Forgjengelig eller tilgjengelig - Vestfold Fylkeskommune

Forgjengelig eller tilgjengelig
I Vestfold har man tilfredsstillende bevaringsforhold Vestfoldarkivets magasin, men kapasiteten i nåværende
magasiner er for liten. Det arbeides med nye magasinbygg i Hinderveien i tilknytning til de
eksisterende museumsmagasinene, disse forventes å stå ferdig i løpet av 2012.
Vestfoldarkivet har god kompetanse i arkivfaglige spørsmål og kompetanse til ordning og dokumentasjon
av papirbaserte arkiver. Det har imidlertid vært etterslep og restanser i denne delen av arbeidet, noe som
tas opp i handlingsplanens punkter om mål og delmål.
Avdelingen mangler kompetanse i forhold til innsamling, organisering, bevaring og sikring av og tilgang til
digitale arkiver. I første omgang søker man å gå inn i samarbeidet Kommunearkivenes digitale ressurssenter
(KDRS) 14 som fysisk er lagt til Dora 15 i Trondheim. Det er uavklarte spørmål rundt hvem som skal
bære kostnadene som gjør at Vestfoldmuseene/Vestfoldarkivet ikke er en del av samarbeidet foreløpig,
men det vil komme en avklaring mellom fylkeskommunen og Vestfoldmuseene. En løsning vil først og
fremst komme det digitalt skapte materialet i fylkeskommunale arkiver til gode.
Vestfoldarkivet vil prioritere å delta i den nasjonale dugnaden som for tiden pågår i arkivsektoren for å
publisere via Arkivportalen.
Vestfoldarkivet bevarer og forvalter 2700 hyllemeter arkivmateriale. Av dette er om lag 950 hyllemeter,
eller en tredel, ordnet.
2.3.1 Offentlige arkiv
I offentlig sektor er depotansvaret for eldre arkivmateriale definert i arkivloven. De ulike forvaltnings
nivåene har ansvar for eget materiale. Arkivverket er depot for statlig arkivmateriale, mens kommuner og
fylkeskommuner har depotansvar for egne arkiver. En konsekvens av denne arbeidsdelingen er at kildemateriale
fra ett og samme geografisk område vil være oppbevart på flere arkivinstitusjoner. For Vestfolds
del innebærer det at sentrale kilder oppbevares på Riksarkivet, i Statsarkivet i Kongsberg og i Interkommunalt
arkiv i Kongsberg ved siden av Vestfoldarkivet. Alle primærkommuner i Vestfold, med unntak av
Sandefjord kommune, er knyttet til det interkommunale arkivet på Kongsberg. Det oppbevares derfor ikke
materiale fra primærkommuner Vestfoldarkivet.
2.3.2 Privatarkiv
Det er ikke noen lovregulering om bevaring av privatarkiv i Norge. Arkiver etter bedrifter, institusjoner,
lag, foreninger og privatpersoner blir derfor i svært varierende grad bevart. Ved nedlegging av virksomheter
er det ikke uvanlig at arkivene etter virksomheten blir destruert eller kastet. Et eksempel på
dette i fylket kan være at så sent som i 1997 ble arkivene etter Horten Verft for perioden fra bombingen i
1945 til nedleggelsen i 1987 avhendet. Det finnes imidlertid også eksempler på virksomheter som selv
bruker ressurser på å bevare og ordne arkivene, et eksempel på på dette siste kan være arkivene etter
Treschow-Fritzøe i Larvik.
For å kunne digitalisere og gi tilgang til privatarkiver er man avhengig av å ha tillatelse fra opphavsmenn
og eiere. Det vil ofte befinne seg sensitivt materiale i arkivene som det ikke er ønskelig å gi tilgang til. Det
kan være personvernhensyn som ligger til grunn, men også informasjon om virksomheten det ikke er ønskelig
at konkurrenter får kjennskap til. I arbeidet med å digitalisere og formidle privatarkiver må man ta
hensyn til at de juridiske rammene vil være annerledes enn for eksempelvis det offentlige materialet som
ikke er underlagt åndsverksloven. Personvernhensyn vil imidlertid gjelde for mange offentlige arkiver som
arkiver etter institusjoner og innenfor helse-, sosial- og omsorgssektoren.
Privatarkiver er bevart og forvaltet på flere steder, eksempelvis i bevaringsinstitusjoner som arkiv og
museer, men også i frivillige lag og foreninger og bedrifter. Privatarkiv har erfaringsmessig svært
varierende bevaringsforhold og det er grunn til å tro at mye historisk materiale går til grunne på grunn av
dårlige fysiske sikrings- og bevaringsforhold for arkivene. Disse arkivene er også lite tilgjengelige da det
verken er kjent hvor de oppbevares, de er (oftest) ikke katalogisert eller ordnet og forvaltningsinstitusjonen
har ikke alltid åpningstider.
2.3.2.1 Privatarkiv i Vestfoldarkivet
Vestfoldmuseene ved Vestfoldarkivet samler inn, bevarer, tilgjengeliggjør og formidler historiske arkiver i
Vestfold, og har et overordnet fagansvar for historiske privatarkiver i Vestfold. Det tidligere Fylkesarkivet
for Vestfold har utarbeidet en strategi for arbeid med privatarkiver som dekker hele fylket kalt Overordnet
bevaringsplan for privatarkiver i Vestfold. Denne danner et godt utgangspunkt for å gå videre med et systematisk
arbeid rundt privatarkivene, og det vil være mulig å gjøre prioriteringer av materialets beva-
14 http://ikakongsberg.no/sider/tekst.asp?side=172
15 http://no.wikipedia.org/wiki/Dora
Side 10