Redovisningsplan i praktiken - Ekonomistyrningsverket

ekonomisystemets tekniska möjligheter
58 redovisningsplan i praktiken
6 Ekonomisystemets
tekniska möjligheter
Myndighetens ekonomisystem syftar till att fånga ekonomisk information.
I takt med förändrade krav har successivt nya tekniska möjligheter utvecklats
i de moderna ekonomisystemen för att:
• Rationalisera och minska arbetsbelastningen genom att förenkla
registreringen, till exempel genom att undvika onödig inmatning
av information på verifikationsnivå.
• Kontrollera och säkerställa korrekt kontering och bättre utdata.
Ekonomisystemets tekniska möjligheter är omfattande och utvecklas ständigt.
En beskrivning är därför endast en ögonblicksbild. I handledningen
beskrivs följande tre grupper: konteringsregler, automatkonteringar och
relationer. Med beskrivningen är det tänkt att objektplansbyggare lättare
ska kunna diskutera olika tekniska lösningar med systemadministratörer/
konsulter som leder till mer effektiva lösningar i hanteringen av den ekonomiska
informationen. Kapitlet avslutas med ett avsnitt som beskriver
vilka fält som kan fyllas i automatiskt.
6.1 Konteringsregler
Konteringsregler ses ofta som hjälpmedel för att rationalisera registreringsarbetet.
De hjälper också användaren att kontrollera att registreringen
blir korrekt genom att sätta stopp för otillåtna koder och ge förslag på
kon tering. Balanskonton har ofta konteringsregler som anger att endast
konto ska bokföras, medan resultatkonton normalt har konteringsregler
som anger att konto och ett antal konteringsfält ska fyllas i.
Konteringsregler anger med andra ord hur konton behandlas och vilken
information som måste registreras vid konteringen. Varje konto i kontoplanen
måste vara kopplat till en konteringsregel och endast en regel kan
kopplas till varje konto. Däremot kan flera konton ha samma konteringsregel.
Reglerna styr vilken redovisningsinformation som ska registreras i
ekonomisystemet för varje specifikt konto, vilka fält i kodsträngen som ska
visas vid registrering och vilken typ av inmatningskontroll som ska användas.
Definitionen av konteringsreglerna är grunden för vilken ekonomisk
information som systemet kan ge.
Konteringsreglerna kan ändras så att fält kan läggas till eller tas bort.
Regler kan också flyttas från ett konto till ett annat. I korthet är följande
möjligt att ange i konteringsregeln:
Definition av konto- och kodsträng, det vill säga vilka fält som kan förekomma
i samband med ett visst konto och hur dessa ska behandlas:
• tvingande registrering
• automatiskt hopp förbi fält