Steuerlexikon - Der Mann für alle Fälle

Trotz gesetzlicher Verpflichtung wurde keine kaufmännische Buchhaltung geführt.
Buchführungspflichtig ist gemäss Art. 957 OR, wer seine Firma im Handelsregister einzutragen hat.
Eintragungspflichtig sind u. a. Treuhand- und Sachwaltergeschäfte (Art. 53 lit. A Ziff. 4 aHRegV).
Der Begriff Treuhand wird zivilrechtlich zunächst als fiduziarisches Rechtsgeschäft verstanden. In
einem umfassenderen Sinn bezeichnet die herrschende Verkehrsauffassung aber auch denjenigen
als Treuhänder, dem fremdes Gut oder fremde Interessen in irgendwelcher Form zur Betreuung
übergeben werden, namentlich Treuhand-, Revisions- und Verwaltungsgesellschaften, welche sich
mit Treuhandgeschäften befassen (BGE 68 I 120; 64 I 341). Die Bezeichnung "Treuhand" legt das
Hauptgewicht auf das Vertrauensmoment (BGE 68 I 120). Daher gehört die selbständige
Erwerbstätigkeit eines Bücherexperten zu den nach Art. 53 lit. A Ziff. 4 aHRegV
eintragungspflichtigen Handelsgewerben (BGE 79 I 178). Wenn das Publikum somit unter Treuhand-
und Sachwaltergeschäften nicht bloss Treuhandgeschäfte im engeren Sinn, sondern auch das
Führen von Buchhaltungen, Bücherrevisionen, das Erstellen von Rechtsgutachten oder eben auch
Steuerberatung versteht, ist ein solches Unternehmen nach Art. 53 lit. A Ziff. 4 aHRegV
eintragungspflichtig (Bundessteuerrekurskommission des Kantons Zürich 16.11.1995 [V 24/1995]).
Buchungsjournal/Hauptbuch/Aufbewahrung Grundbücher
Die Buchhaltung im Besonderen besteht nach weltweit gültiger Regel aus einem Journal
(chronologische Aufzeichnung aller verbuchter Geschäftsvorfälle), einem Hauptbuch (nach Klassen
und Kontenplan systematisch geordnete Bestandes- und Erfolgskonten) und den notwendigen
Hilfsbüchern. Nur in kleinen und übersichtlichen Verhältnissen kann auf die Führung eines Journals
verzichtet werden (Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung, 1998, Pt. 2.128). Dies gilt auch bei
Buchführung mittels EDV. Das Journal muss derart aufgebaut sein, dass auf der einen Seite eine
zwangsläufige Kontrolle des Zusammenhanges zwischen eingegebenen Daten und Belegen
garantiert wird. Nach den heute geltenden Bestimmungen muss eine Buchhaltung in lesbarer Form
erstellt sein. Die Journale sind daher jährlich mindestens einmal auszudrucken oder auf Bildträger
aufzuzeichnen (Revisionshandbuch der Schweiz, 1992, Pt. 5.133). Gemäss der heutigen
(Ergänzung: bzw. bis zum 31.5.2002 gültigen) Fassung der Gesetzesartikel dürfen nur
Geschäftskorrespondenz und Buchungsbelege in magnetischer Form für Aufbewahrungszwecke
gelagert werden. Die reine Speicherführung (einschliesslich Hauptbuch, Nebenbüchern und
Journalen) ist derzeit in der Schweiz nicht gestattet (Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung,
1998, Pt. 2.1274). Dabei ist zu beachten, dass magnetischen Datenträgern die Eigenschaft
innewohnt, spurlose Überschreibungen zu ermöglichen (vgl. Schweizer Handbuch der
Wirtschaftsprüfung, 1998, Pt. 2.3235). Auch wenn bei Informatiklösungen der Zeitpunkt der
Entstehung des Journals oft von herkömmlichen Verarbeitungsmethoden abweicht, bleibt die
Grundforderung der Ordnungsmässigkeit, ein Journal zu erstellen, bestehen (vgl. Schweizer
Handbuch der Wirtschaftsprüfung, 1998, Pt. 2.1272). (Vgl. zum Ganzen auch: Richtlinien für die
Ordnungsmässigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Gesichtspunkten sowie über die
Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bild- oder Datenträger und deren Aufbewahrung,
Eidgenössische Steuerverwaltung, 1979.)
Für die Überprüfung der korrekten Aufzeichnung im Hauptbuch (insbesondere auch in Bezug auf
die Chronologie, Stornierungen und allfällige Manipulationen) ist ein Journal unerlässlich.
Vorbehalten bleibt dabei ebenfalls die Überprüfung der Zertifizierung des EDV-
Buchhaltungsprogramms im Hinblick auf die Tauglichkeit in handels- und steuerrechtlicher
Hinsicht.
Die Buchungstatbestände sind chronologisch, lückenlos und zusammenhängend in einem
Grundbuch (Journal) zu erfassen. ... Die buchhalterischen Aufzeichnungen müssen dauerhaft und
unauslöschlich sein (Boemle, Der Jahresabschluss, 1996, Pt. 2.4.2.1.1). Chronologisch heisst,
dass die Buchungen in der zeitlichen Reihenfolge der zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle
aufzunehmen und unverändert wiederzugeben sind. So die (scheinbar) chronologische
Wiedergabe das Resultat eines EDV-mässigen Sortiervorgangs darstellt, wurde die originäre
Reihenfolge der Buchungen verändert und das Journal erweist sich als nicht authentisch und
damit nicht ordnungsgemäss. Anzeichen für eine solche Sortierung ist insbesondere die fehlende
Übereinstimmung in der Reihenfolge von Buchungsdatum (wobei hier zwischen originalem, d. h.
systemverabfolgten Datum und eingabefähigem Datum zu unterscheiden ist), allfälliges
Geschäftsvorfalldatum, Buchungsnummer und Belegnummer.