10 - Golf Nordhessen

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Wirtschaft GOLFbusiness
Bernhard starke gmBh: Jürgen reichert üBer digitales dokumenten-management
„Garantierter Rationalisierungsvorteil!“
von rainer lomen
Herr Reichert, die Informationstechnik wartet
mit einer Neuerung auf, die zunehmend mittelständische
Betriebe und Arztpraxen erfasst:
digitales Dokumenten-Management. Was kann
man sich darunter vorstellen?
Digital heißt, dass Dokumente nicht mehr in
Papierform verteilt, weitergeleitet, bearbeitet
und abgelegt, sondern direkt am Bildschirm
bearbeitet werden. Ärzte wechseln zunehmend
zu elektronischen Patientenakten. In
Betrieben und Verwaltungen speichert man so
auf kleinstem Platz Kunden-, Fahrzeug- und
Mandantenakten. Den Einsatzmöglichkeiten
sind kaum Grenzen gesetzt.
Worin liegt der Vorteil eines Dokumenten-Managementsystems,
kurz DMS, für die Nutzer?
Vor allem in der Rationalisierung der Verwaltungsabläufe.
Dokumente werden von den
gleichen Mitarbeitern wie bisher geprüft,
freigegeben, also fachlich bearbeitet. Aber
das geschieht in viel kürzerer Zeit als bisher.
Unsere Kunden sagen zu 90 Prozent, dass sie
Rationalisierungseffekte schon in den ersten
Tagen nach der Einführung erleben.
Die Leistungssteigerung beträgt nicht selten
20 Prozent und mehr pro Arbeitsplatz. Das
analysieren wir natürlich vorher.
Garantieren Sie diesen Rationalisierungsvorteil?
Das tun wir. Und unsere Zusage halten wir.
Wie muss man sich den Arbeitsprozess beim
Durchlauf einer Eingangsrechnung vorstellen?
Die Rechnung wird in der Poststelle, wie
bisher, geöffnet und dann sofort gescannt.
Und der Eingangsstempel?
Der entfällt. Das Rechnungseingangsbuch übrigens
auch. Von der Poststelle geht der Beleg
in digitaler Form zu jedem Arbeitsplatz,
der die Rechnung zu prüfen hat – und zwar
so lange, bis die freigegebene Rechnung
automatisch in der Buchhaltung aufschlägt.
Danach folgt der Zahlvorgang etc.
Die Bearbeitung im Rahmen dieses Workflows
erfolgt mit der Maus. Jede/r Bearbeiter/in
kann das Dokument beschriften, zurückgeben
oder frei“stempeln“. Jederzeit kann man
feststellen, bei wem der Beleg zur Bearbei-
Ob der Aktenberg tatsächlich zeitgemäß ist? Ein leistungsfähiges Dokumenten-Managementsystem
kann sich im betrieblichen Alltag als das Ei des Kolumbus erweisen – auch ohne Golfball.
tung liegt, und ob derjenige die vorgegebene
Zeit zur Bearbeitung eingehalten hat.
Das klingt ja einigermaßen kompliziert...
Die Anwender werden ordentlich eingewiesen.
Das Handling eines digitalen Dokuments
ist nicht schwieriger als bisher.
Beispiel: Wer eine ältere Rechnung sucht,
braucht nur den Namen des Lieferanten oder
eine Rechnungsnummer oder den Zeitraum
einzugeben, in der sie etwa eingegangen ist.
Es dauert dann vielleicht eine halbe Sekunde,
bis der Beleg am Bildschirm erscheint.
Früher musste man aufstehen, den richtigen
Ordner suchen – und, und, und...
Was passiert mit den eingescannten Belegen?
Diese Frage taucht immer wieder auf. Die
Wahrheit: 95 Prozent der Betriebe legen die
gescannten Belege in leere Kisten, aus denen
das Kopierpapier kam, und stapeln die vollen
Kisten – beschriftet mit „Scans aus der
Poststelle von Datum bis Datum“ – an einem
trocknen Plätzchen im Keller ab. Obwohl
man die Belege unter bestimmten Voraussetzungen
schreddern dürfte...
Wenn der Rationalisierungseffekt so groß ist,
dann müssten eigentlich die meisten Firmen
und Praxen ein DMS im Einsatz haben. Entspricht
das Ihren Erfahrungen?
Weit gefehlt. 17 bis 18 Prozent der mittelständischen
Betriebe arbeiten mit Unterstützung
eines DMS, und gerade mal 50 Prozent
unserer Ärztekunden. Da ist also noch viel
Luft nach oben! Aber es interessieren sich
von Jahr zu Jahr mehr Chefs dafür.
Wie viele Kunden hat Ihr Haus bislang mit
einem DMS ausgestattet?
Es sind etwa 160 Arztpraxen und 245 mittelständische
Betriebe.
Kontakt:
IT-Systemhaus Bernhard Starke GmbH
Diplom-Kaufmann Jürgen Reichert
Leiter Vertrieb und Software-Entwicklung
Kohlenstraße 49 - 51
34121 Kassel
Telefon 0561/2007-207
Fax 0561/2007-405
Email juergen.reichert@starke.de
Internet www.starke.de
www.golfnordhessen.de
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