Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Den lille organisation
Er der tale om et mindre arrangement fx i form af en ridekonkurrence
mellem to sportsrideklubber i Silkeborg Kommune, der er målrettet
hestesportselskere, kan I nøjes med en lille organisation. Den kan
bestå af en projektgruppe hos den ene rideklub, der varetager
planlægning og sponsoraftaler, og som står for kommunikationen
med en projektgruppe i den anden rideklub, der sørger for at ryttere,
heste, baneopbygning, udsmykning, dommere mv.
Den store organisation
Er der tale om et stort og mere komplekst arrangement med mange
deltagere, der er direkte og indirekte involveret, som fx ”Silkeborg
Ildfestregatta”, ”Riverboat Jazz festival” og ”Danmarks Smukkeste
Fodboldstævne” i Sejs/Svejbæk, kan det anbefales at organisere
sig med flere gruppeniveauer.
Nedenfor er listet nogle ideer til præcisering af arbejdsfordelingen
mellem grupperne i en større organisationsstruktur:
Styregruppe/-komité
Styregruppen kan enten optræde som en rådgivende eller arbejdende bestyrelse for arrangementet. Uanset
om I vælger en rådgivende eller arbejdende bestyrelse, bør I udpege en styregruppeformand, der er den
øverste ansvarlige for arrangementets planlægning og gennemførelse.
Arbejdende bestyrelse
Nedsættes styregruppen som en arbejdende bestyrelse er medlemmerne i bestyrelsen de samme personer,
som til dagligt arbejder med arrangementet. Det betyder, at det er de samme personer, som er de
overordnede ansvarlige for planlægning, afvikling og evaluering af hele arrangementet. Dette er fx tilfældet i
mange sports- og kulturelle foreninger, hvor de personer, der bestemmer over foreningens arrangementer,
også er de samme, som til dagligt arbejder i foreningen. Styregruppen bør her være relativt lille og bestå af
folk med tid og energi til at planlægge og gennemføre begivenheden. Deltagerne i gruppen skal kunne
motivere andre og bør have erfaring med begivenheder af lignende størrelse og art.
Rådgivende bestyrelse
Nedsættes styregruppen som en rådgivende bestyrelse, består dens opgaver typisk i varetagelse af
planlægning og udvikling af arrangementet samt styring af økonomien. Styregruppens opgave er her primært
at give arrangementet fagligt modspil og at give projektet troværdighed over for offentligheden. I dette
tilfælde kan styregruppen bruges som løftestang til at få sponsoraftaler eller pressedækningen i hus. En
styregruppe af denne karakter består typisk af folk på leder- eller mellemlederniveau. Det kan fx være
samarbejdspartnere, repræsentanter fra kommunen, fagfolk eller andre vigtige ressourcepersoner og
interessenter. Den rådgivende bestyrelse kan være relevant, hvis I fx planlægger at starte et stort eller
mangeårigt arrangement, der kræver en stor økonomi eller anskaffelse af nye bygninger mv.
Side 14