NoG Fachmagazin - August 2021 Ausgabe 2

schutz, Einkaufsmanagement,
Öffentlichkeitsarbeit, Finanzmanagement
– hinzugekommen, die
nicht mehr auf der Praxenebene
zu händeln sind. Dieses ebenfalls
schnell wachsende Aufgabenpaket
haben wir daher in unserer
Vereinszentrale mit einem Team
aus Vorstand und ehrenamtlicher
Qualitätsmanagementbeauftragter
gestemmt. Mit der Gründung weiterer
Praxen und dem Wachstums
des Vereins nahm der Aufgabenumfang
ein beträchtliches Maß an
und war eigentlich kaum noch zu
bewältigen.
In einer Vielzahl an Workshops
haben wir für uns erstmalig alle
Aufgaben, Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten
transparent
dargestellt und hierdurch wurde
uns sehr eindrucksvoll klar, dass
viele Schritte aufgrund fehlender
Kapazitäten wenigen Personen zugeordnet
waren. So kümmerte sich
unser Kassenwart neben seinen
originären Aufgaben des Kassenwesens
zusätzlich um die Themen
Beschaffung und IT. Auch unsere
Qualitätsmanagementbeauftragte
kümmerte sich um weit mehr
als die klassischen Aufgaben und
organisierte alle papierbezogenen
Schritte in den Prozessen. Und ich
als Vorsitzende war in alle Prozesse
intensiv operativ eingebunden
und bildete bereits oftmals den
Flaschenhals. So konnte es nicht
weitergehen und wir haben einen
entscheidenden Entschluss gefasst:
was bislang in meiner Hand
als Vereinsvorsitzende lag, sollte
auf neu zu gründende Fachteams
verlagert werden.
Übersicht über unsere zentralen
Prozesse
Unser neues Team „Organisation
& Qualitätsmanagement“
In einem professionellen
Praxenbetrieb gehören
Themen wie Datenschutz,
Qualitätsmanagement,
Hygienestandards einfach dazu –
da ändert auch der ehrenamtliche
Aspekt nichts daran. Allerdings
ist es meist nicht das beliebteste
Thema bei Therapeut*innen,
schon gar nicht im ehrenamtlichen
Engagement. Die Herausforderung
bestand also darin, Kolleg*innen
zu finden, die Spaß daran
haben, Verwaltungstätigkeiten
ehrenamtlich zu leisten. Eine echte
Herausforderung! Aber wir sind
fündig geworden und haben vier
Kolleginnen gewinnen können.
Um das neue Team in seiner Rolle
zu stärken, haben unsere Coaches
einen Teambuilding-Workshop
durchgeführt und das Team hat
sich mit einem eigenen Teamflyer
sowie Videobotschaften bei allen
Mitgliedern und vor allem bei den
Praxenteams vorgestellt. Im Sinne
einer Helpdeskfunktion wurde die
direkte Erreichbarkeit des Teams
mit Hilfe einer eigenen Mail-
Adresse sowie Telefonnummer
sichergestellt.
Regelmäßig organisiert das Team
alle anstehenden Aufgaben in
Teammeetings und ist zudem in
die Austauschrunden zwischen
Vorstand und Praxenleitungen
eingebunden.
Bereits während der
Beratungsphase haben
die Kolleginnen die Ärmel
hochgekrempelt und losgelegt.
Seitdem sorgen sie für
reibungslose Abläufe in unserem
Verein und bringen uns mit
Charme und Hartnäckigkeit dazu,
die erforderliche Bürokratie zu
bewältigen.
Mit einem Flyer hat sich
unser Team „Organisation &
Qualitätsmanagement“ bei allen
Mitgliedern vorgestellt.
Unser neues Team
„Öffentlichkeitsarbeit &
Fundraising“
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