Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Præsidium/formandskab
I forbindelse med en række meget store arrangementer hvor der først skal ”konkurreres” med andre
værtslande eller byer om afholdelsen af arrangementet, stilles der særlige krav til organiseringen. Derfor kan
det være en fordel at udarbejde et professionelt præsentationsmateriale og at alliere sig med byens
borgmester eller en anden person, som kan give præsentationen den rette vægt. Præsidiets opgave er at
signalere arrangementets vigtighed og at medvirke til, at arrangementet bliver en positiv oplevelse for
deltagere, byens borgere, gæster og turister.
Styregruppen skal i dette tilfælde såvel mundtligt som skriftligt orientere præsidiet om forberedelserne til
arrangementet. Det forventes endvidere, at præsidiet både deltager aktivt i planlægningen og
gennemførelsen af arrangementet.
Et præsidium består typisk af en række ”prominente borgere”, herunder fx borgmester, regionsformand,
politimester, biskop, repræsentant fra militæret samt formænd for store fagforeninger, handelsstandsforening
med videre
.
Protektor
Ønsker I deltagelse fra Kongehuset, er det skik og brug, at formanden for styregruppen eller –komitéen,
retter henvendelse til Hoffet. I Silkeborg rettes der først henvendelse til Byrådssekretariatet (Silkeborg
Kommune, tlf. 89 70 10 00), som kan være behjælpelige med råd og vejledning. Ved sportsarrangementer er
det oftest Danmarks Idrætsforbund, der foretager henvendelsen til Hoffet.
Det er styre- eller sekretariatsgruppens opgave at holde protektoren underrettet om forberedelserne og
arbejde for, at protektoren kommer til stede under arrangementet.
Check om jeres forbund, forening eller organisation allerede har en kongelig protektor. Det er der
flere, der har.
Gode råd om organisering
Jo flere grupper, der etableres, jo større bliver informations- og koordineringsbehovet. Et fælles
sekretariat er derfor en nødvendighed
Forkerte folk på afgørende poster kan få fatale følger. Lav research og bemand velovervejet og
strategisk! Udpeges bankdirektøren til bestyrelsesformand, får han svært ved at være
hovedsponsor, og han fratager i værste fald også andre banker lysten til at være sponsorer
Benyt fagfolk og folk med gode projektlederkompetencer
Sørg for, at arrangementet udstyres med den rette administration
Inddrag de nødvendige personer og instanser i god tid
Jo flere personer, der involveres i arrangementet (direkte eller indirekte), jo større opbakning og
støtte kan arrangementet regne med at få
Husk, at det er lettere at inddrage folk end at smide dem ud igen. Vælg de rigtige folk fra starten
Side 16