Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Recommendations

Info

Rammerne for arrangementet - Før arrangementet Det kræver sin mand eller kvinde at få styr på de fysiske rammer for et arrangement. Det er fx væsentligt, at de bygninger, som I har valgt til arrangementet, også modsvarer jeres krav til indretning, placering, størrelse, udstyr og faciliteter. Det er også vigtigt, at arrangementspladsen virker indbydende for alle deltagere. Smukke og behagelige rammer er balsam for øjet og kan være medvirkende til at fremme de positive oplevelser hos både udøvere, deltagere, arrangører, sponsorer, presse og tilskuere. I bør derfor ikke undervurdere udsmykningen af det eller de steder, hvor arrangementet skal finde sted. Se checklister i Appendix 2 Deltagere Det kan anbefales at lave en plan for servicering af deltagerne/udøverne til arrangementet, før invitationerne sendes ud til klubber, foreninger, virksomheder mv. Det er nemlig ikke kun de fysiske rammer og sikkerheden, der skal være i orden. I bør også afklare spørgsmål vedrørende tilmelding, indkvartering, transport, sociale aktiviteter under arrangementet samt pleje af deltagere og ledsagere. Gode råd om tilmelding Sørg for, at tilmeldingsblanketten er tydelig og forståelig (gerne på flere sprog, hvis der er internationale deltagere) Sørg for, at få indhentet ALLE de oplysninger fra deltagerne, som I sidenhen kan få brug for Lav en sidste frist for tilmelding i indbydelsen Husk e-mail adresser, telefon- og faxnummer Sørg for at oprette et kartotek, hvori tilmeldingerne opbevares, efterhånden som de indløber Husk, at datere alle udskrifter, deltagerlister mv. Husk at have en arbejdsgang for eventuel opkrævning af deltagergebyr mv. fra deltagerne Indkvartering Gode råd om indkvartering – generelt Benyt lejligheden til at markedsføre <strong>Silkeborg</strong>egnens overnatningsmuligheder Hvilke forventninger har de gæster, der skal indkvarteres? Hvilke forventninger har de værter, der skal stille indkvartering til rådighed? Hvilke transportmuligheder er der mellem arrangementspladsen og indkvarteringen? Er der særlige hensyn at tage til gæsterne, fx handicaps, allergi? Vær opmærksom på eventuelle sprogbarrierer Gode råd om privat indkvartering Er det afklaret, om værtshjemmet skal sørge for bespisning? Hvordan er de fysiske forhold i hjemmet - kan der f.eks. stilles et værelse, vaskemaskine og bad/toilet til rådighed? Hvem sørger for transport til og fra hjemmet? Er der adgang til telefon? Side 21
Gode råd om hotelindkvartering Der skal aftales en betalingsprocedure med hotellet, herunder hvem der betaler for brug af minibar, telefon, sauna, solarium, betalings-TV mm. Der kan forhandles med hotellet med henblik på at opnå en god pris Gode råd om kollektiv indkvartering Aflåsning, rengøring, betaling m.v. skal aftales med fx skolen/idrætshallen. Skal deltagerne selv medbringe liggeunderlag, soveposer, håndklæder m.v.? Såfremt dette er tilfældet, skal det oplyses over for deltagerne Er der mulighed for at få noget at spise? Er deltagernes ejendele omfattet af forsikringer - oplys på hvilke betingelser? Er badefaciliteterne i orden? Hotelindkvartering Side 22
Page 2 and 3: Kære arrangør i Silkeborg kommune
Page 4 and 5: Under arrangementet................
Page 6 and 7: Oversigt over nogle samarbejdspartn
Page 8 and 9: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen http
Page 10 and 11: Projektstyring omfatter: Realiseri
Page 12 and 13: Evaluering og afrapportering - Før
Page 14 and 15: Mål, organisering og handling - F
Page 16 and 17: Sekretariatsgruppe Vælger I en rå
Page 18 and 19: Tids- og handleplan I bør nu lave
Page 20 and 21: Økonomistyring Det kan være nødv
Page 24 and 25: Transport Der skal udarbejdes en pl
Page 26 and 27: Hjemmeside Afhængig af arrangement
Page 28 and 29: Under arrangementet Projektledelse
Page 30 and 31: Budget og økonomi - Under arrangem
Page 32 and 33: Forplejning af deltagerne Den ansva
Page 34 and 35: Udsmykning Ved afholdelsen af inte
Page 36 and 37: Pleje af sponsorer Når der er fund
Page 38 and 39: Efter arrangementet Projektledelse-
Page 40 and 41: Evaluering og afrapportering - Efte
Page 42 and 43: Rammerne for arrangementet - Efter
Page 44 and 45: Miljø, sundhed og sikkerhed - Efte
Page 46 and 47: Stikordsregister Afrapportering;10
Page 48 and 49: Eksempler på kontrakter, aftaler,
Page 50 and 51: Aftale med frivillige Eksempel på
Page 52 and 53: Eksempel på ansøgning SIDE 2/2 ti
Page 54 and 55: Eksempel på ansøgning SIDE 2/2 ti
Page 56 and 57: Ansøgning til Silkeborg Kommune Ek
Page 58 and 59: Eksempel på ansøgning Silkeborg K
Page 60 and 61: Eksempel på ansøgning Silkeborg P
Page 62 and 63: Eksempel på ansøgning Silkeborg P
Page 64 and 65: Friluftsfestivalen er et led i Silk
Page 66 and 67: Checkliste - Miljø ...............
Page 68 and 69: Evaluering som udviklings- og styri
Page 70 and 71: Checklister - Mål og organisering
Page 72 and 73:
Checkliste - Budget og økonomi Er
Page 74 and 75:
Udsmykning Er der sørget for flag
Page 76 and 77:
Omklædning / garderobe Er der omkl
Page 78 and 79:
Forplejning af deltagerne Når man
Page 80 and 81:
Transport Er der udpeget en ansvarl
Page 82 and 83:
VIP- faciliteter Er der udpeget en
Page 84 and 85:
Lyd- og lysforhold Er der aftalt en
Page 86 and 87:
Checklister - Markedsføring Samarb
Page 88 and 89:
Publikum Har vi udpeget en person,
Page 90 and 91:
Information Hvem er ansvarlig for d
Page 92 and 93:
Sundhed og sikkerhed Er der udpeget
Page 94 and 95:
Kultur Vær opmærksom på, at der
Page 96 and 97:
Checkliste - Fysiske rammer Er der
Page 98 and 99:
Information Er der udpeget en ansva
Page 100 and 101:
Checklister til brug efter arrangem
Page 102 and 103:
Checkliste - Budget og økonomi Har
Page 104 and 105:
Checkliste - Markedsføring og komm
show all

Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?