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international TÉMOIGNAGE Solvay et Digichambers, un duo gagnant Rencontre avec Catherine Vanherwegen, Front Office Manager et Delphine Marchal, Front Office coordinator, au sein de la supply chain chez Solvay Chemicals International. 54 N° 6 - JUIN 2009 - ENTREPRENDRE L’équipe du Front Office Export Qu’est-ce que Digichambers a apporté à Solvay Chemicals Delphine Marchal - Tout d’abord, Digichambers nous a permis de réduire nos frais d’huissier puisqu’il ne faut plus systématiquement se déplacer. Ensuite, on ne peut que louer la rapidité pour l’obtention des CO grâce aux opérations online. Enfin, last but not least, nous sommes conquis par la facilité de l’archivage électronique : avant, nous devions scanner les documents légalisés pour les lier aux commandes. A présent, nous pouvons les sauvegarder directement au départ de l’application. Catherine Vanherwegen – Oui, et il faut ajouter que l’approche permise par Digichambers rencontre tout à fait l’objectif de développement durable que Solvay veut respecter. Notre équipe participe d’ailleurs au Trophée de l’innovation organisé en interne par Solvay. LES 5 ATOUTS DE DIGICHAMBERS Avez-vous modifié vos habitudes Delphine Marchal – Le grand changement évidemment, c’est qu’il n’y a plus aucun papier puisque tout est archivé électroniquement. Les habitudes de travail doivent s’adapter. Il s’agit surtout d’un changement des mentalités et cela exige du temps. Quelles sont vos observations après 3 mois d’utilisation de Digichambers Delphine Marchal – Nous avons reçu une formation donnée par Sandrine Surings ici en interne. Cela nous a tout de suite donné une idée de la marche à suivre. Une fois qu’on devient un vrai utilisateur Digichambers, tout devient encore plus concret. Ce qui modifie aussi les habitudes, c’est le fait que les accès au système sont entre les mains de quelques personnes autorisées. Pour le moment, cela est encore ressenti comme une contrainte alors que c’est une vraie sécurité. • Réduction de coûts : une étude externe démontre qu’un utilisateur peut voir ses coûts diminuer de 30 à 50€ par CO ! • Gain de temps : moins de déplacements, pas de files. Quelles sont vos particularités en termes de gestion de documents Catherine Vanherwegen - Les gestionnaires du Front Office Export sont quotidiennement confrontés à une lourdeur et une complexité administrative propres au commerce international. De plus, la multiplication des formalités, douanières ou autres, ajoutées aux innombrables contrôles de sécurité nécessitent une organisation rigoureuse. Il faut savoir aussi que nous travaillons pour 5 business units auxquelles correspondent différents produits commercialisés par Solvay et que pour chacune de ces business units, les procédures et les décisions sont différentes. L’encodage ne prend pas forcément du temps mais il faut effectuer toutes les vérifications, faire un suivi constant des dossiers et toujours répondre aux attentes des clients. Comment fonctionne le Front Office Export de Solvay Chemicals International Catherine Vanherwegen - Le Front Office Export de Solvay Chemicals International est en charge de la gestion des commandes de produits européens vers les pays en dehors de l’Union Européenne, principalement en transit par mer. Le Front Office est le contact unique entre le client et les autres intervenants dans le processus d’accomplissement de la commande (enregistrement de la commande jusqu’à la facturation). Il est entièrement responsable de toutes les interfaces (interne et externe) et coordonne tout le processus.● Sandrine Surings & Stéphanie Brisson Quelques chiffres-clés du Front Office Export de Solvay Chemicals International Nombre de collaborateurs : 12 Nombre de commandes : +/- 6000 Quantité globale expédiée : 1,6 millions de tonnes Nombre de containers expédiés : entre 25000 et 30000 containers Chiffre d'affaire : proche d'un demi-milliard d'euros Nombre de pays de destination : 112 Nombre de clients : 700 • Facilité administrative : meilleure gestion des dossiers et impression dans les locaux. • Impact positif sur l’environnement : moins de déplacements et archivage électronique. • Sécurité : usage de certificats d’identification numérique (GlobalSign et Certipost) et site web protégé par un certificat SSL. Contact : Sandrine Surings T 02 643 78 03 ss@beci.be
BLOC-NOTES Organisation Formations • Gérez votre temps : il vaut de l’or Formateur : Luc TOUBEAU Le 9 juillet 2009 Finances • Financement des starters Formateurs : Florence CASTIAUX et David AZAERTS, ABE - Mirella ZACCA- GNINI, BECI 7 juillet & 8 septembre 2009 Nouveau chez BECI Vous êtes à la recherche d’un bureau de passage ou permanent Vous recherchez un service de domiciliation administrative Le 500 Avenue Louise c’est l’opportunité : • d’avoir à portée de main les services de BECI et de Bruxelles Export • d’être dans un environnement d’affaires avec plus de 3550 entités économiques dans un rayon de 700m autour de BECI • de bénéficier d’un prix avantageux en étant membre de BECI • de choisir la formule la plus avantageuse pour vous Votre contact : Samira Aarbaj sa@beci.be T 02 643 78 25 Langues • NOUVEAU Tables de conversation en français, néerlandais et anglais 30 séances de 2h (de 12h à 14h). Près de chez vous Infos Brigitte van der Mensbrugghe t 02 643 78 30 bvdm@beci.be Séminaires Droit commercial Cycle complet de 7 modules de formations «Douanes» Orateur: Ines Sforzin, Administration des douanes et accises 6ème module douane: Les valeurs douanières 19 juin 09 de 9h à 12h 7ème module douane: Les entrepôts douaniers 23 juin 09 de 14h à 17h Mercredis juridiques : nous répondons à vos questions juridiques tous les premiers mercredis du mois en dehors des heures de bureau à partir de 17h30 Infos Eric Brabant t 02 643 78 18 eb@beci.be Commerce international 15 septembre – 10h30 – 12h00 - Table ronde avec Charles Michel, Ministre de la Coopération au Développement, dans le cadre du Brussels Infrastructure Business Club ; Infos : Jean-Philippe Mergen – T 02 210 01 77 – jpm@beci.be Offres et demandes Vous avez quelque chose à vendre Vous recherchez un nouveau collaborateur Vous souhaitez entrer en contact avec de nouveaux partenaires Cette rubrique est pour vous ... Pour le prix de 5 € (HTVA) / la ligne, vous avez la possibilité d’insérer votre annonce. En outre, une réduction de 10% sera accordée aux membres de Beci. Interessé Contactez pour tout renseignement Didier Amandt Tél. 02-643 78 34 da@beci.be Offre services & location bureau Espace bureau RDC d’un bâtiment art déco – proche autres sociétés dans la communication et les médias Services inclus : - Réception - ADSL pro compact L - Utilisation de la kitchenette (Eaux, café, thé, potages etc. à disposition) - entretien du bureau, chauffage, eau, électricité - Système d’alarme et d’incendie Environ 25m2 situé 127 rue Marconi, 1190 Bruxelles – 650 euros mensuels. Pour tout renseignement veuillez contacter Isabelle Pineau T 02 289 09 99 - F 02 502 66 56 55 N° 6 - JUIN 2009 - ENTREPRENDRE Séances d’info de Beci Starters Mercredis 17/6, 01/7 de 10 à 11h30 Mercredis 27/6 de 14 à 15h30 Infos Mirella Zaccagnini t 02 643 78 46 mz@beci.be Events 25/06/2009 Garden Party 14/10/2009 Beci Talk Show Infos : www.beci.be/events events@beci.be
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