Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Rammerne for arrangementet – Efter arrangementet
Så skal der gøres rent og ryddes op! I forbindelse med oprydningen efter arrangementet bør "gadebilledet"
også gennemgås, så I undgår badwill mod jeres arrangement, fordi der er sjusket med nedtagningen af
bannere eller plakater.
Tak til deltagere
Det er oftest en god idé at afslutte arrangementet med en afskedsfest for deltagerne og deres ledsagere.
Herved får man lejlighed til at sige tak til alle, der er kommet fra nær og fjern og har været medvirkende til at
gøre arrangementet til noget særligt. Afskedsfester bør afholdes straks efter, at arrangementet er afsluttet.
Når først selve afskedsfesten er afsluttet, vil de fleste gerne hjem igen. Hvis deltagerne/gæsterne herefter
skal befordres til lufthavn, banegård, færgehavn, busterminal m.v., bør dette være indarbejdet i
transportplanen, så der er det fornødne antal busser og taxaer til rådighed.
Tak til frivillige
Der bør også vises de frivillige hjælpere en sidste påskønnelse for deres indsats. Afhold fx en fest for dem
og deres pårørende. På den måde får man sagt tak for arbejdsindsatsen, og de medvirkende får mulighed
for at "genoplive" arrangementet.
Hvis nogle af de frivillige gerne vil have en skriftlig anbefaling, bør I også være åbne over for at imødekomme
dette ønske.
Afslutning med indkvarteringssteder
Hvis indkvarteringen er sket privat, skal man være opmærksom på følgende:
Skal værts-familien have betaling - eller en anden form for erkendtlighed f.eks. en gave - i anledning
af, at de har stillet overnatningsmulighed til rådighed?
Hvordan skal værelset/værelserne efterlades - hvem skal fx gøre rent?
Hvis indkvarteringen er sket på hotel, skal man være opmærksom på følgende:
Kontakt hotellet for at sikre at hotellet er tilfreds med afvikling.
Check om alle regninger er betalt
Betragt hotellet som en potentiel sponsor ved evt. efterfølgende arrangement.
Hvis hotellet har haft en god oplevelse ifbm. arrangementet, er det en god anledning til at snakke om
et fremtidigt samarbejde – måske sponsorat, del-sponsorat eller naturaliesponsorat (overnatninger)
Hvis indkvarteringen er sket kollektivt, skal man være opmærksom på følgende:
Er det aftalt, hvorledes lokalerne skal forlades - skal gæsterne f.eks. stå for rengøringen?
Hvor skal nøglerne afleveres, og hvornår?
Skal der erlægges betaling, og i givet fald til hvem og hvornår?
Side 41