine weitere Abfrage, ob das Feld "Für Kunde" in der Bestellposition gelöscht 

werden soll. 

J = Das Feld "Für Kunde" wird in der dazugehörigen Bestellung gelöscht. 

N = Das Feld "Für Kunde" bleibt in der dazugehörigen Bestellung erhalten. 

Wurde die dazugehörige Bestellung bereits ausgedruckt, erfolgt der Hinweis: 

Es kann dann nur noch der Kundenhinweis aus der Bestellposition gelöscht werden, 

deshalb erfolgt diese Abfrage (s. oben). 

Darstellung aufgelöster Rückstände 

Bei aufgelösten Rückständen wird im Auftrag an Stelle der Verknüpfung (geliefert) 

angezeigt. 



Rückstände listen 

4.5 Rückstände nach Kunde/Artikel 

Listmöglichkeit aller offenen Rückstände, Sortiert nach Kunden oder Teile möglich, 

beliebig oft wiederholbar. 

(Beispiel siehe oben). 

4.6 Protokoll Rückstände 

Alle Rückstandsbewegungen "angelegt" und "aufgelöst" werden hier protokolliert. 

Nach Ausdruck und beantworten "Ausdruck in Ordnung ?" mit "J" werden die 

gedruckten Daten automatisch gelöscht,. 

Die Liste enthält auch die Auflösungen, die durch Bestandskorrekturen, 

Lagerumbuchungen, Auftrags- oder Positionsstorno ausgeglichen wurden und kann 

nach verschiedenen Kriterien sortiert werden: 

Mögliche Aktionstexte: 

angelegt Rückstand angelegt (ggf. auch durch Bildung eines neuen Auftrages 

durch Einlesen aus der History) 

Wareneing. Wareneingang über 5.2.11 – Protokoll aus 5.2.11 noch nicht gedruckt 

War.ein(P) Wareneingang über 5.2.11 – Protokoll aus 5.2.11 bereits gedruckt 

Auft.änd Positions-Mengenänderung in 3.1-Auftrag 

Auch Rückstandsausgleich durch Löschung einer Auftragsposition eines 

anderen Auftrages 

Auf.lösch. Positions-Löschung in 3.1-Auftrag 

Storno 3.1-Auftragsstorno (kompletter Auftrag) 

Orig.ein Auftragsneubildung (Gutschrift) durch Einlesen aus History 

Umbuchung Zugang / Lagerumbuchung (bei Filiallösung) über 5.6 / 5.2.13 

Inventur Korrektur durch Inventurzählung 

Bei allen Protokollzeilen wird der Kurzname des auslösenden Mitarbeiters angedruckt. 

� Auflösungen durch manuellen Rückstandsausgleich werden nicht protokolliert. 



Auslieferung der Rückstände 

3.1-Auftragsbearbeitung 

Hinweise auf ausgeglichene Mengen erfolgen zum einen auf verschiedenen Protokollen 

(s.oben), 

Bei Eröffnung eines neuen Auftrages werden zusätzlich alle Rückstände des 

Auftragskunden angezeigt (unabhängig von der Auftragsart). 

In diesem Hinweisfenster werden sowohl die inzwischen lieferbaren (nur wenn Position 

komplett ausgeglichen), als auch die noch offenen Rückstände des Kunden angezeigt (zur 

Vermeidung von Doppelbestellungen). 

Aus diesem Hinweisfenster kann direkt in einen dieser Aufträge gewechselt werden 

(Cursorbalken auf entspr. Position bewegen und ) 

Bei Rechnungsdruck erhält die Rechnung eine neue Rechnungsnummer (gleiche 

Auftragsnummer). Bei gesetztem Parameter "Rechnungsnr. = Auftragsnummer" wird die 

gleiche Rechnungsnummer vergeben (mit interner Erweiterung - in der History ersichtlich). 

Bei Lieferscheindruck besteht die Möglichkeit eines "Differenzlieferscheines" mit nur 

den neuen Positionen. 

Zusätzlich können durch Eingabe eines "R" im Feld Auftragsnummer alle aufgelösten 

Rückstände angezeigt werden (nur wenn Position komplett lieferbar ist, nicht bei 

Teilauflösungen). 



Besondere Hinweise 

� Die Verkaufs-Preisberechnung erfolgt mit den VK-Preisen zum Zeitpunkt der 

Rückstandsbildung (keine automatische Aktualisierung bei zwischenzeitlichen 

Preisänderungen). 

� Der im Auftrag verwendete Durchschnittliche EK wird mit dem 

Rückstandsausgleich im Auftrag automatisch aktualisiert ! 

