Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Økonomistyring
Det kan være nødvendigt at alliere sig med en regnskabskyndig, der kan skabe den fornødne basis for
arrangementets bogføring. Denne opgave består som udgangspunkt i at få oprettet en bankkonto og
udarbejdet en kontoplan – det gælder også for små arrangementer. Lav kontoplanen, så hver enkelt konto
repræsenterer de poster, som I i sin tid anførte på budgettet. Konti kan fx være husleje, honorarer,
administration, PR, oprydning mv. Så kan I nemt se, hvor budgettet bliver overholdt, og hvor der sker
overskridelser. Skal det løbende arrangementsregnskab køre så smertefrit som muligt, bliver I også nødt til
at tilrettelægge en række simple bogføringsprocedurer.
Gode råd om økonomistyring
I skal som arrangører være meget tæt på økonomien. Personlig kontrol er vigtig!!
Det skal fra starten være klart hvem, hvordan og hvornår der udføres regnskabs- og
budgetkontrol
Det skal også være helt klart, hvem der må købe ind, håndtere rede penge, godkende regninger
til betaling og udbetale løn, honorarer, godtgørelser mv.
Endelig bør I udpege én person, der som den eneste kan godkende budgetændringer – det kan
fx være formanden for bestyrelsen og altid sammen med én anden person – f.eks. bogholderen
Check hos revisor eller Skat hvilke udgifter og indtægter, der er momspligtige, og hvilke der ikke
er.
Sponsorering
I og omkring Silkeborg findes der som tidligere nævnt mange arrangementer. Derfor er konkurrencen om
sponsorkroner hård. Det private erhvervsliv er dog grundlæggende interesseret i at sponsorere sports-,
kultur- og erhvervsarrangementer. Men regn ikke med, at der kommer en pose penge dumpende, fordi et
firma kan få sit logo på bagsiden af en pjece eller forsiden af et øltelt. Private firmaer er ømme omkring deres
image, og mange har oplevet, at de ikke fik meget ud af tidligere sponsoreringer. I skal derfor virke
overbevisende fra første færd, og det kræver forarbejde. Især afsnittene på side 14 vedr. målsætning og
målgrupper er vigtige i denne sammenhæng.
Sponsorer kan findes på forskellig vis. Start eventuelt med at afsøge markedet ved at se på eksisterende
reklamer for forskellige firmaer og ad den vej få en fornemmelse af, om der er nogle firmaer, som ville egne
sig specielt godt i forhold til jeres målsætning, arrangement og målgrupper. Det er altid lettere at snakke med
nogen, der kan forstå, hvad det i grunden er, man siger. Inddel eventuelt potentielle sponsorer i grupper og
lav en plan for, hvilke ydelser I gerne vil have fra dem og hvilke modydelser, I selv kan tilbyde. Sponsorering
handler om fornemmelse, et godt mundtøj og evnen til at tænke i skæve samarbejdsaftaler, som firmaerne
synes er inspirerende. Find herefter de rigtige personer i jeres organisation til at løbe sponsoraterne hjem fra
marketingchefer, direktører eller embedsfolk i de kommunale systemer. I den forbindelse er det vigtigt at
koordinere kontakterne, så der kun er én til at styre, hvem der kontaktes. Firmaerne bør kun kontaktes én
gang! Lignende fremgangsmåde kan med fordel bruges, når I gerne vil indkredse og finde potentielle
samarbejdspartnere.
Side 19