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A | RELATÓRIO DE GESTÃO
bados) foram feitas contagens durante o ano,
tendo sido elaboradas análises estatísticas dos
erros detectados.
No âmbito destas análises o Gabinete utilizou
a técnica de amostragem denominada PPS —
Probability Proporcional to Size. O critério
da amostra utilizado foi o do valor dos
produtos passíveis de serem contados,
ou seja, das existências. As auditorias foram
sempre efectuadas após as contagens
feitas pelos armazéns e livrarias possibilitando
desta forma um controlo mais real.
Em resultado das auditorias foram produzidas
recomendações aos serviços, que tiveram em
vista a melhoria dos sistemas de controlo interno
e de gestão de existências.
Ainda no decurso do ano foram realizadas auditorias
às caixas das livrarias e das contrastarias,
bem como à tesouraria central, integrada
no Departamento Financeiro.
A circularização de saldos de terceiros foi feita
com data de 30 de Setembro tendo sido já realizada
análise das respostas recebidas e uma
avaliação à evolução nos sete últimos anos.
Foram efectuados testes aos fundos fixos de
caixa e auditorias ao imobilizado.
Em termos de estudos o GAI elaborou estudos
internos de levantamento para a formulação de
uma metodologia de auditoria de risco (mapeamento
dos riscos nas famílias de produtos).
Neste âmbito continuou-se a apoiar a revisão e
formulação de um quadro de indicadores para
a qualidade (monitorização).
Foram ainda elaborados vários documentos internos
de análise e discussão versando sobre a
gestão do risco (entreprise risk management),
a formulação de um balanced scorecard para
aplicação na empresa, uma proposta de norma
de aplicação permanente para formulação dos
instrumentos de gestão previsional (planeamento
estratégico e táctico).
O departamento elaborou ainda um relatório de
situação relativamente à filial do Brasil: modelos
de negócio, de gestão e de funcionamento.
Relativamente aos Serviços Sociais foi efectuado
um levantamento dos principais processos
de funcionamento e analisada a respectiva
conta de exploração. Neste caso o processo de
análise, dada a sua complexidade, prolongar-
-se-á pelo ano de 2009.
Foram efectuados acompanhamentos de diversas
destruições/queimas de valores (metálicos
e gráficos) de segurança, realçando-se
o trabalho da fundição de objectos abandonados
e apreendidos. O GAI apoiou e integrou
também os diversos grupos de trabalho que
reviram as normas de aplicação permanente
existentes, tendo feito propostas de substituição/alterações.
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