Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Recommendations

Info

Budget og økonomi – Under arrangementet Når I har fået bevilget penge til jeres arrangement, gør banken, kommunen, fonden eller sponsoreren som regel opmærksom på, at I kun må bruge pengene til det formål, som I har ansøgt eller anmodet om – hvilket selvfølgelig kun er rimeligt! De gør også ofte opmærksom på, at de gerne vil se et regnskab for arrangementet, når det er afsluttet, så de, der støtter jeres arrangement kan se, hvordan pengene er blevet brugt. Det er ikke svært at lave et regnskab, hvis man er grundig med sin bogføring. Bogføring Under arrangementet er det vigtigt at få indsamlet dokumentation for alle indtægter og udgifter. Brug kontoplanen som blev udarbejdet ved starten af arrangementet og bogfør alle indtægter og udgifter i en kolonnebog eller brug et af de edb-programmer, som findes på markedet. Nummerér bilagene, så hvert enkelt bilag altid svarer til den indtægt eller udgift, som du bogfører sammen med kvitteringer, checks mv. De personer, som har lov at bruge penge, skal skrive deres navn bag på de afleverede kvitteringer. Så kan du altid finde tilbage til den der har brugt pengene, hvis du har spørgsmål. Omgang med rede penge Når selve arrangementet begynder, er det vigtigt, at der er et beløb stillet til rådighed, som kan dække eventuelle uforudsete udgifter. I budgettet bør der være afsat 5-10% af budgetsummen til uforudsete udgifter. I skal tage stilling til, hvem der har likvide beholdninger på sig, således at der ikke er rede penge i omløb blandt for mange personer Giv f.eks. én person et acontobeløb til forskellige udgifter, som vedkommende naturligvis efter arrangementets afslutning skal stå til regnskab for. Der skal være opsat nogle kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger - eventuelt i samarbejde med et pengeinstitut - omkring behandlingen af rede penge for at undgå uregelmæssigheder, der ikke kan gøres rede for. Dette er i alles interesse – så afgjort også de ansvarliges, som skal håndtere pengene! Det er f.eks. vigtigt at have gennemtænkt en sikker opbevaring af indkasserede penge, ligesom pengene skal transporteres til banken, uden at andre fristes på unødig vis. I bør også have en procedure for håndtering af kontanter udbetalt á conto til medvirkende, som fx skal foretage indkøb. I skal også sikre jer, at der foreligger bilag (med underskrift, som nævnt tidligere) for alle indkøb, så det er enkelt at lave en korrekt bogføring. Det gode regnskab er helt afhængigt af jeres evne til at styre penge og bogføring. Og I er helt afhængige af at jeres donorer, partnere og sponsorer er tilfredse med jeres økonomistyring – i hvert tilfælde hvis I vil gøre jer håb om at komme tilbage senere med en gentagelse eller med et nyt arrangement. Side 29
Rammerne for arrangementet – Under arrangementet Når først arrangementet er begyndt, kan det være svært rent tidsmæssigt at rette op på eventuelle fejl i planlægningen af de fysiske rammer. Det betyder ikke, at man som arrangør bare skal lade toget køre uden styring. Der bør i stedet udpeges en ansvarlig, som løbende checker om forholdene fungerer optimalt. Deltagere Gode råd om pleje af deltagere og ledsagere Placer en buket blomster eller en flaske vin på værelset med en kort velkomsthilsen. Afhold informationsmøde for gæsterne, hvor de oplyses om programmet, byens seværdigheder og eventuelle særskilte tilbud til ledsagere. Vær opmærksom på, at ledsagere = kvinder ikke er korrekt! Der bør derfor være forskellige muligheder for ledsagerne at vælge imellem. Arrangér gerne en rundvisning i byen eller på egnen Sociale aktiviteter/afholdelse af middage Under selve arrangementet er det en god idé at lave aktiviteter af mere social karakter. Aktiviteterne er måske kun en lille del af selve arrangementet, men bagefter kan det være, at disse aktiviteter er blandt de oplevelser, som huskes bedst. Gode råd om sociale aktiviteter/afholdelse af middage Indbydelse