Forgjengelig eller tilgjengelig - Vestfold Fylkeskommune

Handlingsplan for teknologi og formidling
conform to the ICOM Code of Ethics for Museums and take account of any national or subject-specific
codes adopted by the museum and the museum's collections policy (ICOM Code of Ethics, 2.1 and
2.20). If the collection is poorly documented, the policy should incorporate a plan to rectify the problems.
Det er under avsnittet om relasjonsdatabaser brukt et par enkle eksempler for å anskueliggjøre hva som
kan være en relasjon. I museumssektoren er imidlertid ikke denne typen tankegang gjennomført ved
registrering og dokumentasjon. Et eksempel kan være hvordan man har dokumentert et møblement som
består av bord, fire stoler og en sofa. Dette kan enten være registrert som et «møblement som har deler»,
det vil si at innførselen er knyttet til hele møblementet, og man vil ofte finne de enkelte delene i et tekstfelt.
Eller det kan være dokumentert som hver del for seg med en opplysning i et fritekstfelt om at det hører
til samme gruppe (møblementet).
Bakgrunnen for de ulike måtene å dokumentere på har sammenheng med at møblementet som så har en
felles (kultur)historie: det er laget av noen på et bestemt tidspunkt, det har vært eid og brukt av noen (i
en eller flere perioder), det kan beskrives samlet visuelt og i materialvalg osv. Det finnes en rekke felles
informasjonselementer for hele gruppen. For noen museer/dokumentalister har den felles historien vært
det sentrale ved dokumentasjonen.
I mange situasjoner og for ulike formål vil det være aktuelt å dokumentere den enkelte del eller det enkelte
objekt i møblementet hver for seg. Dette kan gjelde beskrivelse av tilstand (gjerne koplet til dokumentasjonsopptak
av skader o.a.), lokalisering (på lager, i utstilling, utlånt), behov for tiltak (konservering,
restaurering, rengjøring etc.). Denne typen informasjon vil ofte registreres og holdes orden på i logistikksystemer
da de mest brukte dokumentasjonssystemene ikke inneholder tilfredsstillende funksjonalitet.
Det er imidlertid også tradisjon for å dokumentere det enkelte objekt eller den enkelte gjenstand for seg i
museumskataloger, og da bruke betegnelser som bord, stol og sofa som i betegnelsesfeltet. Problemene
oppstår først og fremst i gjenfinningssammenheng – og ved datautveksling – når informasjon i feltet
betegnelse ikke er på samme nivå. I eksempelet her kan det både være de konkrete objektene som er
betegnelse, eller det kan være møblement som er brukt. Som kjent vil de fleste mennesker forstå hva et
møblement kan tenkes å bestå av, mens et dataprogram må ha tilgang til en formalisert beskrivelse: Et
møblement er et abstrakt som brukes for å gruppere objekter som enten er av type stol, bord eller sofa.
Hvis man skal nærme seg løsninger som kan implementeres i semantisk web er dette er avgjørende område
å fokusere på.
Ved avslutning av pilotflyttingsprosjektet i Vestfold høsten 2006 hadde man definert seks ulike objekttyper.
Utgangspunktet var data som legges i PRIMUS-feltet registreringsnivå. Slik dette brukes i Vestfold
er det imidlertid snarere snakk om objekttype heller enn registreringsnivå, og i løpet av pilotflyttingen ble
det utviklet to hovedklasser av objekter: fysiske objekter og beskrivende objekter. Fysiske objekter representerer
materielle gjenstander, mens beskrivende objekter er abstrakte objekter uten noen entydig
fysisk representasjon.
Fordeling etter objekttype ved årsskiftet 2006/2007 var som følger: 85
Design 389
Enkeltdel 1799
Enkeltgjenstand 4452
Funksjonell gruppe 219
Gruppering 408
Komplekst objekt 560
Fysiske objekter inneholder enkeltdel og enkeltgjenstand mens beskrivende objekter inneholder design,
funksjonell gruppe, gruppering og komplekst objekt. Det er etablert ulike (forretnings)regler for håndtering
og dokumentasjon av de ulike objekttypene, og de karakteriseres og kjennetegnes ulikt.
Redokumentasjon av museumssamlinger etter disse retningslinjene er ressurskrevende, og erfaringene
fra pilotflyttingen høsten 2006 tyder på at om lag 50 % av materialet ble redokumentert på dette nivået.
5.4 Utfordringer
Den overordnede målsettingen er å få ulike systemer til å levere sammenliknbare data for å kunne
gi tilgang til kulturavmateriale på mange plattformer og i ulike sammenhenger. For å kunne nærme seg
denne målsettingen er de regionale utfordringene særlig knyttet til :
85 Det er viktig å merke seg at det som i andre sammenhenger kan regnes som én enkeltgjenstand, her kan opptre
i flere grupper. Summen av brukte objekttyper tilsvarer med andre ord ikke antall fysiske gjenstander.
Side 57