Redovisningsplan i praktiken - Ekonomistyrningsverket

7 Generella råd
I en organisation tillkommer ständigt nya och förändrade krav på vilken typ
av ekonomisk information som behövs och hur den ska presenteras. Ibland
handlar det om smärre rapportförändringar i redan befintliga rapporter och
ibland om en större omstrukturering av en kontoklass eller av flera konteringsfält.
Oavsett vilket finns det några grundregler att hålla sig till.
Undvik att återanvända koder – Om ett konto eller en kod ändrar
betydelse ökar svårigheten att göra korrekta analyser, eftersom det krävs
att användaren känner till förändringen. Underhållet av befintliga rapporter
och antalet rapportversioner tenderar också att öka.
En del myndigheter låter kontot vara vilande i ett år innan det återanvänds
med ny betydelse, vilket innebär att det inte blir några problem
med S-kodsrapporteringen i Hermes. Men det ställer till problem i de
myndighetsinterna rapporterna, om dessa bygger på relationer. Om exempelvis
konto 3113 tidigare var ett bidragskonto knutet via en relation till
begreppet bidragsintäkter, som sedan återanvänds som ett uppdragskonto
uppträder följande problem:
• Om rapporten tas ut efter återanvändning kommer historiska
bokföringar på konto 3113 att visas som avgifts- och
uppdragsintäkter.
• Om kontot är kopplat till årsvisa kontorelationer behöver de
fördefinierade rapporterna dupliceras, vilket leder till ökat
rapportunderhåll, ökat antal rapporter och osäkerhet hos
användaren vilken rapport som ska beställas.
Undvik att dubblera samma information i flera fält – Exempel på
dubblering är när verksamhetsgrensinformationen kan hämtas dels från
ett eget fält för verksamhetsgren, dels via prestationsfältet (summering
av prestationer som tillhör en specifik verksamhetsgren). Varje slag av
information som samlas in är resurskrävande. Om myndigheten gör avvägningen
att informationen ska dubbleras är det viktigt att försöka utnyttja
de tekniska möjligheter som moderna ekonomisystem tillhandahåller för
automatgenerering, exempelvis genom kodkompletteringar eller automatkonteringar.
Se kapitel 6, Ekonomisystemets tekniska möjligheter.
Om samma information samlas in via olika koder finns det en risk för
diskrepans mellan de olika koderna. Vilket insamlingssätt ger den mest
rättvisande bilden?
Undvik ÅÄÖ i koder – I vissa redovisningssystem fungerar det inte att
använda stjärna (*) i sökningen, om koden innehåller Å, Ä, Ö. Då uppstår
samma problem som i AGRESSO: s modul för automatkonteringar.
Det går inte att skriva villkoret 10* för något av fältet och anta att alla
koder som börjar på 10 omfattas av villkoret. Systemet gör om villkoret till
intervallet 10 - 10ZZZZZ, vilket gör att koder som börjar på 10Å, 10Ä
och 10Ö inte kommer att omfattas av automatkonteringen. Ett annat skäl
generella råd
redovisningsplan i praktiken 63