Redovisningsplan i praktiken - Ekonomistyrningsverket

generella råd
64 redovisningsplan i praktiken
är att användare av portallösningar måste ha en inställning på den egna
arbetsstationen för Å, Ä och Ö.
Undvik lång kodsträng – Alltför lång kodsträng bör undvikas. En lång
kodsträng ökar risken för kvalitetsbrister. Exempelvis har många myndigheter
valt bort ett eget fält för verksamhetsgren till förmån för kortare kodsträng.
Istället hämtas informationen via en relation kopplad till verksamhetsfältet,
se avsnitt 3.2.2 Återrapportering av information till regeringen.
Använd olika fältlängd eller struktur – Det kan underlätta om olika fältlängd
alternativt annan struktur används för de vanligaste konteringsfälten.
Undvik svarta hål – Det bör finnas någon ansvarig för varje kod i redovisningsplanen,
speciellt för de organisatoriska koderna. Om det inte finns
någon ansvarig, finns risk att ingen kommer att signalera och stå på bromsen
när kostnaderna kommer över en viss nivå. När svarta hål väl upptäcks,
kan det redan ha uppstått stora underskott som blir svåra att hantera.
Undvik otydliga och för små redovisningsobjekt – För små objekt är
ett redovisningsproblem och en för grov indelning blir ett uppföljningsproblem.
När avgränsningen mellan olika redovisningsobjekt blir svår uppstår
ett redovisningsproblem, dessutom är det resurskrävande att bokföra
transaktioner uppdelade på alltför detaljerade objekt. Ett uppföljningsproblem
kan uppstå om objekten blir så stora att utfallet blir för grovt.
Spara utrymme i nummerserierna – Vid skapandet av kodstrukturen för
ett fält är det bra att spara utrymme i nummerserierna, som kan användas
när nya uppföljningsbehov tillkommer.
Skapa logisk uppbyggnad – När kontosträngen konstrueras bör obligatoriska
fält läggas först och frivilliga sist. Vidare bör större objekt placeras
före mindre objekt och mindre objekt före egenskaper och specifikationer.
Genom denna tågordning skapas en logisk uppbyggnad av kodsträngen
som följer tankekedjan vid konteringen. Efter att ha angett exempelvis en
kostnad anges avdelning, prestation, aktivitet, hur kostnaden ska finansieras
(egenskap/specifikation) och motpart (specifikation).
Koder bör vara registerbundna – Myndigheter som har ett fritt fält i
redovisningsplanen väljer ibland att ha det i ett registerobundet fält. Det
krävs inte att koden är upplagd i en begreppsvärdetabell, alla typer av
koder kan användas. Fördelen som en del ser, är att det inte krävs något
registerunderhåll. Nackdelen med att ha ett fält som inte är registerbundet
är att ingen benämning på koden presenteras vare sig vid registreringen
eller uppföljningen. En och samma kodbeteckning kan betyda olika saker
på olika enheter. När rapporter tas fram ur ekonomisystemet framgår bara
koden men inte vad den står för. Det betyder att uppföljningen ställer krav
på en sidoordnad dokumentation av vad olika koder innebär och att bara
ett fåtal personer kan läsa och tolka rapporterna.
Håll koll på vilka fördefinierade rapporter som används – Rapporterna
bör namnsättas så att det enkelt går att se vilka rapporter som används och
av vem. Statistik på vilka rapporter som beställs ger myndigheten information
om hur uppföljningsprocessen fungerar och vilka rapporter som kan
tas bort alternativt bör marknadsföras.