Forgjengelig eller tilgjengelig - Vestfold Fylkeskommune

Forgjengelig eller tilgjengelig
Ulikt omfang av og kvalitet på dokumentasjonen har vært en stor utfordring. Det har blitt brukt betydelige
ressurser for å harmonisere dokumentasjonsrutinen mellom museene. Samtidig har det blitt
utviklet nye, felles retningslinjer og standarder for dokumentasjon. Av spesiell betydning er arbeidet
som er lagt ned i objekttypedefinisjonen fordi denne er så tett forbundet med logistikk for innflytting.
Krav til dokumentasjon har blitt definert som en minimumsstandard registrert i Primus før gjenstander
kan meldes til flytting. 79
Innholdet i minimumsregistreringen ble definert i forhold til behovet for entydig identifisering av gjenstander
og inneholdt følgende Primus-felter:
• museumsnummer
• registreringsnivå
• samlingstilhørighet
• betegnelse.
I denne tilnærmingen ligger det ikke en en standardisering av den kulturhistoriske og kontekstuelle
informasjonen om gjenstandene, hensikten var først og fremst å kunne identifisere materiale som var flyttet
til fellesmagasiner. Selv en så enkel standard var heller ikke triviell i praksis, noe sitatet nedenfor
indikerer.
Et utgangspunkt for identifikasjon er gjenstandenes museumsnummer. En gjennomgang viste at det
var litt ulike standarder for bruk av punktum, bindestrek og ledende nuller i dataregistrene. Det var
også enkelte dublettproblemer som dels kunne tilbakeføres til slike forhold. Det var enighet om at
museumsnumrene skulle danne utgangspunkt for identifikasjon, og alle numre skal ha formen
--/
Omfanget av problemet kan illustreres ved at erfaringene som ble høstet i løpet av prosjektet var at hele
25 % av identifikatorene ble endret ved overføring til fellesmagasiner.
Utfordringene for museumssektoren i fylket når det gjelder dokumentasjonsomfang og kvalitet har med
andre ord vært betydelige. I planens kapittelet om mål og tiltak er det da også lagt vekt på å prioritere
sluttføringen av revisjonen av museenes kataloger.
Arkiv- og biblioteksektoren har ikke tilsvarende problemstillinger i sitt dokumentasjonsarbeid med hensyn
til entydighet og konsekvens i datagrunnlaget. Samtidig er det en felles utfordring i hele sektoren at dokumentasjonsfokus
har ligget på gjenstand eller (ånds)verk. I en tilnærming som semantisk web representerer,
mens også initiativ som CRM og FRBR, er fokus for dokumentasjonen i stedet rettet mot å identifisere
hendelser, aktører og steder og relasjoner mellom disse.
5.3.2.1 Hva vet man egentlig?
Det må pekes på at det er store forskjeller innenfor abm-sektoren m.h.t. løsninger og historie. Mens biblioteksektoren
over tid har utviklet internasjonale og nasjonale standarder som det er konsensus om, og
hvor store deler av samlingene er registrert, er det i museumssektoren mye større variasjon i måten å dokumentere
på. Hvor store deler av samlingene som er registrert varierer sterkt fra museum til museum og
samling til samling.
Forskjellen mellom bibliotek og arkiv er tidligere illustrert
ved følgende måltall: Nasjonalbibliotekets mål er
100 % digitalisering mens Arkivverkets mål er 10 %.
Grafen til høyre forsøker å illustrere forskjellene mellom
sektorene i Vestfold plassert etter hvor store deler
av samlingene som er registrert elektronisk, og
grad av standardisering av registreringene. Dette er
ment som en illustrativ graf som antyder at mens
museenes utfordring ligger i å standardisere og
forbedre dokumentasjonen, vil arkivene ha store utfordringer
i å få kontroll på restanser og
uordnete/uregistrerte deler av samlingene.
Det er kan hende et poeng at den lavere standardiseringsgrad
innen museumssektoren har sammenheng
79 Hentet fra rapporten Og stolen går sin gang
Side 54