Gestión integrada de proyectos - e-BUC

15. Gestión de la comunicación y la documentación (GCD)1 Definición y consideraciones generalesHemos previsto una doble definición para la GCD:La GCD es la FI que utiliza la GPU para mantenera todos los actores con la información precisapara desarrollar su trabajo, sirviendo de nexode unión entre todos ellos.También se identifica como la FI que formaliza,ordena y deja constancia de las actuaciones quese llevan a cabo a través del resto de las funciones,ya sean núcleo o instrumento.Dicho lo anterior, conviene apuntar ya en estaprimera consideración que una de las tendencias deun gestor es convertir esta función instrumento enuna función núcleo, con lo que de facto se convierteen un objetivo más. Y no resulta difícil imaginárselo,ya que es tentador creerse tan importante como determinantepor disponer de los medios de comunicacióny documentación. De tal manera que ello se convierteprácticamente en un fin.Con el anterior planteamiento es posible, entenderque exista quien base una buena parte de su gestiónen el uso del arma -la información- que le proporcionala disposición de datos que comprometen yresponsabilizan al resto de los actores. Esta situaciónsuele producirse desde una posición y sentimiento dedebilidad, fruto de la incapacidad, falta de experienciao de autoridad moral. Y en ese aspecto, hay tambiénque afirmar que basar la GPU en el montaje de unsistema documental que trate de tener “controlada” laresponsabilidad de todos los actores es un error importanteque probablemente hará aguas en un plazomás o menos breve. Muy al contrario, el sistema decomunicación y documentación que debe preparar ungestor debe ser fundamentalmente un instrumento deayuda para todos los actores, además de ser ligero,abierto, accesible, fácil de manejar y admitido portodos. Esta será una de las bases de nuestra propuestapara una buena GCD.También hacemos referencia a la comunicaciónentendiéndolo como la “información biunívoca” quepermite transmitir lo que se desea a quien corresponda,recibiendo a la vez la constancia desde la otra partede que ha llegado y se ha asumido en los términos ycon el espíritu que se transmitía. No basta con enviaruna información y creer que con eso se ha salvado laresponsabilidad: el objetivo no es enviar la informaciónsino resolver el conflicto.En este capítulo atenderemos fundamentalmentea la comunicación y documentación que se generafundamentalmente entre el equipo gestor –con frecuenciase le llama simplemente el gestor para abreviar-y el resto de los actores.▼Albert Martí era el director técnico de InmobiliariaTuró, compañía que desde hacía unos añoshabía iniciado un despegue impresionante a base decombinar la promoción de edificios de oficinas con lade centros residenciales de pequeños apartamentospara personas que quieren vivir con todos los serviciosin situ: restaurante, médico, salas de reuniones,jardines, gimnasio, etc. Son centros utilizados, sobretodo, por personas que han llegado a la edad de lajubilación y que no quieran vivir ni en las residenciahotelestradicionales de la tercera edad ni tampoco loquieren hacer totalmente aislados.Estábamos reunidos a primeros de junio de 1999a raíz de una propuesta que les estábamos haciendosobre la GPU de un proyecto de oficinas de caracte-© Los autores, 2006; © Edicions UPC, 2006