Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Gode råd om sponsorater
Sørg for at kunne forklare tydeligt og præcist om jeres målsætning og de berørte målgrupper.
Vær overbevisende i jeres fremfærd.
Lav en sjov og anderledes salgsmappe/præsentationsmappe.
Tænk i modydelser – ikke kontante gaver.
Tal i sponsors koder. Brug begreber som "marked", "målgrupper", "salg", "produktprofil" mv.
Hav tålmodighed til at vente på de "store" sponsorer og i den rigtige rækkefølge, før I følger op
med mindre sponsorer, leverandører m.fl.
En enkelt hovedsponsor "i stalden" kan være trækplaster/trækkraft for mange andre.
Handl helt færdig med én sponsor, før I kontakter andre inden for samme erhvervsområde.
Start altid med at bede om mere, end I regner med at få, og forhandl jer frem til et rimeligt
resultat. Det er almindeligt købmandskab.
Skriftlig dokumentation på en sponsoraftale er absolut en fordel. Den kan også bruges til at
overbevise andre sponsorer og fonde om arrangementets bæredygtighed.
Sponsorarbejde tager tid – ofte måneder. Sørg for at være i særdeles god tid
Kontrakter
Kontrakter med fx sponsorer, tv-selskaber, halejere, vognmænd, leverandører mv. bør granskes af en
person med juridisk indsigt, før der gives mundtlige eller skriftlige tilsagn. Kontrakter skal være entydige og
veldefinerede. Betalingsfrister skal fremgå af kontrakten, og det samme bør evt. gebyrer eller bøder for ikkerettidig
betaling.
Husk! Naturalieaftaler med sponsorer/leverandører bør så vidt muligt udformes på tryk med tydelig angivelse
af, hvilke effekter I låner eller får, i hvilken periode og på hvilke betingelser. Eks: hvem betaler for skader på
det lånte?
I bør også udpege en person, der husker at få dokumenteret eventuelle ændringer i de indgåede kontrakter.
Uden denne kontrolinstans kan der let opstå tvister, som uvilkårligt vil betyde en yderligere økonomisk byrde
for arrangementet eller dårligt omdømme og badwill over for sponsorer mv.
Se eksempel på sponsoraftale i Appendix 1
Se checkliste i Appendix 2
Side 20