Gestión integrada de proyectos - e-BUC

Gestión de la comunicación y la documentación (GCD)363- Y los documentos y el tratamiento que sobreellos se haga, que proporcionará la constancia escritacorrespondiente.Y gravitando sobre estos elementos estará la filosofíadel proyecto y los objetivos a conseguir. Si alprincipio advertíamos de la tentación -y peligro- deobjetivar en sí misma a la GCD, también habrá queadvertir del peligro -éste, casi más inminente- decrear un sistema alejado de los deseos del cliente o delinterés del resto de los actores y del propio proyecto,montando una parafernalia, a la que nadie hace casoy a la que nadie recurre cuando se quieren solucionarlos problemas (montar un sistema que está pensadopara ser utilizado delante de un juez si las cosas novan bien es un excelente recurso de protección, peropuede perfectamente no resolver el problema que hayque acometer).La eficiencia y el concepto del valor siempre hande ser los compañeros de viaje del gestor. Y eso conduce-como se ha dicho- a reconsiderar varias veces,a lo largo del CVPU, el sistema que se está utilizandopara tratar de evitar que la rutina esté llevando a unconsumo innecesario de tiempo y medios, tanto propioscomo ajenos.3 La estructura de desagregación del proyecto(EDP) y el sistema de calidadYa se ha hablado en anteriores ocasiones de la EDP, yconsiste en un ejercicio de asunción del proyecto pormedio de un análisis pormenorizado de lo que hayque hacer, descomponiendo el proceso en actividadesy partidas que permitan conocer todos los pasos quehay que acometer para concluir la UA.La EDP puede basarse en los procesos de planificacióny programación, listando las actividades ypartidas en el orden y prelación de cómo se han deefectuar. También se pueden preparar dividiéndolasen grupos asociados a las empresas o personas que lastienen que ejecutar. Otra forma, en fin, que se podríautilizar es la del agrupamiento por igualdad de tecnologíasa aplicar en su proyectación o construcción.En cualquier caso, este es el punto de arranquepara iniciar el proceso de una GCD, que, si se disponede un sistema de calidad que hay que cumplir, obligaademás a un conjunto de prácticas y a la utilizaciónde documentos específicos.En una GCD, la EDP da al gestor la guía sobre loque debe comunicar y archivar. Y el sistema de calidadestandariza las prácticas que tratan de minimizarlos errores y aumenta la precisión en la prestacióndel servicio. El sistema de calidad debe llevar incluidola EDP.4 Primeras determinacionesEl inicio de la gestión después de llevar a acabo laEDP, que a su vez proviene de una respuesta a lapregunta ¿qué hay que hacer?, requiere un planteamientoinicial, que Frank P. Saladis, (“ProgramManager”, Cisco Systems Inc. Seminario anual delPMI 7-16 septiembre 2000, Houston, Texas (USA))explica al listar las primeras cosas por las que iniciaruna buena GCD:- Identificar a todos los interesados/usuarios enel proyecto y a los actores que deban intervenir dealguna u otra forma (cliente/clientes, usuarios finales,promotores, otros proyectistas con relaciones con elde referencia, compañías de servicios, etc.).- Determinar qué información debe ser distribuiday/o recolectada (actas, informes técnicos,documentos de proyectos, cartas,…) y de qué tipo(instrucciones de gestión, etc.).- Determinar los formatos de la información porsi se han de adaptar a la situación concreta. Lenguas autilizar y en qué medios.- Determinar la frecuencia de la distribución deinformación (quién debe recibir la información ycuándo, tiempo de respuesta si la ha de haber, etc.).- Determinar los medios de comunicación apropiados(información escrita vía fax, correo, mensajero,correo electrónico, videoconferencia, intranet,web de proyecto, etc.). Aquí cada actor puede requerirun tratamiento diferente, por lo que hay que matizarel sistema, que muchas veces no puede ser general.- Definir los tiempos de respuesta a la informaciónsuministrada, así como los tiempos límites pararatificación de acuerdos o propuestas, modos de respuestasy medios posibles a utilizar.- Determinar los requerimientos tecnológicos(conocer qué es lo aceptable para el equipo de proyectoy resto de actores para que dispongan de lonecesario para contestar a las informaciones que seles suministra, pensando que no todos pueden estar© Los autores, 2006; © Edicions UPC, 2006