� Nur für nicht verknüpfte Rückstände: 

Werden Rückstandspositionen noch am gleichen Tag des Rechnungsdruckes lieferbar 

(Auftrags-Status "RE"), erfolgt eine "interne Reservierung": 

- der verfügbare Bestand im Dispostamm wird sofort reduziert 

- der Ausgleich im Auftrag erfolgt jedoch erst mit dem Tagesabschlusslauf, um 

Differenzen zwischen gedruckter und verbuchter Rechnung zu vermeiden. 

(Weiteres Vorgehen wie bei sonstigen Rückständen). 

Wird der Auftrag vor dem Tagesabschluss entsperrt, erfolgt direkt der Rückstands- 

Ausgleich 



Beispiel EK-Preis 

Allgemein 

Für eine ET-Position wird ein Teil-Rückstand gebildet (Gesamtmenge= 4 / Rückstand= 2). 

Bild: Ansicht nach erfolgter Verknüpfung. 

Zubuchung und Ausgleich 

Die bestellte Rückstandsmenge wird zu einem günstigeren EK eingekauft: 

Mit dem Ausgleich im Auftrag wird der EK-Preis angepasst: 

Berechnung: 

2 Stück a) 103,60 = 207,20 

2 Stück a) 90,90 = 181,80 

----------------------------- 

ergibt 4 Stück = 389,00 

ergibt pro Stück = 97,25 



Anhang RENAULT 

Mit Aktivierung der Rückstandsverwaltung sind folgende Parameter zu prüfen / zu setzen: 

9.13.7 Schnittstelle Renault.parts 

Unterpunkt Parameter Renault.parts 

Unterpunkt Allgemeine Parameter 

06 Verfahren bei Mengenabweichung 

Dieses Feld darf bei aktivierter Rückstandsverwaltung NICHT den Wert "0" enthalten, 

da dieser die Bildung von Rückständen und die Weiter-Bestellung dieser Positionen bei 

RND ausschaltet. 

Sperrbest. bei Rückstand berücksicht.: 

Steuert, ob der im 1.1-Dispo-Stamm hinterlegbare Sperrbestand bei der 

Rückstandsbildung berücksichtigt werden soll oder nicht. 

Bei "J" können Rückstände gebildet werden, obwohl noch ein "eiserner Bestand" 

vorhanden ist (gilt nur für RENAULTp@rts-Aufträge und Bestellungen von 

Partnerlagern). 



9.13.1 Schnittstelle DIALOGYS 

Unterpunkt Parameter 

10 Mengenabweichung 

Hier ist das gezielte "Ausschalten" der Rückstandsverwaltung für Dialogys möglich. 

0 Akzeptieren 

Die Menge wird komplett als lieferbar in den Auftrag genommen (Bestand geht dabei 

ggf. – auch bei aktiver Rückstandsverwaltung - ins Minus) – die nicht vorrätigen 

Mengen werden in FORMEL 1 nicht in eine �5.2.5�-Bestellung übernommen ! 

1-3 - Für die Parameterstellung 1 – 3 gilt generell (mit Rückstandsverwaltung) 

Die nicht vorrätigen Mengen werden im Auftrag in Rückstand und in eine �5.2.5�- 

Bestellung übernommen. 



zusätzliche Möglichkeit bei RENAULT 

Für eine ET-Position wird ein Teil-Rückstand gebildet (Gesamtmenge= 4 / Rückstand= 2). 

Die lieferbare Menge (2) soll zu Stock- die Rückstandsmenge (2) zu Eil-Konditionen 

geliefert werden (Automatisch erscheinende Abfrage mit "J" beantwortet). 

Im Auftrag bleibt dies zunächst in einer Position dargestellt. 

Zubuchung 

Die Restmenge wird bei Zubuchung (�5.2.11�) mit einem höheren EK-Preis zugebucht. 

Mit dem Ausgleich wird die Position im Auftrag in 2 Positionen aufgeteilt: 

Während die vorhandene und sofort lieferbare Menge ihren EK von 15,- € behält, wird die 

Nachlieferung mit dem neuen EK (21,81) gebucht (außerdem abweichender Weitergabe- 

Rabatt). 



Deaktivierung 

Zur Deaktivierung der Rückstandsverwaltung ist der Parameter in 9.11.17 auf "N" zu 

setzen. 

Nach einem Warnhinweis werden alle bestehenden Rückstände automatisch ausgeglichen 

(Bestandsmengen ins Minus gebucht). 

Es empfiehlt sich daher, zuvor eine Liste der bestehenden Rückstände (4.5) und das 

Rückstandsprotokoll (4.6)zu drucken. 

Das Programm kann nur laufen wenn kein anderer Benutzer in der Auftragsbearbeitung 

angemeldet ist. 

� WICHTIG: Menüpunkt mit verlassen (nicht ) 

Abschließend müssen alle Anwender FORMEL 1 bis in die Eingangsmaske 

verlassen und sich neu anmelden !

Rückstandsverwaltung Abläufe

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