Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Mål, organisering og handling - Før arrangementet
Arrangementet går ind i den seriøse planlægningsfase, når idéskitsen er udviklet og eventuelle
samarbejdspartnere fundet. I går nu fra den mere løse idéudvikling til en systematisk planlægning af
arrangementet og dets aktiviteter. Det er nu, at kurs og mål skal stikkes ud, og arrangementets
eksistensspørgsmål skal stilles.
Præcisering af mål
”Hvorfor vil vi overhovedet lave vores arrangement?”
Jeres svar på ovenstående spørgsmål er måske det vigtigste af dem alle. Jeres svar vil være
arrangementets grundsten og også det fremtidige omdrejningspunkt i jeres fælles arbejde!
Hvis I senere bliver uenige om, hvad det i grunden var, I ville med arrangementet, kan I altid slå op på de
mål, som I formulerede sammen i starten af planlægningen og se, hvad det var, gruppen i sin tid sagde ja til.
Præcisering af mål kan ligeledes anvendes i forbindelse med salg af arrangementet til sponsorer eller
ansøgning hos diverse fonde om medfinansiering.
Målgrupper
I forbindelse med de fleste arrangementer defineres målgruppen som de, der skal deltage i arrangementet
og dets aktiviteter. Der kan godt være tale om flere aktiviteter under ét arrangement og dermed flere
målgrupper.
Gode råd om målgrupper
Vær opmærksomme på, at mange arrangementer rækker udover Silkeborgs kommunegrænse
– tænk bredt
Hovedreglen er, at jo mere viden I har om målgruppen, desto nemmere er det at finde de rigtige
personer til at deltage i arrangementet og i dets aktiviteter
Der er samtidig mange fonde og offentlige myndigheder, der kun vil hjælpe med finansieringen,
hvis arrangementet er bestemt for én eller flere specielle målgrupper
Jo bedre jeres målgrupper er beskrevet, jo nemmere vil det også være at tiltrække sponsorer til
jeres arrangement
Se checkliste i Appendix 2
Organisering
Hvis arrangementet skal blive en succes, er det nødvendigt, at der skabes en organisation, der både kan
håndtere det mere udadvendte arbejde i form af kommunikationen med banker, myndigheder, sponsorer og
samarbejdspartnere, og som også kan håndtere de daglige opgaver. Det er vigtigt, at arrangørerne har afsat
den nødvendige tid til opgaven. I mange tilfælde kan der med fordel udpeges en stedfortræder for
beslutningstageren, der kan hjælpe med at klare de løbende arbejdsopgaver.
I kan med fordel overveje at danne en forening som den overordnede organisatoriske ramme om
arrangementet. Dette bør gøres af såvel skattetekniske som ansvarsmæssige grunde. En revisor og en
advokat vil kunne hjælpe med yderligere oplysninger.
Side 13