Projektleitfaden - Theodor-Heuss - Kolleg

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20 Seminarorganisation | Reisekostenabrechnung Erstattungsfähige Taxifahrten Taxifahrten können nur in Ausnahmefällen vom Theodor-Heuss-Kolleg erstattet werden: Späte Ankunft in der Nacht, sehr schweres Gepäck, Taxifahrt ist billiger als öffentliche Ver- kehrsmittel (wenn zum Beispiel mehrere Personen das Taxi nutzen) und im Fall von Krank- heiten oder eines Unfalls. Dem Beleg muss unbedingt eine Begründung beigefügt werden. Belege aufkleben: Originale Das Formular ist die erste Seite einer Reisekostenabrechnung. Dahinter werden Blätter mit allen von euch anerkannten Originalbelegen geheftet. Ihre Prüfung nimmt unter Umständen einige Zeit in Anspruch. Die Belege werden auf weiße A4-Blätter geklebt. Hierbei achtet bitte darauf, dass links ein Rand zum Abheften bleibt und die Blätter nur einseitig beklebt werden. Dann werden sie nummeriert und, soweit zum Verständnis notwendig, mit Kom- mentaren versehen (besonders wichtig bei Belegen in einer anderen als der deutschen Sprache!). Eine große Hilfe für unsere Prüfung ist es, wenn ihr auf jedem Beleg die Summe und das Datum mit einem Textmarker markiert. Schließlich werden das Deckblatt und dahinter alle Blätter mit den aufgeklebten Belegen zusammengeheftet und nummeriert. Rückfahrkarten: Erst Kopien, dann Originale zukommen lassen Von allen Fahrkarten müssen die Originale vorliegen. Also auch für die Rückreise! Da eure Teilnehmenden ihre Rückfahrkarten aber noch benötigen, können beim Seminar zunächst nur Kopien gesammelt und in die Abrechnung einsortiert werden. Ohne wenigstens eine solche Kopie zu haben, solltet ihr keine Kostenerstattung an die Teilnehmenden auszahlen. (Tipp: schon vor Anreise darum bitten, eine Kopie der Rückfahrkarte mitzubringen; oder: sicherstellen, dass im Seminarhaus ein Kopierer vorhanden ist.) Ihr müsst die Teilnehmen- den in diesem Fall nachdrücklich darum bitten, euch sofort nach ihrer Rückreise auch die Originalbelege (bei Flügen die Boarding-Cards) per Post zukommen zu lassen. Spätestens, wenn ihr die Abrechnung an die Programmkoordination des Theodor-Heuss-Kollegs über- gebt, muss auch für jede Rückreise der Originalbeleg vorliegen. Belege in verschiedenen Währungen Belege, die auf unterschiedliche Währungen ausgestellt wurden, müssen für die Reisekos- tenabrechnung umgerechnet werden. Es empfiehlt sich für eure Seminarabrechnung, diese Reisekosten zunächst in die Währung vor Ort umzurechnen und auch in dieser Währung an die Teilnehmenden auszuzahlen. Die Umrechnung in Euro kann dann bei der Projektab- rechnung erfolgen. Für die Umrechnung einer nationalen Währung in eine andere Währung (oder in Euro) gel- ten die Bestimmungen aus dem Kapitel Projektfinanzen dieses Leitfadens. Abheften in der Gesamtabrechnung des Projekts Nach Abschluss eures Seminars kommen alle Reisekostenabrechnungen in eure Projektab- rechnung an das Theodor-Heuss-Kolleg. Die Summen jeder Reisekostenabrechnung sind auf der Belegliste für Kostenart 1.2 (Reisekosten/ Exkursionen) einzutragen, die Reisekosten- abrechnungen sind in den Anhang dieser Belegliste einzufügen.
21 Seminarorganisation | Versicherungsfragen > 6.9 Versicherungsfragen Krankenversicherung Wenn ein Referent oder auch Teilnehmende oder Teammitglieder zu eurem Seminar aus einem anderen Land anreisen, benötigen sie für den Aufenthalt in eurem Land eine Kran- kenversicherung. Im Theodor-Heuss-Kolleg gibt es eine Möglichkeit, eine kostengünstige Versicherung abzuschließen. Mehr Informationen dazu erhaltet ihr im Bedarfsfall bei euren Mentoren. Bitte kümmert euch rechtzeitig um diese Frage. Technik Technische Geräte oder anderes Material, das ihr oder eure Referenten und Teilnehmenden bei euren Seminaren einsetzen, können nicht über das Theodor-Heuss-Kolleg versichert werden. Solltet ihr hierfür eine Versicherung für notwendig erachten, müsst ihr diese selbst organisieren und – gegebenenfalls aus Drittmitteln – finanzieren.
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