Südtirols Top 100 2022
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Digitale Gehaltsabrechnung 2.0<br />
Als effizienter Dienstleister für die Südtiroler Hotellerie<br />
und Gastronomie bietet der Hoteliers- und Gastwirteverband<br />
Südtirol (HGV) vielfältige Serviceangebote wie<br />
Steuer-, Personal- und Unternehmensberatung an. Dazu<br />
gehört auch der Dienst der Lohnabrechnung, welcher<br />
jährlich etwa 220.000 Lohnabrechnungen beinhaltet.<br />
Der Zustellungsprozess für die Lohndokumente wurde<br />
vom Bozner IT-Unternehmen Alpin GmbH vollständig<br />
digitalisiert. Vor der Einführung der digitalen Übermittlung<br />
wurden die Lohndokumente großteils in Papierform ausgehändigt.<br />
Damit verbunden war ein hoher Aufwand sowohl<br />
in Form von Papier- und Druckkosten als auch in Form von<br />
personellen Ressourcen.<br />
Im Zentrum der digitalen Lohndokumentzustellung steht<br />
d.velop postbox, eine App für Smartphones, die wie ein<br />
virtueller Posteingang arbeitet. Die Personalabteilung kann<br />
über diesen PDF-Dokumente wie Gehaltsabrechnungen<br />
oder Einkommensbescheinigungen (CU) zustellen. Insgesamt<br />
20.000 Mitarbeitende der Mitgliedsbetriebe des HGV wurden<br />
für den Zugriff zur App berechtigt und können somit jederzeit<br />
einfach und flexibel auf ihre Lohndokumente zugreifen.<br />
Zeitersparnis durch Onlinedienst<br />
Der kurze Umsetzungszeitraum von drei Monaten, die Bereitstellung<br />
der App für iOS und Android sowie die gesicherte<br />
Aktivierung der hohen Anzahl von Accounts in kürzester<br />
Zeit waren die größten Herausforderungen im Projekt. „Die<br />
Kompetenz, Schnelligkeit und Flexibilität unseres Projektpartners<br />
Alpin hat es uns ermöglicht, die Ziele des Projekts in<br />
der geplanten Zeit vollständig zu erreichen“, betont Wilfried<br />
Albenberger, Abteilungsleiter Personalberatung beim HGV.<br />
Die Mitarbeiter in der Abteilung Personalberatung des HGV<br />
können sich mittels Statusübersicht jederzeit einen Überblick<br />
über die Accounts und die ausgelieferten Dokumente<br />
verschaffen. Neben der Massenzustellung von Dokumenten<br />
ist auch die Ad-hoc-Zustellung von Dokumenten an Mitarbeiter<br />
eines einzelnen Mitgliedsbetriebes möglich. Ein Ausbau<br />
des Systems für die Zustellung von weiteren Unterlagen wie<br />
Informationen zu den Arbeitsverträgen, mysanitour+ und<br />
Weiterbildungskalender ist angedacht.<br />
Die Vorteile der digitalen<br />
Gehaltszustellung auf einen Blick<br />
• Arbeitszeit für Drucken und Aushändigen gespart<br />
• Kosten für Papier gespart<br />
• Umweltbilanz verbessert<br />
• Sichere Zustellung von Dokumenten wie<br />
Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen<br />
• Neue Möglichkeit, interne Informationen zuzustellen<br />
• Übernahme des Corporate Designs bzw. des Brandings möglich<br />
• GDPR-konformer Speicherort<br />
• Hohe IT-Sicherheit durch Verschlüsselung von Daten<br />
(AES 256-Bit) geschützt<br />
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