til festmiddag (velkomstparty ikke for tidligt i programmet - farvelparty kort tid før eller efter arrangementets afslutning) Lav en bordplan, hvor I så vidt muligt sætter de personer sammen, som kan formodes at have en fælles interesse. Husk, etikette omkring VIP’s Sørg for, at én arrangør tager imod ved hoveddøren, og at andre hjælper gæsterne ved garderoben Læg eventuelt en gæstebog frem, som gæsterne kan skrive i Hvis gæsterne medbringer gaver, så sørg for, at der er én der skriver ned, hvilke gaver der kommer fra hvem. Dette er rart at have, når der skal skrives takkekort. Der skal desuden bestilles tilstrækkeligt med vaser Skal gaverne efterfølgende fragtes et sted hen (hvor de kan stå i sikkerhed), skal man huske at medbringe flyttekasser hertil, ligesom selve transporten skal være arrangeret Skal der holdes taler? Er der udpeget en toastmaster, der kan styre talerækken? Det kan være en god idé at udpege en ansvarlig for hvert rum/lokale. Den ansvarlige skal hele tiden sørge for, at der er ryddeligt i rummet, så der ser ordentligt ud Husk at checke toiletterne løbende Sørg for at eventuelle chauffører får udleveret en informationspakke indeholdende: beskrivelse af VIP’s mængde af bagage instruktion i brugen af køretøjer telefonliste adresseliste områdekort m.v. Side 30
Page 2 and 3: Kære arrangør i Silkeborg kommune
Page 4 and 5: Under arrangementet................
Page 6 and 7: Oversigt over nogle samarbejdspartn
Page 8 and 9: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen http
Page 10 and 11: Projektstyring omfatter: Realiseri
Page 12 and 13: Evaluering og afrapportering - Før
Page 14 and 15: Mål, organisering og handling - F
Page 16 and 17: Sekretariatsgruppe Vælger I en rå
Page 18 and 19: Tids- og handleplan I bør nu lave
Page 20 and 21: Økonomistyring Det kan være nødv
Page 22 and 23: Rammerne for arrangementet - Før a
Page 24 and 25: Transport Der skal udarbejdes en pl
Page 26 and 27: Hjemmeside Afhængig af arrangement
Page 28 and 29: Under arrangementet Projektledelse
Page 32 and 33: Forplejning af deltagerne Den ansva
Page 34 and 35: Udsmykning Ved afholdelsen af inte
Page 36 and 37: Pleje af sponsorer Når der er fund
Page 38 and 39: Efter arrangementet Projektledelse-
Page 40 and 41: Evaluering og afrapportering - Efte
Page 42 and 43: Rammerne for arrangementet - Efter
Page 44 and 45: Miljø, sundhed og sikkerhed - Efte
Page 46 and 47: Stikordsregister Afrapportering;10
Page 48 and 49: Eksempler på kontrakter, aftaler,
Page 50 and 51: Aftale med frivillige Eksempel på
Page 52 and 53: Eksempel på ansøgning SIDE 2/2 ti
Page 54 and 55: Eksempel på ansøgning SIDE 2/2 ti
Page 56 and 57: Ansøgning til Silkeborg Kommune Ek
Page 58 and 59: Eksempel på ansøgning Silkeborg K
Page 60 and 61: Eksempel på ansøgning Silkeborg P
Page 62 and 63: Eksempel på ansøgning Silkeborg P
Page 64 and 65: Friluftsfestivalen er et led i Silk
Page 66 and 67: Checkliste - Miljø ...............
Page 68 and 69: Evaluering som udviklings- og styri
Page 70 and 71: Checklister - Mål og organisering
Page 72 and 73: Checkliste - Budget og økonomi Er
Page 74 and 75: Udsmykning Er der sørget for flag
Page 76 and 77: Omklædning / garderobe Er der omkl
Page 78 and 79: Forplejning af deltagerne Når man
Page 80 and 81:
Transport Er der udpeget en ansvarl
Page 82 and 83:
VIP- faciliteter Er der udpeget en
Page 84 and 85:
Lyd- og lysforhold Er der aftalt en
Page 86 and 87:
Checklister - Markedsføring Samarb
Page 88 and 89:
Publikum Har vi udpeget en person,
Page 90 and 91:
Information Hvem er ansvarlig for d
Page 92 and 93:
Sundhed og sikkerhed Er der udpeget
Page 94 and 95:
Kultur Vær opmærksom på, at der
Page 96 and 97:
Checkliste - Fysiske rammer Er der
Page 98 and 99:
Information Er der udpeget en ansva
Page 100 and 101:
Checklister til brug efter arrangem
Page 102 and 103:
Checkliste - Budget og økonomi Har
Page 104 and 105:
Checkliste - Markedsføring og komm
show all

Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?