Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Afholdelse af møde
Under selve mødet er det vigtigt, at mødelederen holder deltagerne fast på dagsordenen, således at de
aftalte punkter alle drøftes igennem på rimelig vis. Det vil sige, at der ikke bruges for meget tid på et enkelt
punkt, hvorefter man bliver nødsaget til at jage de resterende igennem. Brug i stedet punktet ”Eventuelt” til at
parkere nye emner, for at undgå at dagsordenen skrider. Mødelederen skal også sørge for, at alle føler, at
de har kunnet komme til orde og har kunnet få relevante informationer. Det er vigtigt, at trufne beslutninger
føres til referat samt at det fremgår hvem der har ansvar for at gennemføre beslutningerne.
Et gammelt ordsprog siger, at ”hvis alle har ansvaret, er ingen i realiteten ansvarlig”.
Efter mødet
Sørg for at udsende referat hurtigst muligt og senest én
uge efter mødet. Benyt eventuelt en bærbar pc under
mødet til at tage referat. Det letter arbejdsgangen.
Ved store arrangementer bør sekretariatet / referenten
sikre sig, at beslutningerne koordineres og at der
følges op med en tidsplan og en handlingsplan.
Overvej referater som informationsværktøj:
Hvem skal have det udover mødedeltagerne?
Side 10
Husk referatet